Законът за здравословни работни места в Калифорния, Здрави семейства от 2014 г. (AB 1522) е един от най-изчерпателните закони за платен отпуск по болест в САЩ. Тя изисква три дни отпуск по болест да са на разположение на служителите на пълно работно време. А някои калифорнийски градове, като Сан Франциско и Лос Анджелис, добавят още повече. От 31 януари 2018 г. AB 1522 е разширен, за да повлияе на почти всички работодатели в Калифорния.
Да знаете как работят законите за отпуск по болест на Калифорния е само първата стъпка за спазване на изискванията. Също така се нуждаете от лесен и точен начин за следене на почивката на служителите. Homebase е платформа за планиране, предназначена за малкия бизнес. Той разполага с лесен график и функции за проследяване на времето, както и интеграция с популярни POS и счетоводни програми. Homebase също така проследява платени и неплатени почивки, за да ви държи в съответствие с трудовото законодателство. Най-доброто от всички, Homebase е безплатно, ако имате само едно място, без значение колко служители имате.
Посетете Homebase
Как Калифорния платени болнични оставя работи
Платеният отпуск по болест е време, което служителите могат да отнемат от работата си, за да се грижат за медицинските нужди на собственото си семейство или за семейството им, които се заплащат на редовната си работна заплата. Това може да включва заболявания, назначения на лекари или, в Калифорния, време далеч поради проблеми с домашното насилие. Въпреки че не се изисква от федералния закон, в Калифорния се изискват три дни платен отпуск по болест. В допълнение, много градове в Калифорния имат по-строги изисквания, като например Сан Франциско, което изисква 72 часа платен отпуск по болест да се предоставя на служителите на пълен работен ден.
В Калифорния има два статута, които се отнасят до платен отпуск по болест:
- Здравословни работни места, Закон за здравословни семейства от 2014 г.
- Закон за защита от кражби на заплати в Калифорния
Тези закони в Калифорния изрично посочват:
- Работодателите осигуряват 24 часа платен отпуск по болест на служителите на пълно работно време всяка година
- Всеки служител, който работи повече от 30 дни в Калифорния, може да започне да натрупва отпуск по болест
- Служителите в Калифорния могат да използват натрупания платен отпуск по болест след 90 дни работа
- Служителите трябва да получават заплащане за отпуск по болест по обичайния им размер
- Ако служителите получават възнаграждение по комисиона или по парче (например работник на поточна линия, който се заплаща на единица), размерът на заплащането за отпуск по болест се осреднява въз основа на доходите на служителите през предходните 90 дни
- Има няколко начина за изчисляване на начисленията за отпуски по болест, като примери са дадени по-долу
- Работодателите не могат да изискват от служителите да напускат отпуск по болест за по-малко от два часа - например, два часа или по-малко могат да се считат за неплатен отпуск или обяд
- Работодателите трябва да позволят на служителите да носят до 48 часа неизползван отпуск по болест годишно
- Политиката за отпуск по болест трябва да се предоставя при наемане и да се публикува на работното място
- Повторно наети служители имат право да възстановят своите предишни баланси за отпуск по болест
- Документацията за отпуск по болест (като начисления и плащания за отпуск по болест) трябва да се съхранява в продължение на три години
Как Калифорния Болни Отпуск закони се различават от федералните
Федералният закон не изисква заплащане на отпуск по болест, но има закони като Закона за справедливите трудови стандарти (FLSA), които засягат начина, по който трябва да се изчисляват отпуските, ако се плаща. Най-добрите практики в областта на човешките ресурси показват, че от освободените работници не трябва да се изисква да вземат време за болни в по-малко от цялото денонощие (за да се избегне подкопаване на статута им на „освободени“).
Таблицата по-долу обобщава как различните правила за отпуск по болест в Калифорния са от федералното правителство. По-долу ще намерите друга таблица, показваща примери за калифорнийски градове, които приемат тези изисквания още повече.
Правилата на Калифорния срещу Федералния болничен отпуск
| Платен отпуск | Не се изисква | 24 часа (три дни) платен отпуск по болест на година за служители на пълно работно време |
| приемливост | Не е посочено | Служители на пълно и непълно работно време, които работят повече от 30 дни в държавата, имат право да използват натрупания отпуск по болест след 90 дни |
| Тарифа за заплащане | Няма изисквания | Редовен размер на заплащане за предходен период на плащане или средна ставка на заплащане над 90 дни, ако размерът на заплащането варира, заплаща се с комисиона или парче |
| Изчисление на натрупване | Няма изисквания | Един час платен болничен час за всеки 30 отработени часа или 24 часа на година за служители на пълно работно време |
| употреба | Препоръчва на отпускащия персонал да не се изисква отпускането на болничен отпуск за по-малко от половин ден | Работодателят може да изисква служителите да използват отпуск по болест в не по-малко от два часа |
| Правила за пренасяне | Не се изисква | До 48 часа, разрешени за пренасяне през следващата година (24 часа годишно за две години) |
| Публикуване | FMLA изисква работодатели от 50 или повече години да публикуват политика за отпуск (която може да включва отпуск по болест) | Всички работодатели трябва да публикуват своята платена политика за отпуск по болест |
| известие | Политиката може да бъде предоставена в наръчника на служителите | Политиката трябва да се предоставя при наемане |
| Период на изчакване | Не се изисква | 30-дневен период на изчакване преди започването на начисления и 90-дневен период на изчакване преди употреба |
| Rehires | Няма изискване за възстановяване на остатъците по болест при повторно наемане | Презарежданията в рамките на една календарна година трябва да бъдат възстановени, без да се нарушават начисленията за болничен отпуск |
| Правила за запазване на записа | Ако е предвидено, трябва да се запазят данните за плащанията за отпуск по болест в продължение на три години | Един и същ |
| Изключения | Не е посочено | Изключени са колективни договори |
| глави | Не, освен ако работодателят предложи да изплати неизползвания баланс по болест при прекратяване | Неизползваният отпуск по болест не трябва да се изплаща при прекратяване (за разлика от натрупаното ПТО) |
Въпреки че федералното правителство не изисква платен отпуск по болест и поради това предоставя малко подробности за това как да се създаде политика за отпуск по болест, кабинетът на калифорнийския комисар по труда предоставя безплатен 45-минутен уебинар, за да обясни законите за болест в Калифорния. Те също така предоставят безплатни плакати на работното място на английски и испански език, за да обяснят политиката на служителите си и да отговорят на често задавани въпроси.
Федерални и държавни закони, които засягат платен отпуск в Калифорния
Калифорнийският законопроект за асансьори 304 увеличава изискванията за отпуск по болест над това, което се изисква от FMLA. Освен това има местни наредби в големите градски райони като Сан Франциско, Лос Анджелис, Сан Диего и околните общности. В зависимост от това къде се намира фирмата ви, ще трябва да спазвате по-строгите правила, за да останете съобразени с изискванията, когато предлагате отпуск, включително и отпуск по болест.
Законът за семейните отпуски (FMLA) е федерален закон, който предоставя неплатен отпуск на служители, които работят в компании, които наемат повече от 50 души на едно място. Това обикновено позволява на служителите, които са работили най-малко 1250 часа годишно, да отделят време за себе си или за медицински нужди на член на семейството. Законите от Калифорния, които предвиждат платен отпуск по болест, могат да помогнат за компенсиране на загубеното възнаграждение на служителя при използване на FMLA.
Законът за семейните права в Калифорния (CFRA) добавя към насоките на FMLA и дори предоставя инструмент, който да ви помогне да изчислите за колко отпуск може да се ползва служител.
Други федерални трудови закони, като антидискриминационните закони като закона за американците с увреждания и Закона за дискриминация при бременност, също могат да повлияят как оценявате или предоставяте отпуск по болест в Калифорния.
Как да се изчисли болничен отпуск в Калифорния
Отпускът по болест се изчислява по различен начин за служителите на непълно работно време, наети срещу заплащане, както и за служителите, платени въз основа на комисиона или работа на парче. Независимо от това, начисленията трябва да започнат на 30-ия ден от заетостта на служителя. Като алтернатива, работодателите могат да предоставят еднократна сума от три дни годишно за служители на пълно работно време, стига тя да бъде предоставена на нови служители преди 120-ия им ден на работа.
Натрупване на болнични часове по часове
Най-лесният начин за изчисляване на начисленията за почасовите служители е да се осигури един час отпуск по болест на всеки 30 часа, през който служителят е работил. Това включва както редовни, така и извънредни часове. Той също така прави справедливо за персонала на непълен работен ден, който може да работи по-малко часове, но все още ще натрупва отпуск по болест със същия коефициент 1:30.
Пример по час
Пат (служител на непълно работно време) е работил 45 часа в двумесечния период на заплащане. Натрупала е 1,5 часа отпуск по болест.
45 часа / 30 = 1,5 часа отпуск за период на заплащане
Начислено за заплата
За служители, които получават заплата, можете да пресметнете начисленията въз основа на 40-часова работна седмица, като дадете на всеки служител, който получава заплата, 1,33 часа натрупано време за болест за всяка седмица. Това гарантира, че през годината те ще достигнат 24-те часа годишно на платен отпуск по болест (три дни в годината), както се изисква в Калифорния.
Примерен пример
Кери (заплатен служител) се изплаща всяка седмица. Той получава 2,66 часа отпуск по болест всеки платен период.
1.33 часа седмично x 2 седмици = 2.66 часа отпуск за период на заплащане
Коефициент на натрупване на болнични напускания
За работниците, заплащани по парче или комисиона, най-добре е да изплащат три дни в годината. За да определите размера на заплащането за отпуск по болест, когато работникът от Калифорния е платен от частта, ще трябва да определите колко бройки е заплатено за работника (и в каква степен) през предходните 90 дни, а след това да използвате средния ден за изплащане на отпуск по болест.
Пример за парче
Cory събра 450 единици през последните 90 дни, печелейки $ 25 на единица и средно по 7.5 единици на ден. Неговите три дни отпуск по болест трябва да бъдат платени на 187,50 долара на ден.
7,5 единици средно на ден x 25 долара на единица = 187,50 долара на ден
Коефициент на начисляване при болнични напускания на Комисията
Изчисляването на ставки за болнични служители за служители с комисионни е много подобно на изчисляването на работата на парче. Отново, най-добре е да се предоставят тримесечни или 24-часови служители, базирани на Комисията, като фиксирана ставка, за да се запази математиката просто. За да получите почасова ставка, за да платите за отпуск по болест, разделете общите комисионни, получени за 90 дни от броя на работните часове в същия срок.
Пример на Комисията:
През последните 90 дни Алекс е спечелил 12 000 долара в комисионни, а служителите на заплата са работили 520 часа. Следователно отпускът по болест на Алекс трябва да се изплаща на 23 долара на час.
$ 12,000 в комисионни плащат / 520 часа = $ 23 на час
Как да се съобразят с Калифорния Болни Отпуск закони
Най-добрият начин да се съобразите с правилата на Калифорния за отпуск по болест е да следвате указанията на щата Калифорния. След това можете да използвате софтуер за планиране като Homebase, за да настроите и следите вашите PTO политики и да управлявате всичките си искания за почивка, както платени, така и неплатени, на едно място. Кликнете тук, за да започнете безплатно.
Homebase улеснява съхраняването на PTO политики и управление на заявките за изключване
Политически съображения за болест в Калифорния
Като работодател в Калифорния, ще имате някои възможности, като например дали да предоставите отпуск по болест като еднократна сума, какви срокове да поставите на исканията за отпуск по болест и дали да запазите политиката си за отпуск по болест отделно от PTO.
Годишната сума в края на годината спрямо натрупаните болнични часове
Калифорния предлага две възможности за работодателите да обработват отпуск по болест - еднократно плащане в края на годината или прехвърляне на до 3 дни (една година неизползван отпуск по болест). Но като бизнес, това е вашият избор. Можете да изплатите всички неизползвани средства за отпуска по болест в края на всяка година вместо да ги прехвърлите, ако осигурите еднократна сума от 24 часа (три дни) в началото на следващата година.
Ето разликите между двете опции.
| Колко болни отпуск? | Изплатете до 24 часа неизползван отпуск по болест в края на годината | Прехвърляне до 24 часа на неизползван отпуск по болест до следващата календарна година |
| Необходима ли е еднократна сума за отпуск по болест в началото на годината? | Да, работодателят е длъжен да отпусне болничен баланс в началото на годината Новите служители трябва да получат отпуск по болест в рамките на 120 дни от наемането | Не, защото се начислява отпуск по болест |
| Обезщетение за служител | Служителите, които не ползват отпуск по болест, ще получат „бонус“ от края на годината | Служителите могат да преминат до три дни в края на годината, така че могат да имат до шест дни, натрупани за две години |
| Недостатъци на служителите | Служителите няма да имат повече от три дни отпуск по болест, ако имат сериозно заболяване. | Служителите губят нищо през трите дни отпуск по болест, които не са ползвали |
| Полза за работодателя | Работодателят не трябва да се тревожи за преобръщане, начисляване или следене на болест от година на година | Работодателите не трябва да плащат за отпуск по болест, който не е използван и не е прехвърлен |
| Недостатъци на работодателя | Плащането на неизползван отпуск по болест може да доведе до огромна заплата в края на годината Може да изпитате повече отсъствия от персонала в началото на годината | Работодателите могат да намерят служители, които пестят платен отпуск и отнемат повече време на почивка, когато го използват Работодателят трябва да изчисли начисления за всеки платен период |
Използването на заплати като Gusto за управление на отпуските на служителите и натрупване на болнични часове може да бъде огромна икономия на време.
Опитайте Густо
Sick Leave Time Off Увеличения
Законът на Калифорния гласи, че не може да се изисква служителите да ползват платен отпуск по болест на по-малко от два часа. Въпреки това, като най-добра практика, двучасовият лимит следва да се използва само за почасови служители, които не са освободени. Помислете за по-дълъг минимум, като например половин ден или цял ден, за освободените служители.
Всъщност, ако сте наети или освободени служители, може да искате да препоръчате болничен отпуск да се използва само на целодневни стъпки като проследяване на почивка за освободени служители на почасова база, може да отворите вашия бизнес до твърдение за погрешна класификация на статут на освобождаване срещу неизключен. Ето и допълнителни често задавани въпроси от уебсайт на правителството на Калифорния.
Платеното време срещу болния
Това е най-добрата практика в Калифорния да следите отпуските по болест на служителите си отделно от платения отпуск (PTO), който се използва за почивка. Някои компании правят това, като създават две политики за отпуск. Едно за PTO, което е за почивка или за всяка друга цел, като служител, който взема "психично-здравен ден" или почивка за посещение в училище на детето.
В Калифорния неизползваният ПЗ трябва да се изплаща при прекратяване на служител. Отпускът по болест не се изисква да се изплаща при прекратяване. Освен това предоставянето на ПЗ не е задължително, докато се изисква платен отпуск по болест. Ако комбинирате правилата и позволите на служителите да използват PTO като болнично време, може да откриете, че сте длъжни да го изплатите при прекратяване, въпреки че не се изисква изплащане на болест по друг начин.
Калифорнийски градове, които се разпростират на щатски отпуск
Няколко града в Калифорния имат дори по-строги изисквания за предоставяне на платен отпуск по болест, отколкото Калифорния като държава. Места като Сан Франциско утрояват изискванията, като задължават работодателите да плащат до 72 часа отпуск по болест годишно и изискват от работодателите да позволяват на служителите да натрупват отпуск по болест, започвайки от първия ден вместо ден 30. Два от примерите са показани в таблицата по-долу.
Калифорния плати Sick Leave срещу Сан Франциско и Лос Анджелис
| Необходими часове | |||
| Брой служители | |||
| Натрупването започва | |||
| Изключения |
Много от общностите в близост до Сан Франциско и Лос Анджелис имат свои собствени изисквания за отпуск по болест. Като собственик на бизнес в Калифорния, погледнете уебсайта за заплати и часове в града или окръга, за да разберете какви са задължителните платени изисквания за отпуск по болест.
Болезнени рискове за работодателите в Калифорния
Подобно на много трудови закони в Калифорния, съществуват рискове от неспазване на законите за болестта на Калифорния. Всъщност, ако вашият бизнес се намира в град с по-строги разпоредби, трябва да спазвате и двете - местни (градски) мандати за отпуск по болест на мястото, където живеят или работят вашите служители, както и законите на щата Калифорния. По-долу са изложени други рискове.
Липса на спазване на законите за отпуск по болест
Най-често срещаният проблем, с който биха могли да се сблъскат униформените калифорнийски предприятия, не осъзнава, че трябва да предложат платен отпуск по болест или те ще подлежат на глоби и санкции. Въпреки това, те трябва не само да плащат отпуск по болест, но и да документират получените и ползваните от болницата салда. Това се прави най-често чрез предоставяне на натрупания, използвания и наличния отпуск по болест за заплатата на всеки служител. Данните за отпуск по болест могат да се предоставят и на служителите онлайн.
Пример за остатъци от болест на болница за заплащане
Други грешки при отпуск по болест са малко по-често срещани, но със сигурност могат да бъдат скъпи. Дали да уволнявате служител за отпуск по болест (забранено), да не поддържате добри документи (рискови) или да наказвате служители, които не предоставят документация (не е позволено), ето примери за рискове, които трябва да се избягват по отношение на управлението на политиката за отпуск по болест.
Не изисквайте от работниците да предоставят документация за отпуск по болест
Преди години работодателите бяха задължени да изискват служител да предостави лекарска бележка за отпуск по болест. В Калифорния обаче тази документация не се изисква. Освен това работникът не трябва да уведомява предварително. На работодателите в Калифорния е забранено да изискват от работниците сами да намерят замяна, за да покрият смяната им. Бъдете внимателни, за да изключите каквито и да било изисквания от тази политика за отпуск по болест. В Калифорния те нарушават закона.
Не отвръщайте на противник на служител, който използва болничен отпуск
Ако мениджърът накаже служител по някакъв начин (или по-лошо, ако ги пожари) за използване на платен отпуск по болест, компанията може да бъде глобена до 10 000 долара. Освен това на работодателя може да бъде наредено да изплати заплащането на всички загубени заплати, ако работникът бъде спрян, понижен или прекратен.
Не дисциплинирайте служител за използване на болест
Калифорния не ви позволява да дисциплинирате служител за отпускане на отпуск за платен отпуск по болест, като назначаване на лекар или заболяване. Въпреки това, вие сте в състояние да дисциплинирате служителите си, ако не успеят да ви уведомят за вашите документирани правила за присъствие (без покана / без повикване) или ако са използвали всичките си налични обезщетения за отпуск по болест и не успеят да се явят на работа (освен ако отговарят на изискванията или са кандидатствали за FMLA, в който случай фирмата ви оставя политика с предимство).
Други рискове
Други общи рискове, с които работодателите могат да се сблъскат във връзка с администрирането на политиката за отпуск по болест в Калифорния, включват неспазване на изискванията за запазване на документацията, невъзможност за адаптиране към местните наредби в допълнение към изискванията на Калифорния или неспазване на изискванията за отпуск по болест в определени отрасли. Избягвайте тези рискове:
- Липса на документи за отпуск по болест - в Калифорния са необходими три години документи за отпуск по болест, както и други изисквания за запазване на документацията
- Предлагането на болничен отпуск е непоследователно - невъзможността за предоставяне на болничен отпуск по справедлив и последователен начин може да бъде рисковано. Например, ако на някои служители е разрешено да използват ВО, докато са болни, но други не са или на някои им е разрешено да ползват отпуск по болест по време на отпуск по майчинство или бащинство, а други не са, може да отваряте бизнеса си към ненужен риск
- Неспазване на по-строги правила за града - няколко Калифорнийски градове, като Сан Франциско, Лос Анджелис и Сан Диего (и околните общности) имат свои собствени изисквания за управление на отпуск по болест, по отношение на броя часове, които трябва да бъдат платени, правилата за допустимост и начисленията
- Не се спазват конкретни индустрии изключения - докато служителите в колективни трудови договори, като например профсъюзни магазини, са освободени от държавните закони за болниците, хотелските работници имат свои собствени закони за отпуск по болест, както и работниците в други индустрии
Долния ред
Едно от предимствата на управлението на бизнес в Калифорния е красивият климат и природа. Въпреки това, Калифорния има някои от най-строгите трудови и трудови закони в страната. Ето защо ви препоръчваме да помислите за аутсорсинг на задачите в областта на човешките ресурси и спазването на законодателството, за да сте сигурни, че спазвате правилата на Калифорния и избягвайте ненужните одити и глоби от трудовото законодателство.
Ние намираме, че най-добрият начин да останем в съответствие със сложните трудови закони, като тези в щата Калифорния и градове като Сан Франциско и Лос Анджелис, е да използваме софтуер за планиране като Homebase, за да определяме и следим вашите PTO политики и да управляваме цялото си време изключени заявки.
Посетете Homebase
