Как да настроите, изчислявате и плащате данъци върху заплатите в QuickBooks

Работодателите са отговорни за FICA и FUTA федералните данъци за заплати, както и за SUTA и SUI в повечето държави. Усъвършенстваните или пълните работни заплати на QuickBooks улесняват изчисляването на данъците върху заплатите, но има няколко стъпки, необходими за първоначално въвеждане на данъци.

Тази статия е третата в нашата 3 част серия на QuickBooks Payroll. Ако все още не сте създали служителите си, първо трябва да направите това. Насочете се към нашето ръководство за настройка на заплати QuickBooks за инструкции стъпка по стъпка; След като свършите, върнете се към тази статия, за да получите тези данъци. Ако се случи просто да се натъкнете на тази статия и бихте искали повече информация за наличните услуги за заплати, вижте нашето ръководство за Intuit Payroll Services.

Контролен списък за настройка на данъците върху заплатите:

• Дати на раждане и наемане за всеки служител
• Информация за Вашия бизнес контакт (юридическо име, пощенски адрес)
• FEIN
• Формуляр за данък върху заплатите, който трябва да подадете (941 или 944)
• График за плащане / депозит за федерален данъчни плащания
• ETT или други държавни ставки
• Вашата банкова сметка # и маршрута # за електронно плащане
• Онлайн потребителски идентификатор и парола, използвани за достъп до банковата ви сметка
• *График за плащане / депозит за състояние данъчни плащания
• *Номер на държавната сметка
• *SUI Rate

(*) Тези елементи се прилагат само ако държавата ви събира данък върху доходите.

Как да настроите и платите данъци върху заплатите

Следвайте стъпките по-долу, за да настроите данъците върху работната заплата в QuickBooks:

Стъпка 1 - Отидете до данъчния център

От лявата лента с менюта кликнете върху „Данъци"Както е показано на снимката по-долу.

Отидете до данъчния център в онлайн QuickBooks.

Стъпка 2 - Изберете данъчен център за заплати

В допълнение към изчисляване на данъците върху заплатите, можете също да проследявате данъка върху продажбите в QuickBooks Online. Уверете се, че сте избрали „Данък върху работната заплата“, както е посочено на екрана по-долу.

Кликнете върху данъка в Центъра за данъци върху заплатите в QuickBooks Online.

На екрана са полезни съвети за информация, които ще ви трябват, за да ви бъдат полезни, както обсъдихме в предишния раздел. Едно от предимствата на използването на QuickBooks Payroll е техническата поддръжка, включена в месечния Ви абонамент. Можете да се свържете с представител за поддръжка на клиенти чрез чат или по телефона само като кликнете върху „“Свържете се с нас"Връзка, както е посочено по-горе.

Стъпка 3 - Настройка и спазване на данъците върху заплатите

В следващия екран трябва да видите списък на служителите, които сте настроили. Забележка: Ако трябва да добавите служител, разгледайте нашето ръководство за настройка на заплатите QuickBooks за инструкции стъпка по стъпка.

Добавете Дата на раждане на служителя и Дати на наемане, за да завършите настройката на данъка върху заплатите в QuickBooks Online.

На този екран трябва да имате датата на раждане и датата на наемане за всеки служител. Трябва да можете да получите тази информация от формуляр I-9 или друга нова документация за наемане, попълнена от служителите. Можете също да прегледате информацията за W4, която е въведена, когато настройвате служителите си. Просто кликнете върху „W4 информацияВръзка, както е посочено в горната снимка на екрана.

Стъпка 4 - Въведете данните на фирмата

По-долу е показана снимка на екрана и кратко обяснение на информацията, която трябва да въведете във вашата компания.

Въведете името на фирмата, адреса и датата на първото плащане в QuickBooks Online.

1. Име на фирмата: Въведете юридическото име на фирмата, което използвате за всички подадени данъчни декларации.
2. Бизнес адрес: Адресът, който сте въвели за бизнеса си по време на настройка на работната заплата, автоматично ще попълни тук; ако използвате различен адрес, вместо да поставите отметка, ще видите полета, където можете да въведете правилната информация за адреса.
3. Дата, в която планирате да стартирате първата заплата: Посочете датата, на която планирате да изпълните първата си заплата. Тази информация е от ключово значение за проследяване на плащанията за данъци върху заплатите. Вашите опции за дата ще се базират на текущия месец и година, в която се намирате.
4. Дата, на която сте наели първия си служител: Ако сте наели първия си служител през последните шест месеца, изберете „да"; в противен случай изберете „не”.

Стъпка 5 - Въведете данните за Федералния данък

По-долу е показана снимка на екрана, заедно с кратко обяснение на информацията, която се изисква федерален данъци.

Въведете информация за Федералната данъчна ставка за заплати в QuickBooks Online.

1. FEIN: Въведете своя федерален данъчен номер в това поле. Ако го нямате, можете да изберете „Не“, ако все още не сте го получили или ако не го използвате удобно. Ако обаче не сте подали заявка за данъчен номер, можете да разберете как да го направите тук. Забележка: Въпреки че можете да стартирате платежна ведомост без идентификационен номер за федерален данък, не можете да изпращате плащанията си към данъчните ведомости без данъчно облагане; Този номер гарантира, че вашият бизнес ще получи кредит за всички извършени данъчни плащания.
2. Данъчна форма за заплати: Изберете формуляра за данък върху работната заплата, който трябва да подадете в IRS. Вариантите тук са формуляр 941, който е подаден тримесечен или формуляр 944, който е подаден ежегодно , Ако не сте сигурни кой формуляр трябва да подадете, разгледайте нашето счетоводно ръководство, за да разберете.
3. Федерални данъчни плащания: От падащото меню изберете колко често се изисква да плащате федерални данъци върху заплатите. Вариантите тук са полу-седмични, месечни или тримесечни. Ако не сте сигурни колко често трябва да подадете документи, разгледайте нашето ръководство или се свържете с IRS.
4. Статут с нестопанска цел: Ако сте бизнес с нестопанска цел 501 (c) (3), който не плаща FUTA, изберете „да"; в противен случай изберете „Не”.

Стъпка 6 - Въведете подробности за държавата

По-долу е показана снимка на екрана, заедно с кратко обяснение на информацията, която е необходима за изчисляване на държавните данъци, ако е приложимо. Забележка: Ако имате достатъчно късмет да живеете в една от 7-те държави без държавен подоходен данък (AK, FL, NV, SD, TX, W, WY), тогава няма да видите тази стъпка по време на настройката на работната ви заплата.

Въведете информация за държавната данъчна ставка в QuickBooks Online.

1. Номер на държавен работодател: Това е уникален номер, издаден от държавата на работодателите. Подобно на номера на FEIN, той се използва за проследяване на плащанията за заплати, направени от работодателите. Ако нямате номер на държавна сметка, трябва да се свържете с отдел „Развитие на заетостта“ за вашата държава и да поискате такъв. Забележка: Не препоръчвам да подавате данъчни декларации или да извършвате данъчни плащания без този номер. Ако го направите, вие рискувате да не получите кредит за плащането, тъй като ще бъде трудно за EDD да ви идентифицира без номер на сметка.
2. Размер на държавното осигуряване за безработица (SUI): Всяка година около ноември или декември ще получите писмо от EDD за вашето конкретно състояние; той ще включва SUI ставката, която е възложена на вашия бизнес за следващата година. Ако не сте получили тази информация, свържете се с EDD, за да получите тази информация. Забележка: За да сте сигурни, че данъците ви върху работната заплата са правилно изчислени, уверете се, че имате правилната SUI скорост преди обработка на първата ви заплата.
3. Данъчно обучение за заетостТози данък за обучение обикновено е един и същ за работодателите в една и съща държава. С това каза това поле автоматично ще се попълни на базата на държавата, в която се намира фирмата ви.
4. График на депозита: Въз основа на размера на вашите данъци върху заплатите, държавата ще изисква от вас да плащате (депозирате) данъците си на месечна, полу-седмична или тримесечна база. Тази информация трябва да бъде включена в номера на сметката на вашия работодател, но ако не е, ще трябва да се свържете с EDD, за да може държавата ви да получи тази информация.

Стъпка 7 - Настройте E-pay и E-file

В тази стъпка трябва да посочите как ще извършвате плащанията си. По-долу е показана снимка на екрана, заедно с кратко обяснение на двете налични опции.

Изберете как искате да плащате данъците си в QuickBooks Online.

1. E-pay и e-файл: Тази опция ви позволява да подадете електронните си данъчни формуляри по електронен път и да извършите данъчните си плащания. Силно препоръчвам да изберете тази опция. Когато изпращате e-pay и e-file, получавате потвърждение, че данъчните Ви формуляри / плащания са подадени веднага след като сте ги направили. Ако по някаква причина е имало проблем с получаването, ще получите потвърждение с дата и час, за да докажете, че сте подали и платили навреме.
2. Ръчно с хартиени купони: Тази опция ви позволява да извършвате плащанията си чрез чек и да изпратите книжен купон (подобно на паричен превод), така че вашата компания да получи кредит за подаване на данъчни формуляри и извършване на плащания. Забележка: Ако възнамерявате да отидете на маршрута на охлювната поща, не забравяйте да изпратите плащането си чрез сертифицирана поща с обратна разписка. Това ще гарантира, че всеки, който е на приемащия край, трябва да подпише писмото ви и ще получите копие от този подпис заедно с получената дата. Вие ще трябва да запазите тази информация във файла, ако някога трябва да докажете, че сте платили / подали данъците си навреме.

Стъпка 8 - Плащане на данъци

След като попълните цялата информация за настройката, можете да се върнете обратно в Центъра за данъци върху заплатите, като кликнете върху иконата на Gear и изберете Настройки за заплати както е показано на снимката по-долу.

Отидете в Настройки за заплати в QuickBooks Online.

Кликнете върху „Плащам данъциБутон и следвайте указанията на екрана, за да направите данъчните си плащания, както е посочено на екрана по-долу.

Плащате данъци директно в онлайн QuickBooks.

Как да редактирате / преглеждате данъци и формуляри за заплати

Сега, след като знаете как да настроите плащанията на данъка върху заплатите, може да има случаи, когато трябва да направите промени в данъчната си настройка или просто да погледнете данъчните формуляри, които вече сте подали. Кликнете върху иконата Gear от началната страница и изберете Настройки за данъка върху ведомостта, както направихме в предишната стъпка.

Центърът за данък върху ведомостта ще се показва, както е посочено по-долу. Нека разгледаме подробно какви данни можете да намерите тук.

Преглед / Редактиране на данъци и формуляри за заплати в данъчния център за заплати в рамките на QuickBooks Online.

1. Редактирайте своя e-file и e-pay настройка - Направете промени в начина, по който изпращате / плащате данъците си тук; включително банковата сметка, от която са изтеглени данъците Ви.
2. Редактирайте данъчната си настройка - Направете промени, свързани с вашия FEIN #, номер на държавния профил, данъчните формуляри, които трябва да подадете, и график за плащане (депозит).
3. Вижте доклада си за данъчна отговорност - Прегледайте този отчет, за да видите колко дължите от типа на данъка и юридическото лице. По-долу е показан екранна снимка на това как ще изглежда този отчет:

   

   Примерен отчет за отговорността за данъка върху заплатите в QuickBooks Online.

4. Вижте направените от Вас данъчни плащания - Разгледайте подробностите за данъчните плащания, които сте направили; включително вида на данъка, размера и данъчния орган (получателя).
5. Въведете предишната данъчна история - Ако се преобразувате от друга система за заплати и сте извършили данъчни плащания през тази година, ще трябва да въведете тази информация тук, така че вашите данъчни декларации / плащания да бъдат правилни.
6. Тримесечни форми - Тук ще намерите всички попълнени данъчни формуляри за заплати, които се дължат на тримесечна база (т.е. формуляр 941). Можете да отпечатате копие на хартия, за да ги изпратите по пощата или да ги запишете като PDF документи на компютъра.
7. Годишни формуляри - Тук ще намерите всички данъчни формуляри за заплати, които се дължат на годишна база (т.е. W2 формуляри, формуляр 940). Можете да отпечатате копие на хартия, за да ги изпратите по пощата или да ги запишете като PDF документи на компютъра.
8. Настройка на служител - Ако трябва да предоставите на служителите си формуляр I-9 или W-4, можете да намерите празни копия тук. Тук можете да намерите архивирани копия на попълнени формуляри.
9. Настройка на работодателя - Ако трябва да кандидатствате за сметка на FEIN # или държавен работодател #, можете да намерите приложения тук. Също така ще намерите архивирани копия на всички форми, попълнени по-рано тук.

Долен ред

Сега, след като знаете колко лесно е да се създават и правят плащания на данъци върху заплатите, използвайки PayBook на QuickBooks, вие сте готови да пуснете първата си заплата! Ако не сте настроили служителите си, преминете към нашето ръководство за изплащане на заплати QuickBooks за инструкции стъпка по стъпка.

Ако планирате да подадете свои собствени данъчни декларации през тази година, защо да не направите времето за данъчно облагане лесно, като използвате TurboTax, нашия препоръчителен данъчен софтуер. Вижте нашия наръчник за данъчен софтуер, за да видите кой е направил среза.