Създаването на платежния процес изисква да се вземат някои административни решения, преди да стартирате първия цикъл на заплащане. Тези осем стъпки за това как да се създаде ведомост включва избора на доставчик на ведомост, вземане на решение какви ползи да предложи и избор как и кога да се плаща на служителите си.
Неправилното изчисляване на работната заплата може да доведе до конфликти на работното място и да ви подложи на скъпи наказания в данъчното време. Намалете риска от човешка грешка с Gusto, интегриран HR / софтуер за заплати, който автоматично изчислява, изплаща и зарежда данъците ви за заплати всеки платен период и ви държи в крак с държавните и федералните данъчни закони. Опитайте безплатно 30 дни.
Посетете Gusto
Как работи работната заплата
Самият процес на заплащане е доста ясен, както е илюстрирано на изображението по-долу. Служителите работят и вие изчислявате заплащането им.
Опростени стъпки в процеса на изчисляване на заплатите.
Въпреки това, въвеждането на заплати, като се използват стъпките по-долу, изисква някои решения да се вземат в съответствие с федералните трудови закони. Например:
- Типове работници: Служители или изпълнители
- Начини за плащане: Почасово, заплата или комисиона
- Състояние на служителя: Освободено от освобождаване срещу освобождаване
Вашият платежен процес трябва да бъде настроен така, че да правите правилни удръжки, като например обезщетения и данъци от доходите на служителите и да правите правилни плащания към данъчните служби.
Осем стъпки за установяване на процеса на изплащане на заплати.
Осемте неща, от които се нуждаете, за да настроите платежния си процес, са изброени по-долу и са включени в списъка за проверка на инфографиката, който можете да изтеглите.
1. Настройте вашия бизнес обект
Преди да можете да настроите платежна ведомост, ще ви е необходим идентификационен номер за фирмен данък и най-вероятно трябва да кандидатствате за бизнес лиценз. Стопанският ви субект се състои от фирмено име и идентификационен номер на данъкоплатеца (TIN), който вероятно е идентификационен номер на работодателя (EIN).
Може също да имате нужда от местен бизнес лиценз или друга документация. В тази статия се предполага, че няма да е необходимо да създавате процес на изплащане на заплати, освен ако вече нямате бизнес. За повече информация относно начина на започване на бизнес, направете справка с нашето начало на бизнес секция.
2. Определете как да класифицирате работниците си
Федералното правителство класифицира работниците за изясняване на правилата за плащане, включително какво да плаща, какво да приспадне и кога. Повечето служители са директни служители, което означава, че те работят за вас - не за себе си - и работата им е под вашия надзор. Служителите са най-често срещаните от двата основни типа работници, W-2 и 1099, известни също като директен наем и договорно наети служители.
- Служители на директен наем: Получавате W-2 в края на годината и се изплащат нетни заплати, което означава, че те работят за вас
- Служители на договор: Получаване на 1099-Misc в края на годината и обикновено се плащат брутни заплати; те са самостоятелно заети с вас като свои клиенти
Погрешно класифициране на работниците е скъпа грешка, която някои нови собственици на бизнес правят, когато решат как да настроят ведомостта си. Правителството предвижда строги правила за това какви работници и каква работа може да се счита за „договорна” работа. Например, договорните работници трябва да имат контрол върху работата си по отношение на отработените часове и методите на работа. Служителите обикновено нямат такава гъвкавост, тъй като трябва да работят с предписани часове и по начин, продиктуван от техния ръководител, длъжностна характеристика или наръчник на служителите.
Вероятно планирате да наемете служители или вече да ги наемете на персонала, ако сте готови да настроите процеса на изплащане на заплати. Заслужава си да споменем, че има допълнителни стъпки, които трябва да бъдат предприети, когато наемате служители, които не искате да пренебрегвате. Ако се нуждаете от повече информация за наемането, прочетете нашата статия за наемане на служители, тъй като тя идва със стъпка по стъпка контролен списък.
Създаване на обработка на ведомост за служители на W-2
Служителите на директен наем работят за вашия бизнес. Правителството изисква да им плащате своите доходи (брутни заплати), след като сте извадили данъци и са необходими федерални, държавни и местни удръжки, като социално осигуряване и осигуряване за безработица.
Полученото плащане се нарича нетно възнаграждение и трябва да се изплаща всеки платен период. На свой ред вие плащате данъците на служителя за тях и документирайте тези плащания в данъчен документ W-2 в края на годината.
За да създадете заплати за служителите на W-2, ще трябва да съберете конкретни нови форми за наемане. за нови служители, като изтеглите нашия безплатен нов списък за наемане.
Създаване на обработка на ведомост за 1099 изпълнители
Договорните служители извършват работа за вас, но те са самостоятелно заети и получават 1099 в края на годината вместо W-2. Те плащат свои собствени данъци и удръжки. Когато наемате служител на договор, вие изчислявате заплащането им и им предоставяте брутна заплата. От тях зависи да плащат данъците, които дължат в края на годината. Когато бъдат платени, може да се определи въз основа на вашето споразумение.
Например, може да платите на изпълнител за проект или етап, а не за отработени часове. Освен това може да не се наложи да плащате на изпълнител, докато работата не приключи. Ако те заработят повече от 600 долара за дадена година, трябва да съобщите годишната си печалба в края на годината 1099-MISC данъчна форма.
3. Определете как се заплащат служителите ви
Служителите могат да бъдат платени по много начини. Федералните и държавни закони диктуват най-ниските заплатени ставки, наричани минимална заплата. Въпреки това няма горна граница за това, което можете да платите. Повечето работодатели изследват заплащането на работни места по видове работни места на сайтове за заплата на работното място, като например всъщност или Glassdoor.
Собствениците на нови фирми често започват да плащат на служителите на час, но всъщност съществуват четири общи вида заплащане, които предприятията могат да използват, за да компенсират служителите: да плащат на работника заплата на час, като заплащат на служителя годишна заплата, като плащат на работника за работата, която извършват проект (например договорно наети служители) или част или платени служители комисионна.
всеки час
Служителите и изпълнителите се заплащат на час, когато работният график или работният продукт са различни. Например, ако една седмица Sal работи 12 часа, а друга седмица Sal работи 37 часа, най-добре е да плащате на Sal на час. Почасовите работници обикновено се считат за не освободени, което е човешки ресурс и юридически термин, което означава, че те трябва да бъдат платени за извънреден труд; те не са „освободени“ от извънреден труд. Ако не сте сигурни дали трябва да плащате извънреден труд, прочетете пълната статия за разликата между освободените и освободените работници.
Обикновено извънредният труд се изплаща за повече от 40 часа, изработени за една седмица в размер на 1,5 пъти редовната заплата на служителя. Въпреки това, някои държави, като Калифорния, изискват извънреден труд да се изчислява на отработените часове на ден. Например, в Калифорния, всеки час повече от осем, които са работили в един 24-часов период, трябва да бъдат платени, като се използва заплащането за извънреден труд.
Ако все още не сте избрали система за отчитане на времето, помислете за Homebase. Тя позволява на служителите да се включат от телефон с GPS и да уведомят тях и техните мениджъри, ако забравят да изчакат. Можете също да създадете график за седмица в минути и да изпратите актуализираните графици незабавно на екипа си. Homebase също се интегрира със софтуера на Gusto за заплати и е безплатен за едно място. Запишете се безплатно днес.
Посетете Homebase
Заплата
На служителите се изплаща заплата, когато заплатата им не се променя от седмица на седмица. Те са платени на база годишна сума, независимо от това колко часа работят в дадена седмица или период на плащане. Често работодателят предполага, че заплащането им се основава на посочения брой часове всяка седмица, но обикновено няма следене на часове по часове за това време за целите на изплащането.
Например служител на непълно работно време може да получава заплата за 15 или 20 часа седмично. Служител на пълно работно време може да получи заплата за 30, 32, 35 или 40 часа седмично, като примери. Работните часове са за работодателя и служителя по време на наемане и се основават на това, което е посочено в писмото или предложението на служителя.
Разликата между освободен служител, платен на заплата и платен на неосвободена почасова ставка, е, че служителите, които плащат заплата, могат да работят повече часове, ако искат, но няма да получават заплащане за тези извънредни часове, например за проверка на имейла или връщане на телефонни разговори през нощта.
Заплатените служители обикновено се считат за "освободени" от извънреден труд, освен ако не е посочено друго в трудовия им договор. Прочетете нашата статия за освобождаване срещу освобождаване от задължението за допълнително изясняване, тъй като обяснението по-горе е опростено и заплатата / часът не винаги е същата като освободената / необлагаема.
С парчето
Макар и по-рядко, някои служители се заплащат от парче. Например, служител, който определя автоматично стъкло на предното стъкло, може да се изплаща на базата на броя на инсталациите на ден или на работник, който може да бъде изплатен, въз основа на броя на произведените единици. Плащането по парче може да бъде рисковано, тъй като Законът за справедливите трудови стандарти (FLSA) изисква получените приходи да не падат под минималната заплата. Например, ако служител, който върши работа, ушива 12 облекла и получава 10 долара на облекло (парче), след като работи 40-часова седмица, получените заплати (3 долара на час) не отговарят на изискванията за минимална заплата.
комисионна
Комисионна само за Комисията или заплата плюс комисиона е често срещан вид заплащане за предприятия, които наемат търговски персонал. Например, изпълнител на радио реклама може да бъде компенсиран въз основа на процент от радиото, което той е продал в даден месец. Един продавач на уреди може да получи малка основна заплата за работа в магазина със седмична комисионна въз основа на процент от всяка продажба.
Забележка за видовете плащане и минималната заплата
Независимо от вида на плащането, правителството изисква минималните заплати да бъдат спазвани, така че служителите да не падат под еквивалентите на минималната работна заплата за дадения брой отработени часове.
Федералната минимална работна заплата от юли 2009 г. е останала на ниво от $ 7.25 на час. Въпреки това, много държави са приели по-високи нива на минимална работна заплата, за да осигурят заплата за пребиваване на място. По време на публикуването, държави като Ню Йорк, Колорадо и Аризона изискват минимална заплата от 10 или повече долара на час. Някои градове като Ню Йорк и Сиатъл имат своя минимална заплата - около 15 долара на час.
Заслужава да се отбележи, че някои държави предоставят по-ниски минимални заплати за по-малките работодатели по отношение на приходите или броя на служителите. Други държави осигуряват различни ставки на заплащане в зависимост от това дали работодателят предлага здравни помощи, навършил 18 години или по-малък, е в определена професия (служители) или се обучава. Някои градове имат по-високи минимални заплати в сравнение със състоянието, в което се намират.
Ето защо е важно да проверите законите си за държавни и местни ведомости за заплати или да използвате доставчик на заплати като Gusto, който управлява държавните и местните заплати и часовото спазване за вас. Погледнете нашата статия в платежния процес, за да сте сигурни, че плащате правилната минимална работна заплата на служителите си от началното ниво.
4. Определете кога да плащате на служителите - Вашия цикъл на заплащане
Американското министерство на труда (DOL) и FLSA предоставят федерални изисквания за честотата на заплащане на служителите. Въпреки това, държавните закони често определят правилата за заплатите, включително какво и кога в рамките на платежния процес. Като цяло, служителите трябва да бъдат платени на редовен цикъл на плащане или датата на плащане - обикновено в рамките на седем до 30 дни, откакто са работили, и са спечелили заплатата си.
Най-често срещаните цикли на заплатите са седмични (52 цикъла на заплатите на година) или всяка седмица (26 цикъла на заплатите). Въпреки това, някои работодатели предпочитат да предоставят заплати два пъти месечно (24 цикъла на заплатите на година), а други, най-вече държавни агенции и по-големи фирми, плащат месечно.
Процент от работодателите, които използват всеки вид цикъл на заплатите. Източник: Бюро по трудова статистика
По-долу са представени четирите най-често използвани цикъла на заплатите:
Седмичен ведомост
Плащането на служителите всяка седмица е най-добро за бизнеса с работници на непълно работно време и начално ниво, като хотели, ресторанти и търговци на дребно. Той помага да се гарантира, че почасовите работници, които живеят заплата до заплатата, могат да получават приходите си и да плащат сметки, като газ и наем. Ако плащате на служителите си седмично, ще провеждате 52 седмични заплати годишно.
Изчисляването на седмичната заплата улеснява определянето дали един служител е работил извънредно (повече от 40 часа в една седмица), тъй като периодът на заплащане покрива точно 168 часа всяка седмица. Въпреки това, някои доставчици на заплати таксуват на работната заплата, така че разходите за заплати могат да се увеличат, ако плащате на служителите си седмично.
Двуседмична ведомост
Плащането на служителите всяка седмица е най-разпространеният метод. Тя намалява броя на работните заплати, които бизнесът трябва да обработва наполовина (26 цикъла на заплатите на година вместо 52), но изисква служителите да бюджетират разходите си.
Двуседмичните ведомости за заплати най-често се използват в предприятия, които наемат професионален и административен персонал, на който се изплаща заплата и / или са освободени от извънреден труд. Ако са необходими изчисления за извънреден труд, те трябва да се правят на базата на седмична начална и крайна дата, за да се гарантира, че часовете за извънреден труд се изчисляват правилно.
Двумесечно заплата
Двумесечно - или полумесечно - работна заплата е тази, която се провежда само 24 пъти в годината, вместо 26 пъти годишно като двуседмична; служителите се изплащат два пъти месечно, най-често на 1-во и 16-то число на всеки месец. Някои работодатели плащат на базата на броя на работните часове всеки платен период. Други вземат годишната заплата на служителя, я разделят с 24 и плащат същата сума за всеки период на заплащане, независимо от действителните отработени часове. Това помага да се стабилизират техните разходи за заплати, като се запази същия период на заплащане.
Подобно на всеки седмица от седмицата, двумесечно често се използва от организации, които наемат професионален персонал, на който се изплаща заплата и които са освободени от трудов стаж. Плащането на служителите двумесечно прави изчисленията за извънредно извънредно работно време по-трудни, тъй като извънредният труд би трябвало да се определя въз основа на отработените часове в началото и края на работната седмица.
Месечен вестник
Месечните ведомости за заплати са най-лесни за бизнеса и агенциите, които разполагат с освободен от заплата персонал. Въпреки това, тя не е предпочитана от служителите, тъй като може да премине между 28 и 31 дни между заплатите. Някои държави не позволяват на бизнес работодателите да плащат месечно, а други го позволяват само за ръководители. Месечните ведомости обаче са най-разпространената форма на заплащане, която се използва за заплащане на държавни служители и образователни кадри, като например колежани.
Забележка за цикъла на заплатите и крайната заплата
Служителите имат право да получават своевременно заплатите си. На федерално ниво това означава, че те трябва да бъдат платени не по-късно от края на следващия период. Държавните правила обаче често са по-строги.
Колко бързо трябва да се изплащат окончателните заплати може да зависи от това дали служителят се откаже (доброволно прекратяване) или е уволнен (принудително прекратяване). Един адвокат тежи:
„Неправилното заплащане на служителите може да бъде огромна отговорност за бизнеса. Това е нещо, което може да опустоши малка компания или дори да я накара да затвори вратите си, ако бизнесът го прави редовна практика. Отговорността възниква не само от данъчните агенции, държавни и федерални, но и от съдебни дела, инициирани от самите служители. Друга високорискова дейност е заплащане на работниците като независими изпълнители, когато те действително са служители по закон. "
- Флавия Берис, адвокат, закон Берис
Как мога да настроя разплащателната сметка, така че тя да отиде на разплащателната сметка на служителя или да плати карта за моите служители, които нямат банкова сметка?
Въпреки че можете да работите с банката си, за да създадете директен депозит за всеки служител, е много по-лесно да работите с доставчик на работни заплати, който прави директно депозит или може да настроите опции за платени карти за служителите си без банкови сметки като част от набора данни за служителите нагоре.
Например при Gusto създаването на директен депозит е толкова лесно, колкото и всеки служител да поиска да актуализира данните си за заплати с банкова сметка и номер на маршрута в системата си.
Като малък бизнес с по-малко от 50 служители, аз не трябва да предоставям здравна застраховка, но какво, ако искам? Как да направя това?
Много малки фирми искат да предоставят здравна застраховка за себе си и за своите служители. Тук е най-добре да работите с доставчик на заплати на трета страна. Някои, като Gusto, предлагат предимства и могат да извадят стреса от намирането на доставчик на обезщетения, управлението на процеса на записване, обработката на удръжки и обработката на промени в служителите.
Независимо дали избирате да работите с доставчик на човешки ресурси, който предлага ползи или услуга за заплати, има много опции за аутсорсинг на работната заплата, които ще помогнат дори на най-малките работодатели да получат здравно осигуряване.
Долния ред
Създаването на ведомост изисква да преминете през мисловен процес и да вземате решения и избори - от вида на наетите служители, до процеса на заплащане и цикъла на заплащане, който искате да използвате.
Не можете да отидете на разбойници и да плащате на хората пари под масата.Налице са трудово законодателство и данъчни правила. Надяваме се, че осемте стъпки, които сме направили, ще ви помогнат да навигирате правилно настройката си за заплати за първи път. По този начин служителите могат да бъдат платени правилно и не рискувате одити и глоби.
Не забравяйте да проверите Gusto, когато сте готови да настроите процеса на заплащане. Тя позволява на служителите да се само-на борда, автоматично изчислява данъците върху заплатите, и се интегрира със софтуера за свободно време Homebase, за да се гарантира спазването на трудовото законодателство за изчисления за извънреден труд. Опитайте безплатно 30 дни.
Посетете Gusto
