Добре дошли в онлайн обучителния курс "Подходящ малък бизнес QuickBooks"! В този урок ще разгледаме как да управлявате продажбите на кредитни карти в QuickBooks Online, ако използвате процесор за кредитни карти на трета страна.
Можете да следвате заедно с вашия собствен QuickBooks Online акаунт. Ако вече нямате такъв, кликнете тук, за да се регистрирате за безплатен 30-дневен пробен период и да следвате по-долу.
За да завършите този урок, можете да гледате видеото по-долу, да прочетете инструкциите стъпка по стъпка или да направите и двете. Нека да започнем!
Ако искате да научите повече за управлението на приходите, разходите и отчитането в QuickBooks, изтеглете нашия безплатен урок от 39 курса QuickBooks тук.
Изтеглете нашия безплатен курс за QuickBooks
Intuit плащания срещу трета страна кредитна карта процесор
Днес повечето хора не носят пари в брой, а по-малко все още пишат чекове. Ако искате да се погрижите за възможно най-много клиенти, ще трябва да приемате кредитни карти като форма на плащане. Компаниите за обработка на кредитни карти предлагат тази услуга срещу заплащане.
Много потребители на QuickBooks решават да отидат с Intuit Payments като процесор за кредитни карти, защото той е напълно интегриран с QuickBooks Online, така че вашите сметки и финансови отчети винаги са актуални. Ако използвате Intuit Payments, кликнете тук, за да разберете как да управлявате продажбите на кредитни карти в QuickBooks Online.
Ако използвате различен процесор за кредитни карти, стъпките за управление на продажбите на кредитни карти са малко по-различни. Ето какво ще разгледа този урок.
За повече информация относно обработката на кредитни карти, не забравяйте да прочетете нашата статия за най-добрите доставчици на търговски услуги и нашето ръководство за таксите за кредитни карти.
Как да записвам продажби на кредитни карти от клиенти в онлайн QuickBooks?
Има два начина, по които можете да записвате клиентските плащания в QuickBooks. Ако клиентът ви плати незабавно, ще запишете касова бележка. Въпреки това, ако имате продажба на кредит, което означава, че клиентът ви плаща по някое време в бъдеще, тогава искате да получите плащане за фактура в QuickBooks. Да започнем с касовата бележка.
Запишете плащане с кредитна карта чрез разписка за продажба
Етап 1
От началната страница кликнете върху знака плюс в горната част, както е посочено по-долу.
Под Клиенти изберете колона Касова бележка както е посочено по-долу.
Стъпка 2 - Попълнете формуляра за получаване на кредит с информация за кредитна карта
Създаване касова бележка ще се покаже прозорецът. Попълнете полетата, както е показано по-долу, и кликнете върху save.
- Адрес на плащане: Това поле ще се попълни автоматично с информацията, която е в потребителския профил. В начина на създаване на урока на клиентите, ние преминаваме стъпка по стъпка, за да ви покажем как да настроите информацията за клиента си.
- Дата на получаване на продажбите: Това е датата, на която сте направили продажбата.
- Начин на плащане: Изберете кредитна карта от падащото меню.
- Депозирайте в: Това е банковата сметка, на която ще бъдат депозирани плащанията с кредитната ви карта. Ако искате да промените профила, можете да го направите на този екран.
БАКШИШ: Препоръчвам ви да използвате Недепозирани фондове сметка за плащане с всички кредитни карти. Този профил се създава автоматично от QuickBooks.Консолидирането на всички плащания с кредитни карти в сметката с недепозирани фондове улеснява комбинирането на няколко плащания с кредитни карти (ако е необходимо), за да съответства на сумите на банковите депозити. За повече подробности вижте раздела Как се записват депозити с кредитни карти от този урок. - Продукт / услуга: Изберете от падащото меню продукт / услуга, продадена на вашия клиент.
- Описание: Това поле ще се попълва автоматично въз основа на информацията за продукта / услугата. Можете също да въведете персонализирано описание директно в това поле.
- Количество: Въведете количеството, ако е приложимо.
- Оценка: Това е цената на продукта или услугата. Това поле ще се попълва автоматично въз основа на настройката на продукта / услугата. Можете също да въведете курс директно в това поле.
- Количество: Това поле автоматично ще се изчисли, като се умножи количеството, умножено по скоростта.
БАКШИШ: На този етап трябва да обработите плащането с кредитна карта за клиента, каквото обикновено го правите. След като въведете кода за одобрение, въведете този код в полето за референтен номер в касовата бележка, както е показано по-горе. - Референтен номер: Въведете кода за одобрение, който сте получили, след като обработите плащането с кредитна карта.
Стъпка 3 - Запазете касовата бележка и имейл до клиента
След като запишете касовата бележка, има няколко неща, които ще се извършат „зад кулисите“ в QuickBooks:
- Прозорецът за изпращане на имейл ще се отвори, за да можете да прегледате имейла, който вашият клиент ще получи заедно с PDF копие на квитанцията за продажба, както е посочено по-долу.
- Квитанцията за продажба ще има следното влияние върху финансовите отчети:
Засегнати сметки Въздействие върху профила Финансов отчет Продавач Нараства Загуба на печалба Банкова сметка или Сметка с недепозирани средства Нараства Баланса - Върнете се обратно към разписката за продажби и забележете, че състоянието вече е платено, както е посочено по-долу.
Запишете плащане с кредитна карта на фактура
Ако клиентите ви не ви плащат веднага за даден продукт или услуга, бихте записали плащането им с кредитна карта по фактура, вместо с касова бележка. Ето стъпките за записване на плащане с кредитна карта по фактура.
Стъпка 1 - Отидете до Създаване на фактура
От началната страница кликнете върху знака плюс в горната част, както е посочено по-долу.
Под Клиенти колона, изберете Получаване на плащане както е посочено по-долу.
Стъпка 2 - Пълна фактура
Ще се покаже прозорецът за получаване на плащането. Попълнете полетата, както е посочено по-долу.
- Име на клиента: Изберете клиента от падащото меню.
- Дата за плащане: Изберете датата, на която клиентът извършва плащането.
- Начин на плащане: Изберете кредитна карта от падащото меню.
- Депозит на: Изберете банковата сметка, на която трябва да бъде депозирана плащането с кредитна карта. За да промените профила, можете да го направите от падащото меню.
БАКШИШ: Препоръчваме Ви да консолидирате всички плащания с кредитни карти в сметката с недепозирани средства. Това ще Ви позволи лесно да сравните плащанията в QuickBooks с размера на банковия депозит. За да настроите сметката с недетифицирани средства като сметка по подразбиране за всички плащания с кредитни карти, вижте как да управлявам продажбите на кредитни карти с урок по сметка в Intuit Payments. - Изберете фактурата (ите), която клиентът плаща.
- Въведете сумата за таксуване на кредитната карта.
БАКШИШ: На този етап трябва да обработите плащането с кредитна карта за клиента, каквото обикновено го правите. След като получите кода за одобрение, въведете този код в полето за референтен номер във фактурата, както е посочено по-горе. - Референтен номер: Въведете кода за одобрение за плащане с кредитна карта.
Стъпка 3 - Запазване на фактура и изпращане до клиента
След като запазите фактурата, има няколко неща, които се извършват „зад кулисите“ в QuickBooks:
- Плащането ще бъде запазено и плащането с кредитна карта ще бъде обработено.
- Плащането с кредитна карта ще окаже следното влияние върху финансовите отчети:
Засегнати сметки Въздействие върху профила Финансов отчет Вземания Намалете Баланса Банкова сметка или Сметка с недепозирани средства Нараства Баланса - Придвижете се обратно до фактурата за потвърждение, че плащането е приложено правилно. Фактурата ще бъде маркирана като Платена, както е посочено по-долу.
Как да записвам депозити с кредитна карта в QuickBooks онлайн?
След като сте обработили плащанията с кредитни карти в QuickBooks, ще трябва да запишете депозирането на тези плащания в банковата си сметка. Депозитите по кредитни карти може да не се показват в банковата Ви сметка за 2-3 дни. След като депозитът се покаже в банковата Ви сметка, изпълнете следните стъпки, за да запишете депозита в QuickBooks:
Стъпка 1 - Придвижете се до банкови депозити
От началната страница кликнете върху знака плюс в горната част на страницата и под Друга колона, изберете Банкова сметка както е посочено по-долу.
Стъпка 2 - Създайте депозит
Ако използвате сметката за недекларирани средства, за да задържите плащанията си с кредитни карти, тогава ще трябва да изпълните тези стъпки, за да прехвърлите тези средства от сметката на недетираните средства и на банковата сметка, на която са депозирани плащанията с кредитни карти.
БАКШИШ: Ако сте използвали банковата си сметка, за да записвате плащанията с кредитни карти, тогава вие Недей трябва да изпълните тези стъпки.
Ще се покаже следният прозорец. Попълнете полетата, както е посочено по-долу.
- Банкова сметка: От падащото меню изберете банковата сметка, на която са депозирани плащанията с кредитна карта.
- Дата на депозита: Изберете датата, на която плащанията по кредитната карта са били депозирани на банковата Ви сметка.
- Изберете плащания за депозит: Изберете плащанията с кредитна карта, които са били депозирани на банковата Ви сметка.
БАКШИШ: Обикновено плащанията с кредитни карти могат да бъдат комбинирани, ако са възникнали в същия ден или на следващия ден. Затова може да се наложи да изберете няколко плащания с кредитни карти, за да съответстват на сумата, депозирана на банковата Ви сметка. В примера по-горе, двете избрани плащания с кредитни карти бяха обработени в QuickBooks на 9/22. Банковият депозит за двете плащания обаче е направен 4 дни по-късно на 9/26. В банковото извлечение общата сума на депозита е $ 1900.00. - Дати на плащане: Това е датата, на която сте обработили плащането с кредитна карта.
- Депозитна сметка: Това трябва да е равно на сумата на депозита в банковото Ви извлечение.
Записването на депозита ще има следното въздействие върху отчетите и финансовите отчети:
| Засегнати сметки | Въздействие върху профила | Финансов отчет |
|---|---|---|
| Недепозирани фондове | Намалете | Баланса |
| Банкова сметка | Нараства | Баланса |
Как да записвам такси за кредитни карти в QuickBooks Online?
Трябва да създадете сметка за разходи, наречена Merchant Fees или такса за обработка на кредитни карти, за да запишете всички такси, които ще бъдете таксувани. В урока „Как се настройва графика на сметките“ Ви превеждаме стъпка по стъпка как да създадете нови профили.
Завийте
Това завършва секцията за това как да управляваме продажбите на кредитни карти с трети процесор за кредитни карти в QuickBooks Online. Следващият урок в нашия онлайн курс за обучение на QuickBooks ще покрие декларацията за печалба и загуба в QuickBooks Online. В този курс ще обсъдим какво ще ви разкаже декларацията за печалбата и загубата за вашия бизнес и как да създадете отчет за приходите и разходите в QuickBooks Online.
За да получите достъп до този урок или някой от другите в поредицата, кликнете тук. Или кликнете тук за безплатна 30-дневна пробна версия на QuickBooks Online.
? Предишен урок
Ръководства за QuickBooks
Следващ урок?
Нашите препоръчителни QuickBooks приложения
