Писмо за проверка на заетостта, наричано също писмо за доказателство за заетост, е писмен документ, който дава потвърждение от работодателя за текущия или предишния статут на работника. Писмо за проверка на заетостта често се изисква от външна агенция, като наемодателя или кредитора на служителя. Фирмите обикновено предоставят писма за проверка на фирмените бланки, подписани и датирани от работодателя.
Можете да направите управляващите писма за проверка на заетостта много по-лесно с онлайн платформа за човешки ресурси като Gusto. С Gusto, служителите могат да подписват писма, формуляри и договори и дори да се запишат в разплащателните ведомости и ползите онлайн. Всичко се съхранява сигурно за безопасен и лесен достъп. Започнете безплатен 30-дневен пробен период.
Посетете Gusto
Безплатни шаблони за проверка на заетостта
Писмото, което пишете, зависи от това дали заявката за проверка на заетостта се прави от името на настоящ или бивш служител. По-долу са дадени двата вида писма за проверка на заетостта и някои примери за искания, които можете да получите:
1. Писмо за текущи служители
Използвайте шаблон за доказателство за заетост като този, за да проверите дали текущият служител работи за вас (ако го отпечатате на бланки, пропуснете информацията за служебния адрес в горната част на писмото). Те могат да се използват за:
- Домашни или автокредити
- Договори за наем или лизинг
- Приложения за кредитни карти
- Социални услуги
- Имиграционна виза или зелена карта
Изтеглете като PDF
Изтеглете като MS Word / Google Doc
2. Писмо за бивши служители
Използвайте подобен шаблон за проверка на заетостта, за да проверите дали бивш служител всъщност е работил за вас. (Отново, ако го отпечатате на бланка, пропуснете информацията за служебния адрес в горната част на писмото). Те могат да се използват за:
-
- Кандидатстване за работа
- Кредитни заявления
- Държавни помощи
Изтеглете като PDF
Изтеглете като MS Word / Google Doc
Доказателство за заетост Писмо: Какво да включи & Примери
В писмото за проверка на заетостта трябва да включите следното:
- Име и адрес на фирмата на работодателя (или използвайте бланка)
- Длъжност / отговорности на настоящия или бившия служител
- Дати на заетост
- Допустимост за повторно наемане на работа като бивш служител (Много работодатели задават този въпрос като част от проверката на заетостта и можете да изберете да отговорите с „да / не“ или да отговорите общо, като посочите нещо подобно („ всички бивши служители може да отговарят на изискванията за повторно преразглеждане. ”)
- Заплата (зависи от вида на заявката)
- Бонус / увеличение (в зависимост от вида на заявката)
- Вашето име, подпис и информация за контакт
Основното правило с писмата за проверка на заетостта е да адаптирате писмото си въз основа на причината, поради която ви е поискана, и само предоставят исканата минимална информация. Таблицата по-долу показва какво да се включи / не включва според вида на организацията, която подава заявка за проверка на заетостта:
Искания за проверка на заетостта и какво да се включи
| Заявител | SupervisoryResponsibilities / Работиха часове | |||
|---|---|---|---|---|
| Финансови кредитни недвижими имоти | ||||
| Нов работодател | ||||
| Социална служба образование |
Както виждате, информацията, която трябва да предоставите, ще варира. Например, финансовата институция ще иска да знае заплатата и бонуса, както и стажа, за да гарантира, че служителят е кредитоспособен, докато новият работодател на бивш служител ще иска да провери длъжността, задълженията на служителя и дали кандидатът отговаря на условията. за rehire. Ето няколко примера:
Пример 1 - Настоящ служител, който купува дом: Кристоф купува дом. Кредиторът иска да провери продължителността на заетостта и доходите си. Кристоф ви моли да напишете писмо с доказателство за заетост, което той може да даде на банката си.
Пример 2 - Бивш служител, търсещ нова работа: Боби е работил за вас преди 2 години и е останал приятелски, когато се е преместила от държавата. Наскоро тя получи предложение от нов работодател, който иска да потвърди, че е честна по отношение на кандидатурата си за работа и не е уволнен по причина. Новият работодател ви изпраща молба с молба да потвърдите заетостта си. Тук може да не се наложи да включвате доходите на Боби (освен ако новият работодател специално не поиска това), но в допълнение към датите за заетост можете да посочите „да“ на въпроса дали отговаря на условията за повторно наемане.
Пример 3 - Настоящ служител, кандидатстващ за социални услуги: Карен кандидатства за стипендия за предучилищна възраст, основана на доходи, за своите 2-годишни синове-близнаци. Училището иска доказателство за нивото на доходите си, за да квалифицира момчетата си за програмата. Тъй като Карън работи на непълен работен ден като шофьор за следобедна доставка, ще искате да включите работното си време в писмото за проверка на заетостта.
Какво НЕ ВКЛЮЧВА В ДОКУМЕНТИТЕ ЗА ЗАЯВЛЕНИЕ ЗА ЗАЕТОСТ
За да се предпазите като работодател, уверете се, че служителят е одобрил споделянето на финансова информация със заявителя. Често служителят ще бъде този, който ви отправя молба. Например, счетоводителят ви Сюзън иска да предоставите доказателство за работа, за да прикрепите към заявлението си за наем за апартамент, който се надява да наеме. Наемодателят иска да провери дали Сюзън в момента има работа и получава достатъчно заплати, за да си осигури наем. В този случай, Вашия служител Сюзън да подпише искането от наемодателя и да запази този документ за искане заедно с писмото си за проверка на заетостта.
В противен случай, не…
- Предоставете финансова информация освен ако поискано и одобрено от служителя
- Предоставяне на незаконна / защитена информация, като например здравословни проблеми или семейно положение
- Предоставяйте поверителна информация, като пропускате екран за наркотици или нямате валидна шофьорска книжка
- Споделете причините, поради които не бихте наели лицето, като например лошо изпълнение
Пример: Вашият служител Хуан има малки проблеми със здравето и понякога пропуска работа поради астма. Тъй като медицинската информация е защитена от Закона за преносимост и отчетност на здравната информация, HIPAA, незаконно е тази информация да се предоставя на заявителя.
Можете да научите повече за HIPAA, като прегледате нашата статия Федералните трудови закони, които всеки малък бизнес трябва да знае.
Внимавайте какво сте написали
Всичко, което сте написали (особено нещо отрицателно), подлежи на бъдещо юридическо откритие, така че бъдете предпазливи, че не случайно се налагате за отмъщение, ако служителят не е нает от компанията, която иска доказателство за работа. Всъщност много работодатели отказват да предоставят каквато и да е справочна информация, освен да потвърдят длъжността на работника или служителя, датата на заетост и заплатата. Някои работодатели отказват дори да отговорят относно допустимостта на служителя за повторно наемане на работа.
Какво писмо за проверка на заетостта НЕ е
Писмото за проверка на заетостта НЕ е предназначено да служи като справка, проверка на фона или проверка на номера на социалното осигуряване (SSN). Нека да разгледаме тези различни видове искания, които външни организации могат да направят за настоящи или бивши служители:
Писмо за проверка на заетостта срещу проверка на фона
Проверките за произход потвърждават всичко - от предишни адреси на местоживеене и работа до криминална история. Предварителните проверки се предоставят от компании, специализирани в този вид информация. Макар че можете да проверите текущата и предишната работа на мястото на работа, не трябва да предоставяте друга информация за поведението на служителя в писмото ви за проверка на заетостта, за да избегнете нарушаването на поверителността на служителя.
Вижте нашата статия за най-добрите компании за проверка на поведението на работодателите или посетете нашата препоръчителна услуга за проверка на фона, Goodhire.
Писмо за проверка на заетостта срещу проверка на SSN
Отговорност на искащата организация е да провери SSN на служителя. Ако е за целите на заетостта, новият работодател може да използва eVerify, продавач като Goodhire, или да се свърже с Министерството на социалната сигурност. SSN се считат за поверителни и не се споделят в писмо за проверка на заетостта за риск от нарушаване на правото на личния живот на служителя.
Писмо за проверка на заетостта срещу референции
Контролните проверки понякога се бъркат с проверка на заетостта. Те не са същите. Когато някой ви повика за справка за бивш служител, обикновено споделяте подробности за работата и вноските на служителя във вашата организация. За разлика от това, не пишете подробности за ефективността в писмо за проверка на заетостта.
Примерни писма за проверка на заетостта / Доказателство за заетост
След като прегледате примерите по-долу, може да ви бъде по-лесно да напишете своето писмо с доказателство за заетост. Кликнете върху връзките, за да видите примерни проверки на заетостта, като използвате фиктивни имена и различни сценарии, показващи как може да изглеждат различните видове проверка на заетостта.
електронна поща
Имейлът може да бъде доста неформален. Ето един пример за електронна поща за проверка на заетостта в отговор на нов работодател, който иска да провери дали вашият бивш служител е работил с вас. Уверете се, че сте включили информацията за контакт с телефона в случай, че заявителят има допълнителни въпроси.
печат
Писмото е малко по-официално и трябва да бъде отпечатано на фирмената ви бланка, отговаряйки на въпросите на заявителя. Ето примерно писмо за проверка на заетостта за наемодателя.
форма
Формата често е най-лесният начин за проверка на заетостта. Можете да изтеглите и персонализирате този шаблон за образец на формуляра в бизнеса си и след това да отпечатате / направите копия, които да се попълват на ръка, когато служител ви моли да проверите заетостта за каквато и да е цел.
По-лесни начини за проверка на заетостта
В зависимост от вида на исканата информация и от това дали заявителят е предоставил формуляр, може да не е необходимо да пишете нищо. Ето няколко примера.
Минете през вашия HR / Payroll доставчик
Ако използвате доставчик на HR / заплати като Gusto, може да не се налага да проверявате заетостта чрез писмо. Например, при финансиране на покупка на жилище, банката може да поиска доказателство за доход. Това може да бъде осигурено чрез отпечатване на информация за заплатите от началото на годината от системата ви за заплати.
Подателят на молбата предостави ли формуляр за проверка на заетостта?
Много от заявителите ще предоставят своя собствена форма, за да я попълните. Ако е така, прочетете внимателно формуляра, попълнете бланките, доколкото можете, подпишете ги и ги върнете на заявителя. Като най-добра практика в областта на човешките ресурси, може да искате да запазите копие на подписания формуляр в папката на персонала на служителя, в случай че бъдете попитани за това по-късно.
Повече информация е предоставена в съществуващата статия Файл на персонала - Какво трябва да съдържа.
Обмислете система за проверка на заетостта или доставчик
Ако искате изцяло да излезете от процеса на потвърждаване на заетостта, помислете дали да използвате услуга за удостоверяване като TheWorkNumber, Inverify, Intellicorp или Hireright. Тези услуги обикновено осигуряват на служителя уебсайт и код, който могат да предоставят директно на заявителите, които желаят да проверят заетостта.
Вдигни телефона
Често всичко, което е необходимо, е телефонно обаждане. Свържете се с заявителя по телефона или помолете заявителя да ви се обади, за да можете да кажете: „Да, Адолфо работи тук през 2016 г.“
Често задавани въпроси относно писмата за проверка на заетостта
Ами ако служителят все още не е започнал да работи за мен?
Ако вашият нов наем се премести и трябва да наемете или закупите жилище, наемодателят или финансовата компания ще искат да са сигурни, че имат работа. В този случай предоставете на заявителя или служителя копие от подписаното писмо с офертата.
Прочетете нашия шаблон за безплатна оферта и как да направите справка, за да научите повече.
Ами ако организацията
Ако заявителят предостави формуляр, те често предпочитат въвеждането на информацията чрез техния документ. Няма нужда да правите нищо, освен да попълвате бланките, да се подписвате и да им връщате формата.
Ами ако организацията поиска информация, която не ми е удобно да споделям?
Ако не се чувствате комфортно, предоставяне на поисканата информация, по всякакъв начин, не я предоставяйте. Например, ако новият работодател пита колко дни служителят е излизал болен всяка година, бихте нарушили HIPAA, като отговорите на този въпрос. Или ако заявителят поиска информация за защитена класа, като например семейно или полово състояние, можете да напишете „откаже се да отговори“. По-хубаво е да се каже, че това не е ваш бизнес.
Ами ако работникът пише писмото и ме моли да подпиша?
Зависи. Ако ви харесва информацията, която служителят е написал, продължете напред и го подпишете. Служителите често изготвят самите писма, тъй като знаят точно каква информация се иска и за да ви спести време. Като най-добра практика, помолете служителя да подпише над / под вашия подпис и да запази копие от подписаното писмо във вашите файлове.
Ами ако служителят не работи / никога не е работил за мен?
Възможно е заявителят да има невярна информация. Ако е така, отговорете с нищо повече от: „Нямам данни за този човек като служител. Заявката не може да бъде изпълнена, както е предоставено. "
Крайният резултат от писмата за проверка на заетостта
Като работодател искате да помогнете на настоящите и бившите си служители да посрещнат нуждите си, за да проверят заетостта си, за да получат жилище, услуги или кредит. Улеснявайте себе си и намалете риска на организацията, като предоставите само исканата информация и само информацията, която не е поверителна, незаконна или не е от бизнеса на заявителя.
Не забравяйте да проверите Gusto, интегриран HR / софтуер за заплати, който улеснява служителите да се самоконтролират, да подписват писма и документи и да ги съхраняват в защитено онлайн хранилище за документи. Опитайте безплатно 30 дни.
Посетете Gusto
