Независимо дали купувате продукти, които препродавате на клиентите си или правите продуктите, които продавате на клиентите си, винаги трябва да знаете каква е цената ви, какво продавате за продукта и колко имате на ръка. Чрез проследяване на запасите в QuickBooks, можете да направите всичко това и много повече.
Защо е важно проследяването на инвентара
Проследяването на рекламните Ви места ще ви помогне да останете на върха на това, което имате на склад, така че да можете да сте сигурни, че можете да изпълнявате всички чакащи или предстоящи поръчки на клиенти. Също така ще ви помогне да определите дали печелите пари или губите пари за всеки продукт (т.е. марж на печалбата), така че да можете да решите дали си струва да продължите да продавате артикул или просто да го изпуснете от каталога си изцяло.
Предимства на проследяване на инвентара в QuickBooks
Има редица ползи за проследяване на запасите в QuickBooks. Ето само няколко причини:
- QuickBooks ще проследява цената на всеки продаден артикул (т.е. цена на продадената стока).
- Можете да проследите продажбата на всеки продукт, така че да знаете кои предмети летят от рафтовете в сравнение с елементите, които събират прах.
- Лесно можете да проверите какви са вашите текущи количества на ръка, за да определите какви продукти трябва да направите с доставчика си.
Как да настроите и проследявате инвентаризация в QuickBooks Online
Преди да можем да настроим рекламните си места в QuickBooks, трябва да включим функцията за проследяване на рекламните места.
Ето стъпките за създаване на инвентаризация в онлайн QuickBooks:
Стъпка 1 - Придвижете се до Предпочитанията на компанията
От иконата Gear в горния десен ъгъл изберете Акаунт и настройки както е показано на снимката по-долу.
Стъпка 2 - Придвижете се до раздела Продажби
В лявото меню кликнете върху раздела Продажби, както е показано на екрана по-долу.
Стъпка 3 - Включете функцията за проследяване на рекламните места
Кликнете върху иконата с молив, намираща се в горния десен ъгъл, след което изберете „Вкл.“ До „Проследяване на количеството на запасите на ръка“, както е показано на снимката по-долу. Кликнете върху Свършен бутон, който ще се намира в долната част на екрана, за да запишете промените.
Стъпка 4 - Отидете до списъка с продукти и услуги
Кликнете върху иконата Gear в горния десен ъгъл и изберете Продукти и услуги директно под списък колона, както е показано на екрана по-долу.
Стъпка 5 - Създайте нова позиция в инвентара в QuickBooks
Кликнете върху бутона „Нов“, както е показано на снимката по-долу.
Стъпка 6 - Изберете вида елемент
В следващия екран трябва да видите типа на елементите, които можете да настроите. За целите на тази статия ще се съсредоточим върху Складова наличност тип елемент. Въпреки това, ако искате да научите как да настроите някой от другите видове артикули, разгледайте Наръчник за настройка на продукти и услуги за инструкции стъпка по стъпка.
Стъпка 7 - Въведете информацията за новия елемент
По-долу е показана снимка на екрана, заедно с кратък преглед на информацията, която трябва да предоставите тук.
- Име - Това е длъжен област. Въведете името на елемента в това поле. Това поле е само за вътрешни цели; ще имате възможност да въведете друго име / описание за клиенти и доставчици.
- Картина - Това е по избор Полето Качете снимка на елемента в това поле, ако е необходимо.
- SKU - Това е по избор област. Въведете SKU за елемента в това поле, ако е приложимо. SKU е уникален номер, който се използва за идентифициране на продукт.
- Категория - Можете да групирате подобни продукти и услуги чрез създаване на категории.
- Първоначално количество на ръка - Това е длъжен област.Уверете се, че имате точен списък на запасите за всеки елемент преди можете да го настроите в QuickBooks. След като запазите и затворите този екран, полето за количество ще бъде оцветено в сиво и ще трябва да въведете корекция на инвентара, за да актуализирате количеството. Ще обсъдим корекциите на рекламните места малко по-късно.
- С дата - Това е длъжен област. Въведете датата, на която искате да започнете да проследявате количеството на този елемент.
- Точка на повторна поръчка - Това е по избор област. Въведете минималното количество, което искате да имате. След като достигнете това количество, QuickBooks ще ви изпрати уведомление, че е време да пренаредите този елемент.
- Профил на активите за рекламни места - Това е длъжен област. Тя се попълва автоматично от QuickBooks. Ако обаче искате да проследявате рекламните си места с друг профил, можете да го направите. Вижте как да създадете видеоурок за диаграма на профилите, за да научите повече за настройката на нов профил.
- Информация за продажбите - В това поле въведете описанието, което искате да се показва във фактурите и постъпленията от продажбите, които изпращате на клиентите си.
Съвет: Въпреки че това не е задължително поле, препоръчвам да въведете описание тук, за да избегнете това да правите всеки път, когато създавате фактура / квитанция за продажби за клиент.
- Продажна цена / процент - Въведете цената, за която продавате елемента в това поле. Ако продажната Ви цена варира за всеки клиент, можете да оставите това поле празно и да го попълните директно на фактурата / разписката за покупка.
- Сметка за доходи - Това е длъжен област. Въведете профила, който искате да използвате за проследяване на всички продажби за този елемент. Разгледайте нашия урок за график на профилите, за да научите повече за това как работят профилите.
- Информация за покупка - Това поле се изисква само ако планирате да създавате поръчки за покупка; в противен случай можете да го оставите празно. Въведете описанието, което искате да се показва в поръчките за покупка.
- Цена - Въведете сумата, която сте платили за елемента. Това поле не е задължително, но препоръчвам да го попълните, така че QuickBooks да може да проследява цената на продадените стоки.
- Разходен профил - Това е длъжен област. Тя се попълва автоматично от QuickBooks. Това е сметката, която ще се използва за проследяване на стойността на елементите, след като сте ги продали (т.е. цената на продадените стоки). Можете да кликнете върху падащото меню, за да изберете друг профил, за да следите разходите си или да настроите нов.
Стъпка 8 - Преглед на списъка с продукти и услуги
След като настроите всичките си позиции в инвентара, можете лесно да стартирате отчет за продукти / услуги в QuickBooks.
8.1 - От началната страница на QuickBooks кликнете върху Отчети, която се намира в лявата лента с менюто, както е показано по-долу.
8.2 - Кликнете върху Всички отчети, както е показано на снимката по-долу.
8.3 - Под списъка Продукти / Услуги кликнете върху бутона Изпълни.
8.4 - Трябва да видите доклад, подобен на този на екрана по-долу.
Какво влияние оказва инвентаризацията върху финансовите ми отчети?
Когато създавате поръчка за покупка в QuickBooks, няма влияние върху финансовите ви отчети. Въпреки това, когато купувате и продавате инвентара, има няколко сметки и финансови отчети като Вашия баланс и отчет за доходите, които са засегнати.
По-долу е представена обобщена таблица на въздействието върху отчетите и финансовите отчети.
Съвет: Едно от най-важните неща, които трябва да направите всяка година, е да извършите физическо преброяване на всеки елемент във вашия склад. Макар че това не е най-вълнуващото нещо, което трябва да направите, то ще ви помогне да започнете всяка година с правилното преброяване на запасите и оценката. Това е важно, защото ще гарантира, че вашите книги съответстват на това, което всъщност имате на рафта. За още съвети вижте как да проследявате и преброявате ръководството за инвентаризация.
По-долу е показана снимка на примерен работен лист за физическа инвентаризация, който можете да експортирате, за да превъзхождате или да запазите като PDF в QuickBooks:
Работен лист за физическа инвентаризация
Има няколко доклада, които трябва да прегледате, за да ви помогне да управлявате инвентара си, ние ще обсъдим тези следващи.
Какви са наличните отчети в QuickBooks Online?
Както споменахме по-рано, едно от предимствата на управлението на инвентара ви в QBO е достъпът до редица доклади. Ето няколко ключови отчети за рекламните места, които можете да изпълните само за няколко минути.
Обобщен доклад за оценка на запасите
Обобщаващият доклад на инвентаризацията показва стойността на SKU (ако е приложимо), количеството, общата стойност на активите и средната цена на всички ваши продукти. QuickBooks Online използва метода на инвентара FIFO за изчисляване на стойността на запасите. FIFO (First In First Out) означава, че първият продаден инвентар е първият. Проверете FIFO, за да научите повече за този метод на инвентаризация.
Обобщен доклад за продажбите по продукт / услуга
Обобщеният отчет Продажби по продукт / услуга ви показва общите продажби, цената на продадените стоки и брутния марж на всичките ви продукти в инвентара. Можете да използвате този отчет, за да прецените кои продукти са най-добрите ви продавачи.
За достъп до всички отчети за инвентара кликнете върху Отчети в лентата с менюта в лявата страна, както е показано по-долу.
Кликнете върху Всички отчети, тогава Управление на продукти и инвентар както е показано на снимката по-долу.
Долен ред
Сега, когато знаете ползите от проследяване на инвентара в QuickBooks Online, не забравяйте да проверите нашия безплатен курс за QuickBooks, който включва видеоуроци за това как да проследявате продажбите си, да плащате сметките си и да правите всичко от счетоводството си в QuickBooks!
