Организационната схема (или организационна диаграма) е визуална помощ, използвана за изясняване на кой кой кого и кой е отговорен за това, което е във вашата организация. Обикновено тя показва собственика на фирмата или главата на отдела най-отгоре с подчинените по-долу, във формата на чертеж, диаграма, диаграма, или картина.
Благодарим на Pingboard за спонсорирането на тази статия. Pingboard предлага лесен за използване инструмент за организационна диаграма, който можете да получите безплатно, което ви помага да създавате и поддържате собствената си организационна диаграма. Можете също да се регистрирате за безплатен пробен период на техните разширени функции за организационни графики.
Посетете Pingboard
1. Изберете вида на организационната схема, от която се нуждаете
За да управлявате малкия си бизнес, има три вида организационни диаграми, които вероятно ще искате да създадете - йерархична / отгоре-надолу, функционална по отдел и със същата или кръстосана функционалност.
Йерархична / отгоре надолу организационна диаграма
Йерархична организационна диаграма е диаграма, която показва структурата за отчитане на организацията от горе-долу, като се започне с собственика на бизнеса или мениджъра на отдела в горната част на таблицата и служителите, които се отчитат пред тях, които се показват под тяхното име. Всички роли се появяват в кутии, свързани с линия, за да илюстрират връзките за отчитане.
Примерна йерархична / отгоре надолу организационна диаграма
Примерна йерархична организационна диаграма, изградена с помощта на Pingboard
Повечето малки предприятия ще използват организационна диаграма отгоре-надолу, защото това е по-простото от трите вида. Ако вашият бизнес се състои от вас и няколко члена на персонала, които ви докладват, организационната ви таблица ще показва името ви най-горе и имената на служителите ви по-долу.
Това е малко по-сложно, когато започнете да добавяте надзорни служители и началници на отдели, или имате отворени, незаети позиции, но основната идея е същата. Представената по-горе примерна организационна диаграма е съставена за около три минути, като е използвана пробна версия на Pingboard.
Функционална организационна схема (по отдел)
След като вашата организация стане по-голяма и започнете да организирате екипа си в отделите, като продажби, финанси, операции и обслужване на клиенти, вероятно ще използвате функционална организационна схема. Това илюстрира кой отговаря за всеки отдел, както и колко и кои служители докладват на всеки мениджър. Ето един пример по-долу:
Функционална организационна диаграма, изградена в Pingboard със служители във всеки отдел
Когато изграждате организационната си диаграма в програма за организационни графики, изображенията не са статични. Например, на изображението по-горе, можете да разгледате броя на директните отчети, както е показано в „Продажби и маркетинг“, за да видите действителните имена на всеки служител, работещ в този отдел. Това е функция, която няма да имате, ако създадете организационна диаграма на хартия.
Ето видеоклип, показващ как даден потребител може да разгърне организационната диаграма, създадена в Pingboard.
Графиката с матрица или междуфункционална организационна диаграма показва многобройни отношения на отчитане. Той се използва за изобразяване на сложни бизнес организационни структури с взаимоотношения за отчитане на проекти в допълнение към надзорните (отгоре-надолу, йерархични) отношения. Той показва както надзорни взаимоотношения, като „кой е моят шеф”, така и взаимоотношенията на проекта или екипа.
Например, в малка маркетингова фирма, която управлява клиентски проекти, служителите докладват както на техния ръководител, така и предоставят резултати на ръководителите на проекти. Този тип фирма би се възползвал от използването на матрицирана или функционална организационна схема.
2. Изберете инструмент за безплатна или платена организационна диаграма
Можете да намерите безплатни инструменти и шаблони онлайн или дори да намерите налични функции във вашите съществуващи офис софтуерни системи, като MS Office или вашия HR или софтуер за заплати. Или можете да намерите специален софтуер за организационна диаграма, за да създадете свои собствени. Нека прегледаме някои от най-често срещаните, като започнем с тези, които са безплатни.
Безплатни софтуерни инструменти за организационна таблица
- Pingboard има безплатен инструмент за съставяне на графики, както е показано на снимките по-горе.
- Много платени сайтове предлагат безплатна версия с ограничена функционалност, която можете да използвате, като предоставите имейл адрес. Pingboard предлага седемдневен безплатен пробен период за платени организационни схеми.
- MS Office - Можете да създадете организационна диаграма в няколко продукта на MS Office, ако вече използвате MS Office Suite във вашия бизнес.
- В MS Word, след като имате отворен документ, изберете Insert> Smart Art> Organizational Chart. Инструкции можете да намерите тук.
Опции на менюто на MS Office SmartArt за създаване на Org диаграма
- В MS PowerPoint можете да вмъквате текстови полета и линии, за да нарисувате собствена организационна диаграма или да търсите безплатни онлайн шаблони за организационна диаграма.
- В Excel, PowerPoint и Word можете също да изтеглите безплатна добавка за организационна диаграма.
- Използвайте проста програма за рисуване или презентация, която вече е налична на вашия компютър, като Google Slides.
- Система за човешки ресурси / заплати - ако в момента използвате система за човешки ресурси или заплати като Justworks, SAP / Fact Factors или Zenefits, някои могат да предоставят организационна диаграма, използвайки данни за служителите, които вече са в системата ви.
- Ако се нуждаете от нещо много основно, начертайте организационната си схема на хартия или на флипчарт, поставен във вашия офис.
- Безплатни интернет шаблони - Търсене на "безплатен шаблон на организационната диаграма" и ще намерите много безплатни шаблони за сваляне.
Платени инструменти за организационни диаграми
Можете да очаквате да плащате между $ 5 и $ 100 + на месец за софтуер, който ви позволява да създавате организационни диаграми. Тези програми са чудесни, ако имате бързо развиващ се бизнес, правите много организационни схеми или трябва да създавате други диаграми в допълнение към организационните диаграми (като графики и карти на процесите). Много от платените организационни сайтове предлагат безплатни проучвания, но може да се наложи да споделите имейл адреса си, за да получите достъп.
Ценообразуването на софтуера за организационната схема обикновено е структурирано в различни нива на характеристиките. Например, планът за стартиране на Pingboard дава трима служители достъп до софтуера, включително достъпа за мобилни приложения и поддръжка по имейл, в допълнение към функциите в свободния план. Обновяването до Pingboard's Standard или Pro плановете предлага разширени функции като интеграция с вашия HR или IT софтуер и достъп за целия ви персонал.
Най-добрите организационни графики осигуряват инструменти като възможността за разглеждане, за да видите подробна информация за служителите (профили), цветен код на графиките, търсене на графики по име или длъжност и дори да добавите снимки на служители.
Някои от по-полезните функции на Pingboard са показани по-долу. Първите десет функции са налични в безплатната версия на Pingboard, а четирите функции, показани в долната част, изискват надстройка:
Пример за безплатни и платени инструменти на организационната диаграма на Pingboard
3. Попълнете организационната си карта
В зависимост от причината, поради която създавате организационната си диаграма, всяко място може да включва по-малко от име и заглавие или толкова информация, колкото можете да поставите във всяко поле. Нашата препоръка за повечето организационни диаграми е да включва следното във всяко поле за позиция:
- Име (оставете името празно, ако позицията е отворена)
- Отдел (например продажби / маркетинг, счетоводство, операции)
- Заглавие на роля или работа (например, търговски представител, ръководител, служител, acct mgr)
- По желание:
- Местоположение (използвайте, ако служителите са географски различни, т.е. NY, TX, CA или ако имате няколко сгради)
- Информация за връзка
- Телефон (разширение на работния телефон или мобилен телефон)
- Имейл (работен или домашен имейл, който ще се използва за бизнес контакт)
- Снимка / главата
Някои софтуери на org графика ви позволяват да добавяте допълнителна информация, така че тя да функционира повече като директория на служителите. Ето пример от Pingboard, показващ поверителна информация, която може да вижда само администраторът на Pingboard и служителят, включително размера на ризата на служителя и ограниченията в диетата.
Поверителна информация за служителите на Pingboard, видима само за администраторите и служителя
Защо Вашият малък бизнес има нужда от организационна схема
Не го правите трябва имате организационна схема, но като най-добра практика за човешки ресурси препоръчваме да го направите. Има няколко причини, поради които:
- Да подобри комуникацията между отделите и екипите
- За да спестите време, като изясните кой какво прави
- Да демонстрира пред бизнес партньори (банки, финансови партньори), че вашият бизнес е структуриран за успех и че имате хора, които изпълват важни роли
- За да ви помогнем да планирате растеж и преход
Организационната таблица е инструмент, подобен на списък с телефони, за подобряване на комуникацията чрез изясняване на структурата ви за отчитане. Това спестява време, така че служителите, особено новите, не трябва да питат: „Кой е нашият ИТ човек?“, „Кой мога да задам въпрос относно моите обезщетения на служителите?“ Или „На кого докладва шефът ми?“
Организационните схеми също често са важни, ако кандидатствате за финансиране, тъй като инвеститорите, банките, кредиторите или SBA може да искат да видят как вашата организация е структурирана, за да гарантира, че е вероятно да бъде успешна и вашият бизнес може да изплати заем.
Всъщност, ние препоръчваме най-добрата HR практика да разполагате с две версии на организационната ви схема - едната, която показва текущите взаимоотношения на служителите (за споделяне с персонала ви) и тази, която показва как организацията ви ще бъде структурирана, когато растете / разширявате, или когато член на персонала.
Втората версия на вашата организационна диаграма вероятно ще има незаети позиции в нея - заместители на позиции, които се надявате да наемате в бъдеще. Ето пример, показващ две незаети позиции:
Примерна организационна таблица с незаети позиции, създадени с безплатната версия на Pingboard
Ползи от използването на онлайн организационна схема
Едно от предимствата от използването на организационна диаграма, базирана на облак, като Pingboard е, че често можете да я синхронизирате със съществуващи приложения, така че ако данните се променят в една система, като G-Suite на Google, Okta, Azure Active Directory или ADP, той автоматично ще актуализира организационната ви схема, като Ви спестява време и намалява дублираното въвеждане на данни и грешки.
Примери за синхронизиране на данни и инструменти за импортиране на Pingboard
Друга полза, която повечето онлайн организационни схеми предлагат, е възможността за импортиране на данни от електронна таблица или софтуер за човешки ресурси, въпреки че това обикновено изисква надграждане до платена версия. Pingboard, например, ви позволява да импортирате данни от електронна таблица или Google, както и HR, ползи и софтуер за заплати като ADP, Gusto, Justworks, Zenefits и други.
Долния ред
Преди да похарчите ценно офис време, създавайки организационна схема, попитайте се - наистина ли се нуждаете от такава? Ако имате двама служители и и двамата ви докладват, вероятно не го правите. Но след като започнете да наемате повече служители, организационната схема е важен инструмент.
Препоръчваме ви първо да поддържате организационната си схема проста. Например, можете да създадете безплатна организационна диаграма на една страница с помощта на Pingboard и след това да я актуализирате, като добавяте или изтривате полета, редове или текст.
Каквото и да изберете, не забравяйте да поддържате организационната си схема актуална, докато бизнесът ви расте - работните места, хората и отговорностите се променят. Вашата организационна диаграма вероятно ще се увеличи по сложност, тъй като ще преминете от трима служители на 15 на 50. Така че освен първата, която сте написали на гърба на салфетка - може да погледнете назад с носталгия един ден.
Посетете Pingboard
