Счетоводство

6 Най-добри софтуерни програми за управление на документи за 2019 година

Съдържание:

Anonim

Софтуерът за управление на документи помага на бизнеса да създава, централизира, организира и контролира документи и файлове. Разгледахме различни софтуерни решения за управление на документи и ги сравнявахме по цена, функции като съхранение, история на ревизиите и инструменти за сътрудничество, както и поддръжка на клиенти, за да определим шестте най-добри, включително и най-доброто.

Топ 6 Софтуерна програма за управление на документи за 2019 година

Софтуерна програма за управление на документиНай-добър за
Google Диск(Най-добри резултати) Екипи, които искат решение за управление на документи "до ключ" с вградени функции за производителност
DropboxСобствениците на предприятия, които се нуждаят от решение за сигурно съхранение в облака
Zoho WorkDriveЕкипи, които искат цялостно решение, което насърчава сътрудничеството с външни екипи
DocuSignИзпълнители и фрийлансери, които се нуждаят от начин за безопасно изпращане на документи за електронно подписване
EvernoteФирми, които искат надеждно търсене на файлове и индексиране за бързото възстановяване на документи
Microsoft OneDriveЕкипи, които вече работят в екосистемата на Microsoft, като използват Windows 10 и Office 365

Как оценяваме софтуерните програми за управление на документи

Най-добрият софтуер за управление на документи трябва да предлага безпроблемно споделяне на документи и файлове между потребителите в една и съща сметка, както и споделяне на гости. Той също така трябва да разполага с автоматично архивиране на документи с щедро съхранение в облака и силен контрол на документите, за да се предотврати неоторизиран достъп до файлове. Софтуерът за управление на документи трябва да бъде достъпно, лесно за използване решение със стабилна и надеждна платформа, така че файловете да се използват, където и да са необходими.

Затова оценяваме софтуера за управление на документи, базиран на:

  • Цена: Оценяваме разходите за всеки софтуер за управление на документите в сравнение с другите продукти от нашия списък
  • Лесна употреба: Всяко решение трябваше да бъде лесно за настройване и използване, за да бъде разглеждано
  • Съхранение на файлове: Преценихме дали доставчикът предлага съхранение на файлове и, ако да, колко място
  • Възможност за търсене и достъпност: Беше оценена възможността за бързо и лесно търсене и достъп до документи
  • за споделяне: Отбелязахме колко лесно е да споделяте документи и файлове с други потребители на профили и с гости извън профила
  • Интеграция на бизнес приложение: Оценявани са видовете интеграция на бизнес приложения, предлагани от всеки продукт
  • Интеграция по имейл: Разгледахме дали софтуерът за управление на документи е интегриран с електронни платформи
  • Поддръжка на клиенти: Бяха оценени услугите за поддръжка на клиенти на всеки продукт

Въз основа на нашите изследвания препоръчваме Google Drive като най-добрия цялостен софтуер за управление на документи, защото той предлага най-добрата комбинация от функции и възможности за поддръжка на клиенти на достъпна цена. Ето как се оценяват шестте софтуера за управление на документи в сравнение с цената, характеристиките, лекотата на използване и поддръжката на клиентите.

Най-добра система за цялостно управление на документи за малкия бизнес: Google Диск

Google Диск е част от достъпен пакет от инструменти за производителност за създаване на съдържание и управление на документи. Той струва $ 8 до $ 25 месечно на потребител и включва Google Docs, който е текстов редактор; Google Sheets, която е електронна таблица; и Google Слайдове, които са за презентации. Google Диск е най-подходящ за компании, които искат цялостно решение за управление на документи с вградени инструменти за производителност. Всъщност ние препоръчваме толкова високо, че това е платформата, която използваме в Fit Small Business.

Ценообразуване на Google Диск

Drive Enterprise е професионалната версия на Google Диск и струва $ 8 на потребител на месец, плюс 4 цента на GB, използвани в домейна на компанията. Google Диск се доставя и в пакет с G Suite за $ 10 до $ 25 на потребител на месец за сметки с пет или повече потребители, както и с Gmail, Hangouts и други инструменти за сътрудничество.

Функции на диференцирани дискове на Google Диск

Drive Enterprise
G Suite
Ценообразуване
$ 8 / потребител, на месец + 4 цента на GB
$ 10- $ 25 / потребител на месец
съхранение
Таксува се от ГБ в домейна на фирмата
Неограничен за 5+ потребители
Vault за eDiscovery
Само файловете на устройствата
Файлове на диска, Gmail и чат за Hangouts
Google Документи, Фишове и Слайдове
Сертифицирана по Щита за поверителност
Контроли за сигурност, поверителност и съответствие
Одит и отчитане
24/7 Поддръжка на телефон и имейл
Бизнес имейл чрез Gmail
Споделени календари
Видео и гласова конференция
Съобщения в екип

Drive Enterprise

Drive Enterprise включва Google Документи, Google Листове и Google Слайдове за редица опции за създаване на съдържание. Той също така включва функции за сигурност, конфиденциалност и съответствие, инструменти за отчитане, хранилище eDiscovery и хранилище без капачка за 4 цента на GB. Това ниво е подходящо за solopreneurs, които искат основно решение за управление на документи в облака, но не се нуждаят от по-напреднали инструменти за сътрудничество, предлагани като част от G Suite.

На това ниво липсват споделени календари, конференции и други инструменти за сътрудничество, намерени на следващото ниво. Освен това липсва облачно хранилище без допълнителни разходи, както се предлага от плана на Microsoft за първи ред. На цена от 8 долара на потребител на месец, Drive Enterprise струва приблизително същото като другите решения за управление на документи със сходни функции.

G Suite

G Suite предлага три нива на сервизен план, вариращи от цена от $ 10 и $ 25 на потребител, на месец, в зависимост от необходимата сигурност на документа. Профилите с един до четирима потребители получават по 1 ТБ на потребител на потребител и неограничено място за съхранение на профили с пет или повече потребители. G Suite включва и електронна поща чрез Gmail и инструменти за сътрудничество, като конферентна връзка, споделени календари и защитени съобщения, което прави правилно екипите, които се нуждаят от сътрудничество в документи в реално време.

G Suite, който също се нарежда като най-добрия ни доставчик на бизнес имейли, изисква от вас да имате свой собствен домейн, тъй като той също дава имейл адреси на вас и вашите служители. Това може да не е проблем, ако вече имате нужда от имейл хост и доставчик на домейни, но добавя слой от потенциално усложнение, ако не го правите. Ценообразуването на неговия сервизен план е на едно ниво с решенията за управление на документи като Dropbox и DocuSign.

Какво липсва на Google Диск

В Google Диск липсва естествен начин за изпращане на документи до други лица за сигурни електронни подписи или начин за събиране на плащания заедно с електронните подписи. Фирмите, които изискват тези функции, трябва да имат предвид вместо това DocuSign. Освен това, намирането на документи, до които вече сте имали достъп в Google Диск, е лесно, но цялостната функция за търсене на Evernote е по-стабилна и надеждна.

Какво мислят потребителите за Google Диск

Нашите читатели дават на Google Диск отлични отзиви от потребители с рейтинг от четири и половина от пет звезди. Всъщност ние също сме големи почитатели и използваме Google Диск във Fit Small Business. Клиентите казват, че функциите за управление на документи са лесни за използване и синхронната съвместна работа е лесна. Някои потребители обаче са разочаровани от факта, че конвертирането на файлове с документи на Word в файлове с документи на Google често оказва влияние върху първоначалното форматиране. Прочетете нашата страница за преглед на потребителя в Google Диск за още.

Къде да намерите Google Диск

Предприятията, които искат софтуер за управление на документи с чудесна комбинация от функции като сигурност, електронно отваряне и инструменти за сътрудничество на достъпна цена, трябва да имат предвид Google Drive. Компанията предлага безплатно 14-дневна пробна версия на всички опции за план за обслужване, така че можете да видите дали тя е подходяща за вашия бизнес. Посетете Google за повече подробности.

Посетете Google Диск

Най-добър софтуер за управление на документи за сигурно съхранение: Dropbox

Dropbox е софтуерно решение за управление на документи с акцент върху надеждното облачно съхранение и достъпността на файловете над функции като инструменти за сътрудничество. За $ 15 до $ 25 месечно на потребител, то предлага възстановяване на файлове, отдалечено изтриване на устройства, разрешения за споделяне на документи и проследяване на версията на файла. Dropbox е най-подходящ за собствениците на малки фирми, които искат разширени функции за сигурност и достъп до файлове от всяко място, на всяко устройство.

Ценообразуване на Dropbox

Dropbox предлага три плана за услуги на конкурентни цени, въпреки че само плановете Standard и Advanced са за професионална употреба и струват $ 15 и $ 25 на потребител, съответно месечно, при минимум трима потребители. Тези планове включват функции, които не са намерени в основния свободен план, като възстановяване на файлове, интегриране в Office 365, проследяване на събития и достъп за гости.

Функции за диференциране на Dropbox

Основен
стандарт
напреднал
Ценообразуване
Безплатно
$ 15 / потребител, на месец; минимум трима потребители
$ 25 / потребител, на месец; минимум трима потребители
съхранение
2 GB
3 TB
неограничен
Възстановяване на файл
Интеграция на Office 365
Журнали за одит
Изтриване на отдалечено устройство
Разрешителни за частично споделяне
Поддръжка на чат на живо
Достъп за гости
Проследяване на събития
История на браузъра
Одобрения за устройства
Поддръжка по телефона за бизнес часа

Основен

Основният план на Dropbox Basic е безплатен за физически лица и включва 2 GB памет, както и възможности за синхронизиране на документи. Въпреки това, докато документите, съхранявани в Dropbox Basic акаунт, могат да се споделят с други, ограничението за съхранение и минималните функции не позволяват на Dropbox Basic да се счита за система за управление на документи, подходяща за дългосрочни бизнес нужди.

стандарт

Dropbox Standard изисква минимум трима потребители и разполага с 3 TB облак съхранение, възстановяване на файлове, журнали за одит и интеграция на Office 365. Той също така предлага гранулирани разрешения за споделяне и изтриване на отдалечени устройства, което премахва документи от изгубени или откраднати устройства. Планът Standard е добър избор за собствениците и екипите на малкия бизнес, които искат да запазят контрол върху чувствителни или поверителни документи.

Това ниво не предлага достъп до документи за гости или поддръжка на клиенти по телефона. Също така липсват инструменти за управление на проекти и проекти, предоставени от Zoho WorkDrive. На 15 щ.д. на потребител на месец, Dropbox Standard е по-скъп от основните планове на Zoho WorkDrive или Google Drive. Въпреки това, някои собственици на бизнес могат да решат, мир на ум с дистанционно устройство избършете функция е добре си струва разходите.

напреднал

Dropbox Advanced добавя неограничено облачно хранилище, проследяване на събития, история на зрителите и телефонна поддръжка по време на работното време. Той също така включва функции за одобрение на устройства, които позволяват на администраторите да контролират броя на устройствата, свързани с профила, както и това, което се случва с изключени устройства. Dropbox Advanced е най-подходящ за собствениците на фирми, които искат подробен контрол на документите и устройствата, на които се разглеждат.

Въпреки че Dropbox има някои инструменти за сътрудничество като папки за екипи и коментари в документа, той не предлага набор от функции, които са други в нашия списък, за да се улесни производителността между екипите и на ниво от 25 долара на потребител на месец, това ниво е едно от най-скъпите продукти в нашия списък. Въпреки това, неговите всеобхватни функции за сигурност може да си струват допълнителните разходи за бизнеса, който обработва чувствителни или класифицирани документи.

Какво липсва Dropbox

В Dropbox липсват стабилни инструменти за анотация на снимки и документи, които са полезни за маркиране на файлове от таблет или мобилно устройство. Екипите, които разчитат на инструменти за анотиране за сътрудничество, докато са извън офиса или пътуват, трябва да обмислят Evernote.

Какви потребители мислят за Dropbox

Нашите читатели дават на Dropbox високи оценки с рейтинг от четири и половина от пет звезди. Те възхваляват софтуера за управление на документи за това колко добре се справя и организира качването на файлове с всякакъв размер и колко лесно е да се споделят документи с други хора. Някои потребители обаче казват, че едновременното редактиране на документи може да доведе до конфликтни версии на файловете. Прочетете нашата страница за преглед на потребителя на Dropbox за още.

Къде да намерите Dropbox

Фирмите, които искат решение за съхранение на документи в облак, което улеснява споделянето на файлове с хора вътре и извън организацията, трябва да изпробват Dropbox. Компанията предлага безплатен 30-дневен пробен период, без да се изисква кредитна карта. Посетете уебсайта на Dropbox за повече подробности.

Посетете Dropbox

Най-добра система за управление на документи за външно сътрудничество: Zoho WorkDrive

Системата за управление на документи Zoho WorkDrive започва на достъпна цена от $ 2.50 на потребител на месец и е част от набор от инструменти за производителност, което улеснява интегрирането на софтуера с високо оцененото управление на връзките с клиентите на Zoho (CRM). Той също така разполага с облачно пространство за съхранение, частни и обществени работни пространства за споделяне на файлове с хора извън организацията. Zoho WorkDrive е подходящ за екипи, които искат да си сътрудничат с клиентите, като запазват контрола върху документите.

Ценообразуване на Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive предлага три достъпни сервизни планове, всеки от които изисква минимум трима потребители. Планът за начинаещи е $ 2.50 на потребител, на месец, нивото на екипа е $ 5 на потребител, на месец, а бизнесът на ниво е 10 долара на потребител на месец. Отстъпки се отпускат, когато се таксуват годишно.

Функции на Zoho WorkDrive

стартер
екип
Бизнес
Ценообразуване
$ 2.50 / потребител, на месец
$ 5 / потребител на месец
$ 10 / потребител, на месец
Включено пространство за съхранение
100 ГБ на отбор за до 10 потребители *
От 1 TB / екип
От 5 TB / екип
Ограничение за качване на файл
1 GB
5 GB
25 GB
Екипни папки
Файл за регистрация / напускане
Гранулен контрол на достъпа
Zoho Office Suite
Прехвърляне на собственост върху файлове
Неограничено редактиране на файлове
Защитени с парола връзки с изтичане на срока
Достъп за гости
Анализ и отчитане
Разширено отчитане
Възстановяване на файл
Заключване на файла

* За екипи, по-големи от 10, може да се добави допълнително споделено хранилище в размер на 10 GB на нов потребител

стартер

Началният слой включва лимит за качване на файлове от 1 GB и 100 GB за съхранение на облак на екип за първите 10 потребители. Това ниво също така включва контроли за достъп, които дават роли с различни нива на разрешение за членовете на споделено работно пространство. Включен е и Zoho Office Suite с текстообработваща програма, електронни таблици и създател на презентации, което прави това право за малките екипи, които искат цялостно решение за създаване на съдържание и управление на документи.

Нивото за начинаещи не включва неограничен брой версии на файлове или гост-достъп на по-високи нива. Също така липсва функцията за възстановяване на файлове, включена в първия план на Dropbox, но може да се интегрира безпроблемно с високо оценената Zoho CRM. На $ 2.50 на потребител, на месец - или по-малко с годишен договор - планът за начинаещи е най-евтиният безплатен в нашия списък.

екип

Екипът на Zoho WorkDrive включва лимит за качване на файлове от 5 GB и 1 TB съхранение на облак за екип за първите 10 потребители. Той добавя неограничени версии на файлове, защитени с парола връзки, които могат да бъдат настроени да изтичат, достъп за гости и анализи. Екипът на Zoho WorkDrive е добър избор за собствениците на фирми, които споделят файлове и си сътрудничат по документи и с хора извън тяхната организация.

На това ниво липсват разширени инструменти за отчитане, възстановяване на файлове и заключване на файлове. Липсват и шаблони за многократна употреба, включени в софтуера за управление на документи на Evernote. Ценообразуването на Zoho WorkDrive на екипажа е по-ниско от плановете на Google Диск или Microsoft OneDrive, които също са снабдени с набор от офис приложения за създаване на съдържание.

Бизнес

Бизнес нивото на Zoho WorkDrive включва лимит за качване на файлове от 25 GB и 5 TB съхранение на облак за екип за първите 10 потребители. Той разполага с усъвършенствани инструменти за отчитане, като списък на всички потребители, които са имали достъп до даден файл, и когато са имали достъп до него. Бизнес нивото на Zoho WorkDrive също включва възстановяване на файлове и заключване на файлове, за да се предотврати презаписването на документи. Това ниво е най-добро за по-големи екипи, които искат вътрешна защита на файлове и журнали за проследяване, за да наблюдават активността на файловете.

Zoho WorkDrive Business не предлага интеграция на бизнес имейли като най-високо ниво на Google Drive или мобилно сканиране на документи, както е показано в Evernote. Въпреки това таблото за управление на WorkDrive включва бутон за споделяне, който позволява на потребителите да изпращат по имейл файлове и папки с няколко кликвания, а ценообразуването му е равносилно на плана за обслужване на Microsoft OneDrive.

Какво липсва на Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive не разполага с опция за отдалечено изтриване на файлове и папки от мобилни устройства. Също така е функция за одобрение на липсващи устройства, която ограничава броя на компютрите и мобилните устройства, които имат достъп до документи. Собствениците на фирми, които искат тези разширени функции за защита, трябва да имат предвид вместо това Dropbox.

Какво мислят потребителите за Zoho WorkDrive

Онлайн прегледите на Zoho WorkDrive са като цяло положителни. Клиентите казват, че платформата за управление на документи е интуитивна и лесна за използване. Те също така хвалят многобройните му инструменти и функции за сътрудничество. Въпреки това, някои потребители съобщават, че системата може да бъде малко по-лоша от време на време.

Къде да намерим Zoho WorkDrive

На място и разпределени екипи, които искат решение за управление на документи и създаване на съдържание с акцент върху сътрудничеството, трябва да дадат опит на Zoho WorkDrive. Компанията предлага 15-дневен безплатен пробен период, без да се изисква кредитна карта и безплатни демонстрации, когато се планира чрез екип за продажби. Посетете уебсайта на Zoho WorkDrive за повече информация.

Посетете Zoho WorkDrive

Най-добър софтуер за управление на документи за правни споразумения и договори: DocuSign

DocuSign е софтуер за управление на документи с вградена технология за електронен подпис, която започва от $ 15 месечно за един потребител. Разполага със следи за одит в реално време, шаблони за многократна употреба, мобилно приложение и опция за събиране на плащания с подписи на документи. DocuSign е подходящ за предприемачи и консултанти, които се нуждаят от защита на правни споразумения или сключени договори за подписване и сигурно съхранение.

DocuSign Pricing

DocuSign предлага три сервизни планове. Личният ред, който струва 15 долара на месец, е ограничен до един потребител и пет документа за електронна подпис на месец. Стандартният план е $ 40 на потребител на месец за неограничен eSignatures и Business Pro план е $ 60 на потребител на месец, също с неограничен eSignatures.

DocuSign Tiered функции

персонален
стандарт
Business Pro
Ценообразуване
$ 15 / месец; ограничи един потребител
$ 40 / потребител, на месец
$ 60 / потребител, на месец
Изпращане на документи за eSignature
5 / месец
неограничен
неограничен
Шаблони за многократна употреба
Одитна пътека в реално време
Интегриране на бизнес приложения
Шаблони за многократна употреба
Напомняния и известия
Дати на изтичане на документа
Коментиране на документ
Персонализирано брандиране
Събиране на плащания
Прикачени файлове
Масово изпращане

персонален

Личният план на DocuSign е ограничен до един потребител и включва възможност за изпращане на пет документа на месец за електронни подписи. Това ниво включва и мобилно приложение за iPhone и устройства с Android, което създава, изпраща и подписва документи, докато са извън офиса. Личният план на DocuSign е най-подходящ за solopreneurs, свободна практика и консултанти, които трябва да предоставят или да съберат няколко eSignatures на месец.

На това ниво липсва способността да добавя датите на изтичане на документите, коментирането по документи и личните инструменти за брандинг. Освен това липсват инструменти за електронно отваряне и текстообработка, предлагани от Google Диск. На цена от $ 15 месечно за един потребител ценообразуването на личните планове на DocuSign е равносилно на плана за първо ниво на Dropbox.

стандарт

Стандартният план DocuSign е достъпен за неограничен брой потребители, личен брандинг за електронна поща и уеб страници, наблюдавани от получателите, и коментари в реално време по документи. Той също така разполага с автоматични напомняния по имейл и уведомления за крайните срокове за получателите, както и функция за задаване на датите на изтичане на срока на валидност на документа и транзакцията. DocuSign Standard е най-подходящ за фирми, които обработват документи, които изискват подпис.

На цена от 40 щ.д. на потребител на месец, на този етап липсват прикрепените към подписващия елементи и функции за събиране на плащания, намерени на следващото ниво. Освен това липсват стабилните инструменти за сътрудничество, намерени в Google Диск и Zoho WorkDrive. Ценообразуването на DocuSign Standard е подобно на по-високите нива в Google Диск и Dropbox, но нито едно от тези решения за управление на документи не предлага функция за eSignature.

Business Pro

Планът за бизнес Pro DocuSign добавя функция за групово изпращане и инструмент за събиране на плащания заедно с документи за електронно подписване в една единствена стъпка. Това ниво включва и възможността да поиска от получателите да качват и прикачват документи по време на процеса на електронния подпис, като например договори или сканирания за шофьорски книжки. Това ниво е най-доброто за собствениците на фирми, които имат сложни нужди от електронния подпис, като прикачени файлове за подписване или събиране на плащания.

DocuSign липсва част от функциите за създаване и сътрудничество на съдържанието, които се намират в други решения за управление на документи в нашия списък. Въпреки това, тъй като основният му акцент е върху eSignatures, тези функции може да не са толкова ценни за собствениците на фирми, които търсят надежден начин за бързо и сигурно събиране на подписи от клиенти и клиенти. DocuSign Business Pro е най-скъпата опция в нашия списък, но и единствената, предназначена за eSignatures.

Какво липсва DocuSign

DocuSign няма интеграция с CRM платформи, което би било полезен инструмент за решение, предназначено за управление на документи за клиенти и клиенти. Фирмите, които искат софтуер за управление на документи, който включва CRM интеграция, трябва да обмислят Microsoft OneDrive или Zoho WorkDrive.

Какво мислят потребителите за DocuSign

Нашите читатели като цяло са положително настроени към DocuSign, което му дава четири от пет звезди. Клиентите казват, че това е удобен инструмент за получаване на документи, подписани по електронен път, и също така дават висока оценка за добре разработеното му мобилно приложение. Потребителите обаче казват, че платформата може да бъде по-интуитивна и да се възползва от по-добрата потребителска документация. Посетете нашата страница за преглед на потребител на DocuSign, за да научите повече.

Къде да намерим DocuSign

Собствениците на Solopreneurs и малкия бизнес, които искат софтуер за управление на документи с вградени инструменти за лесно събиране на eSignatures, трябва да дадат опит на DocuSign. Компанията предлага безплатен 30-дневен пробен период, без да се изисква кредитна карта. Посетете уебсайта на DocuSign за допълнителни подробности.

Посетете DocuSign

Най-добър софтуер за управление на документи за лесно откриване на файлове: Evernote

Evernote е инструмент за съхранение на документи и организация с безплатен план и платени планове на конкурентни цени. Той разполага с разширени възможности за индексиране и търсене, различни опции за качване и оптично разпознаване на знаци за търсене във файлове и снимки. Evernote е отличен избор за собственици на малки фирми, които искат разнообразни начини да добавят съдържание към своята платформа, както и бързо търсене на файлове и извличане на документи.

Ценообразуване на Evernote

Evernote предлага безплатен план с месечен лимит за качване от 60 MB. Premium нивото е $ 7.99 на месец с месечен лимит за качване от 10 GB. Бизнес нивото е $ 14,99 на потребител, на месец, с минимален и месечен лимит за двама потребители от 10 GB.

Функции на Evernote

Основен
Premium
Бизнес
Ценообразуване
Безплатно
$ 7.99 / месец
$ 14.99 / потребител на месец; минимум 2 потребители
Месечен лимит на качване
60 MB
10 GB
20 GB + 2 GB / потребител
Максимален размер на файла
25 MB
200 MB
200 MB
Поддръжка на клиенти
Онлайн потребителска общност
Електронна поща и чат на живо
телефон
Мобилно сканиране на документи
Споделяне на преносими компютри
Анотиране на изображения
Текстово търсене в изображения
Анотиране на PDF файлове
Текстово търсене в PDF файлове
Препращане на имейли към профил
История на версиите
Бележки към Представяне
CRM интеграция
Неограничени пространства за сътрудничество
История на дейността

Основен

Основният свободен план на Evernote има максимален размер на файла 25 MB и месечен лимит за качване от 60 MB. Папките, наречени Преносими компютри в езика Evernote, са споделени с един или повече хора, с възможност за задаване на разрешения за редактиране на папки и документи (Notes). Това ниво включва и анотация на изображението и търсене на текст вътре в изображенията, което го прави добър избор за изпълнители и фрийлансери, които правят снимки на документи за съхранение и по-късни справки.

Този план ограничава броя на хората, които имат достъп до документи в мобилното приложение. Всеки, който има вход, може да има достъп до документи на десктоп устройство. Липсва и регистрация и извличане на файлове, както и файлови версии, предлагани от Zoho WorkDrive. Evernote е единственото софтуерно решение за управление на документи в нашия списък, което предлага безплатен основен план.

Premium

Премиум планът на Evernote има максимален размер на файла от 200 MB и месечен лимит за качване от 10 GB. Той добавя PDF пояснение и търсене, както и историята на версиите. Това ниво също така присвоява уникален имейл адрес, който позволява на потребителите да препращат имейли директно към профила или към определени преносими компютри. Evernote Premium е най-доброто решение за солопренери, които трябва да управляват документи от различни източници, включително сканирани PDF файлове и имейл акаунти.

На това ниво липсва CRM интеграция, неограничени пространства за сътрудничество и функции за историята на дейността, които се намират в най-горната част на Evernote. Липсва и пакет от приложения за създаване на съдържание, като текстов редактор и електронни таблици. Въпреки това, при $ 7,99 на месец, Evernote Premium е сред най-достъпните софтуерни решения за управление на документи в нашия списък.

Бизнес

Бизнес нивото на Evernote има минимум от двама потребители, максимален размер на файла 200 MB и месечен лимит за качване от 20 GB, плюс 2 GB на потребител. Той също така включва интеграция за свързване към CRM инструменти като Salesforce, неограничени работни пространства за сътрудничество и журнали за история на активността на профила. Това ниво е най-добро за собствениците на фирми и малките екипи, които искат да съхраняват, търсят и управляват документи от клиенти и клиенти.

В Evernote липсва стабилен вграден редактор на файлове, предлаган от други решения в нашия списък, но включва основни инструменти за редактиране като възможността да зададете текст в получер и курсив или да добавите точки за маркиране и куршуми. На цена от $ 14,99 на потребител на месец, ценообразуването на Evernote Business е равностойно на Dropbox и Google Drive, както и на входния план на DocuSign.

Какво липсва на Evernote

На Evernote липсва неограничена функция за пространство за съхранение на облаци във всички свои планове за обслужване. За собствениците на фирми с много документи и изображения, които да съхраняват или които не искат да бъдат ограничавани от ограниченията за съхранение, Google Drive или Dropbox може да е по-добър избор.

Какво мислят потребителите за Evernote

Нашите читатели дават добри отзиви на Evernote, като я класират като четири от петзвездното решение. Клиентите похвалиха Evernote за интуитивното му оформление и разнообразието от начини, по които потребителите могат да качват данни в профила си. Въпреки това, някои потребители казват, че ограниченията за съхранение и качване на файлове с безплатната версия са твърде ограничаващи. Посетете нашата страница за преглед на потребителите на Evernote, за да научите повече.

Къде да намерим Evernote

Собствениците на малък бизнес, които искат софтуерно решение за управление на документи с разнообразни възможности за добавяне на съдържание към профила си, трябва да имат предвид Evernote. Компанията предлага безплатни опити за платени планове или се регистрира за безплатен акаунт днес. Посетете уебсайта на Evernote за подробности.

Посетете Evernote

Най-добър софтуер за управление на документи за Microsoft интеграция: Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive е специфична за Microsoft система за управление на документи и хостинг на файлове. Достъпна цена от $ 5 до $ 12.50 месечно на потребител, тя предлага мобилно сканиране на документи, инструменти за електронно отваряне и Microsoft Office. Потребителите могат също така да настроят картографирано устройство на работния плот на Windows за лесно качване и синхронизиране на документи. Microsoft OneDrive е подходящ за фирми, които вече работят в екосистемата на Microsoft, като използват Windows 10 и Office 365.

Ценообразуване на Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive предлага три сервизни планове, които се таксуват годишно. Бизнес план 1 е 5 щ.д. на потребител на месец и включва 1 ТБ за всеки потребител. Бизнес план 2 е 10 щ.д. на потребител на месец, а Office 365 Business Premium е $ 12.50 на потребител на месец, като и двата включват неограничено място за съхранение за пет или повече потребители.

Функции на Microsoft OneDrive

OneDrive за бизнес план 1
OneDrive за бизнес план 2
Office 365 Business Premium
Ценообразуване
$ 5 / потребител на месец
$ 10 / потребител, на месец
$ 12.50 / потребител, на месец
съхранение
1 TB на потребител
Неограничен за 5+ потребители
Неограничен за 5+ потребители
Офлайн преглед и редактиране
Мобилно сканиране на документи
Контроли за споделяне на файлове
24/7 Телефон и уеб поддръжка
Инструменти за електронно отваряне
Разширена защита от загуба на данни
Бизнес имейл
Екипи на Microsoft
Office App Suite

OneDrive за бизнес план 1

OneDrive for Business Plan 1 на Microsoft включва 1 TB съхранение на потребител, офлайн преглед и редактиране на документи и мобилно сканиране на документи. Той също така включва 24/7 телефонна и уеб поддръжка, както и контроли за споделяне на файлове за сигурно споделяне на документи във или извън организацията ви. OneDrive for Business Plan 1 е подходящ за работници, които искат да сканират, преглеждат и редактират документи по време на пътуване или извън офиса.

На това ниво липсват инструменти за електронно отваряне, като запазване на място за запазване на редактирани или изтрити документи и усъвършенствана защита на загубата на данни, открита в следващото ниво. Липсват и мощните опции за съхранение, предлагани с Dropbox и плановете на началното ниво на Google Диск. На 5 щ.д. на потребител на месец OneDrive за бизнес план 1 е с няколко долара по-малък от първото ниво на Google.

OneDrive за бизнес план 2

OneDrive for Business Plan 2 на Microsoft включва неограничено място за съхранение на акаунти с повече от пет потребители и 1 TB за потребители за сметки с по-малко от пет потребители за $ 10 на потребител на месец. Той също така добавя на място задържания за запазване на редактирани и изтрити документи за електронно откриване и усъвършенствани инструменти за предотвратяване на загуба на данни, за да се идентифицират и защитят чувствителна информация.

В този план липсва хостваната функция за бизнес имейл и набор от бизнес инструменти на Microsoft Office, предлагани с премиум плана. На това ниво също липсват функции за изтриване на устройства от разстояние и за одобрение на устройства, за да се защитят чувствителни документи, както е показано в Dropbox. Ценообразуването на този ред е на едно ниво с плановете на Google за G Suite. OneDrive за бизнес план 2 е най-подходящ за лекари, адвокати и собственици на бизнес, които се нуждаят от защита на поверителни документи.

Office 365 Business Premium

Microsoft Office 365 Business Premium включва и неограничено място за съхранение на акаунти с повече от пет потребители и 1 TB за потребители за сметки с по-малко от пет потребители. Той добавя бизнес имейл с 50 GB пощенска кутия, заедно с десктоп и уеб достъп до Outlook, Word, Excel и PowerPoint за $ 12.50 на потребител на месец. Това ниво е подходящо за фирми, които искат софтуерно решение за управление на документи, което е интегрирано с популярните бизнес инструменти на Microsoft.

В Microsoft OneDrive липсва дълбочината на инструментите и възможностите за сътрудничество, които Zoho WorkDrive може да предложи, без да плаща за премия от Microsoft. Освен това няма 24 поддръжка на имейли в Google G Suite. Все пак ценообразуването на Microsoft Office 365 Business Premium е на едно ниво с горните нива и осигурява по-голяма стойност на организациите, които вече работят в екосистемата на Microsoft.

Какво липсва в Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive не предлага начин за потребителите да събират електронни подписи, да събират плащания с подписани документи или да изискват прикачени файлове с подписани документи. Собствениците на фирми, изискващи софтуерна система за управление на документи с тези функции, се обслужват по-добре от DocuSign. Microsoft OneDrive също не разполага с инструменти за одит и отчитане, предлагани от Google G Suite.

Какво мислят потребителите за Microsoft OneDrive

Нашите читатели са доволни като цяло от Microsoft OneDrive, което му дава рейтинг от четири звезди. Клиентите казват, че като локални файлове автоматично се синхронизират с облака, така че да са достъпни от всяко място. Някои потребители обаче са разочаровани от факта, че някои инструменти за сътрудничество, като редактирането на Word Word, не функционират в реално време, освен ако не работите върху версията на клауда, а не върху версията на десктопа. Прочетете нашата потребителска страница на Microsoft OneDrive за повече отзиви.

Къде да намерите Microsoft OneDrive

Собствениците на фирми и екипите, които искат софтуерна система за управление на документи, която е тясно интегрирана с инструментите на Microsoft, които те вече използват, трябва да дадат опит на Microsoft OneDrive. Посетете уебсайта на Microsoft, за да се регистрирате за сметка днес.

Посетете Microsoft OneDrive

Долен ред

Софтуерът за управление на документи е задължителна бизнес платформа за организиране, поддържане и споделяне на документи и файлове. Трябва да е лесно да се търсят и споделят файлове и папки, като същевременно се защитават чувствителни или съществени документи от нежелан достъп. Инструменти като съвместно редактиране в реално време и коментари в документа спомагат за запазване на екипите продуктивни и ефективни.

Предприятията и екипите, които искат достъпна и лесна за използване система за управление на документи с най-добрата колекция от функции, трябва да имат предвид Google Drive. Компанията предлага безплатно 14-дневна пробна версия на всички опции за план за обслужване, така че можете да разберете дали е подходяща за нуждите на вашия бизнес. Посетете Google за повече подробности.

Посетете Google Диск

Избор на редакторите