Добре дошли в онлайн обучителния курс FitSmallBusiness QuickBooks. В този урок ще разгледаме как да персонализираме изгледа и усещането на фактурите, продажбите и разчетите.
Можете да следвате заедно с вашия собствен QuickBooks Online акаунт. Ако вече нямате такъв, кликнете тук, за да се регистрирате за безплатен 30-дневен пробен период и да следвате по-долу.
За да завършите този урок, можете да гледате видеото по-долу, да прочетете инструкциите стъпка по стъпка или да направите и двете. Нека да започнем.
Ако искате да научите повече за управлението на доходите, разходите и отчитането в QuickBooks, изтеглете нашия безплатен урок за 39-курс QuickBooks тук.
Изтеглете нашия безплатен курс за QuickBooks
Значението на персонализиране на формуляри за продажби
Важно е да персонализирате формулярите за продажби, защото те отразяват бизнеса ви. Формите на QuickBooks по подразбиране не са много професионални и може да не съдържат достатъчно място за вашата бизнес информация и информация за клиента.
Тъй като формулярите за продажби се изпращат на клиентите ви, искате те да бъдат професионални и да включват нивото на подробна информация, която клиентите очакват, когато им предоставят фактура за продажба или прогноза за работа, която планирате да направите за тях в бъдеще.
Работа с раздела Продажби в QuickBooks
Персонализирането на облика и фактурите се намира в раздела Продажби в QuickBooks, до който можете да влезете, като кликнете върху иконата на Gear и изберете „Акаунт и настройки“ под колоната „Вашата фирма“, както е показано по-долу.
Отидете до Акаунт и настройки от началната страница на QuickBooks Online.
В раздела „Продажби“ има осем ключови области за настройка:
- Персонализирайте изгледа и усещането: Позволява ви да изберете стил и шрифт на шаблони за формуляри за продажби
- Съдържание на формата за продажби: Изберете условия за плащане на клиенти, начин на доставка и включете / изключете други полета като доставка, номера на транзакции, отстъпки и депозити
- Продукти и услуги: Включване / изключване на запасите и активиране на ценовите правила за клиентите
- Извършване на фактуриране: Тази функция ви позволява да таксувате клиенти на вноски
- Напомняния: Автоматични напомняния, след като фактурите на клиентите са изтекли или са просрочени
- Онлайн доставка: Изберете дали клиентът предпочита да получава фактури по имейл
- Изявления: Включете тази функция, ако предпочитате да таксувате клиенти с извлечения
Този урок е за първата стъпка, като персонализирате облика на вашите търговски форми.
Попълнете полетата в секцията за персонализиране на фактурите на QuickBooks Online.
Как да персонализирате формулярите за продажби
По-долу са дадени подробни указания как да персонализирате облика на фактурите, приходите от продажби и прогнозите:
Уверете се, че сте в раздела Продажби. Кликнете върху синия бутон Персонализиране на изгледа и усещането, както е показано по-долу:
Отидете в раздела за персонализиране на формуляри за продажби в QuickBooks Online.
Изберете синия бутон Нов стил, както е показано по-долу:
Изберете нов стил на продажби във QuickBooks Online.
Следващият екран ви отвежда към екрана за персонализиране на стила на формуляра, където се случва „магията“. Има пет области, които QuickBooks ви позволява да персонализирате за бизнес форми за продажби:
- стил: Изберете от пет шаблона - Airy, Modern, Fresh, Friendly или Bold
- Външен вид: Изберете шрифт, добавете фирмено лого и задайте полета
- удар с глава: Определете каква информация се показва в горната част на фактурата, като адрес на компанията, телефонен номер и условия за плащане
- Таблица с дейности: Изберете колоните, които се показват във фактури като количество, описание и цена
- Footer: Определете каква информация искате да се показва в долната част на фактурите
Персонализирайте стила на продажбите в QuickBooks Online.
стил
В този раздел имаме пет шаблона за избор:
- ефирен: Шаблон по подразбиране
- модерен
- прясно
- Приятелски настроен
- смел
Всеки от горните шаблони се различава във форматирането и броя и типа на полетата, които се показват във фактурата. Тези шаблони са само дизайн и нямат влияние върху функционалността, така че този, който изберете, е изцяло основан на лични предпочитания.
2. Външен вид
Раздел „Външен вид“ в раздела за персонализиране на формуляри за продажби на QuickBooks Online.
В раздела за външен вид можете да промените следната информация:
- Видът и размерът на вашето лого
- Където във Вашата фактура се показва Вашето лого - наляво, в средата или вдясно
- Можете да зададете шрифта за фактурите си
- Можете да зададете височината на линията на тялото на фактурата - това е важно, ако имате дълги описания на продукти и услуги
- Полетата на страницата могат да бъдат зададени, ако използвате персонализирана бланка, която не е стандартна хартия с размери 8,5 x 11
3. Заглавие
Раздел заглавие в раздела за персонализиране на формуляри за продажби на QuickBooks Online.
В секцията Заглавка можете да промените следното:
- Имената на формулярите: Това е името на формуляра като Фактура, Прогноза или Разписка за продажби; например, ако предпочитате да извикате оферта за оценка, можете да промените името на формуляра в QuickBooks на това, което предпочитате
- Търговско дружество: Тук можете да изберете каква информация като имейл, уебсайт и телефонен номер, които искате да се показват във фактурите си
- клиент: Можете да зададете условия за плащане и срокове за плащане, които ще се показват във всички фактури; не искате клиентите ви да се налага да предполагат кога се дължи плащането
- Персонализиран: Разделът с персонализирани полета ще бъде приложим само ако сте създали персонализирани полета в QuickBooks. В следващия урок ще обсъдим защо може да искате да създадете персонализирани полета и как да го направите в QuickBooks
4. Таблица на дейностите
Таблица с дейности в раздела за персонализиране на формуляри за продажби на QuickBooks Online.
В раздела „Таблица на дейностите“ можете да изберете колоните, които се показват във фактурите, и реда, в който се показват. Например, откакто Павел плаща по час, сме сменили полето Quantity в Hours.
5. Долен колонтитул
Раздел с долния колонтитул в раздела за продажби в раздела за персонализиране на QuickBooks Online.
В секцията „Долен колонтитул“ можете да включите кратко съобщение до клиентите си във всяка фактура, като „Ние ценим Вашия бизнес!“. Има и място за въвеждане на информация, която искате да се показва в най-долната част на всяка фактура, като уебсайта Ви.
Когато правите промени във всяка от тези области, можете да кликнете върху бутона Преглед или Печат, намиращ се в долната дясна част на екрана, за да видите промените. След като сте доволни от формуляра, можете да го запазите.
Завийте
Това обобщава секцията за персонализиране на вида и усещането на фактурите, приходите от продажби и прогнозите. Следващият урок в нашия онлайн курс за обучение на QuickBooks ще бъде Как да настроите фактури, продажби и оценки в QuickBooks Online. В този урок ще ви преведем как да зададете условия за плащане за клиентите си и как да добавите информация за отстъпки и депозити към фактурите си.
За да получите достъп до този урок или някой от другите в поредицата, можете да изтеглите всичките 39 видеоурока тук.
Изтеглете нашия безплатен курс за QuickBooks
