Заплащането на заплащане е документ, който служи за запис на изплатените заплати на служителя, показващи приспаднати преди или след данъчни облекчения. Предоставяме над 50 безплатни опции за заплащане, за да ви помогнем да спазвате държавните закони в над половината щати, които изискват от работодателите да осигуряват плащания за заплащане - дори ако плащате на служителите си с парични средства или директни депозити.
Изтегляне на шаблона за заплащане
Ето един прост шаблон за плащане, който можете да отваряте, да въвеждате данните си, да ги запазвате и / или отпечатвате. Той съдържа всички основни полета с данни, които може да искате да използвате за документиране на приходите и удръжките. Всички думи или редове, които не използвате, могат да бъдат оставени празни, персонализирани или изтрити от шаблона, за да направят това полезно за бизнеса ви.
- Платеният шаблон в DOC формат
- Платеният шаблон в PDF формат
За да избегнете създаването на ръчни плащания за заплащане, обмислете използването на услугата за заплати като ADP. В допълнение към предлагането на заплати на служителите си, можете също така да им разрешите да управляват информацията за профила си онлайн или чрез мобилно приложение и да отпечатват своите собствени отчети за заплатите. Кликнете тук за безплатна оферта.
Посетете ADP
Какво трябва да включва шаблона за заплащане
Какво да включите в заплатата обикновено се диктува от държавния закон. Например, някои държави като Арканзас и Южна Дакота не изискват от работодателите въобще да предоставят заплати на работниците. Но осигуряването на заплащане е подобно на предоставянето на клиент на разписка за плащане. Доказано е, в случай че бъдете одитирани или имате спор между служители, че плащането е извършено.
Колко подробности ще ви трябват в дългата ви заплата зависи от две неща:
- В какво състояние работят вашите служители
- Какви ползи осигурява вашият бизнес
26 държави изискват от работодателите да предоставят заплати. Само 11 държави изискват да се отпечатат или предоставят на хартия. Девет държави нямат изискване предприятията да осигуряват заплати въобще. Останалата част от държавите позволяват на работодателите и техните служители да решават заедно дали се осигуряват плащания за заплащане - служителите могат да изберат или да не получат такива.
Например в Калифорния, подробности като отработени часове, начална и крайна дата на платения период, както и всякаква работа (брой единици и ставка) трябва да бъдат включени в хартията на служителя. В Небраска от вас се изисква да включите информация за ползваните и наличните платени почивки или за отпуск по болест. Но във Флорида, освен ако вашите работници не са в съюз, не се изисква да осигурите възнаграждение за заплащане.
Пример за заплащане от Небраска, където са предоставени остатъци
Уверете се, че сте потвърдили специфичните изисквания на държавата за това какво да включите в заплатите на служителите си.
Най-често срещаните полета за данни, които трябва да се включат в шаблона ви за плащане е:
- Името и адреса на вашата фирма
- Името на служителя и ИД на служителя
- Представеният период на заплащане
- Датата, на която работникът е бил платен
- Брутните заплати, включително редовните и извънредните заплати
- Съвети, комисионни или други приходи
- Отчисленията преди и след данъци, взети от доходите на служителя
- Нетното възнаграждение на служителя
ADP е доставчик на заплати, който може да помогне да се гарантира правилното изчисляване на заплатите и съдържа необходимата информация за вашето местоположение. Кликнете тук, за да получите безплатна оферта.
Посетете ADP
Много шаблони за заплащане включват полезна информация, като например броя на отработените часове по време на платения период, балансите от датата на годината и изплатените отпуски. Те могат също така да включват конкретни описания за целта на удръжките на заплатите преди и след данъчно облагане, като например за медицинска застраховка, застраховка "Живот", обезщетения за обитаване или унифицирани такси.
Какво означава всяко поле на платена заготовка
Въпреки, че заплатите не са задължителни от Закона за справедливите трудови стандарти (FLSA), Министерството на труда (DOL) изисква от работодателите да следят конкретни данни за заплатите, така че повечето шаблони за заплати ще съдържат информация за основната информация за приходите и отчисленията, като като:
- Период на плащане - в зависимост от изискванията на държавата, това могат да бъдат началната и крайната дата или само крайната дата на периода на заплащане, както е показано в примера за шаблон на ADP по-долу
- Работиха часове - не всички държави изискват часовете да се изброяват на платното за заплащане, но това е най-добрата практика, защото трябва да проследявате информацията, за да се гарантира, че извънредният труд се заплаща правилно - например, 40 часа редовно плюс 6 часа извънреден труд, равен на 46 часа общо в платения период
- Брутни приходи - това включва почасови доходи, приходи от комисионни, съвети и всякакви доходи, базирани на работа на парче - всеки тип печалба обикновено се показва като отделна договорена покупка в платежния блок
- Необходими данъци - включва ред, в който се показват всички федерални данъци, държавни данъци, данъци за безработица, местни данъци (ако има такива), както и данъци за социално осигуряване, удържани от доходите на служителите
- Облагаеми удръжки - включват отделна позиция за всички облагаеми удръжки, като например възнаграждения за заплати или унифицирани такси
- Освобождаване от данъци - да включи отделна договорена покупка за всякакви преди данъчни облекчения или вноски за пенсионен план, като например здравна застраховка, животозастраховане, FSA, HSA или 401k вноски
- Балансиране на време - тази информация е полезна за служителя, но също така е необходима в държави като Калифорния и Ню Йорк, които имат задължителни закони за болничните дни
Пример за ADP марка с шаблон за заплащане от PDFFiller, показващ къде върви информацията
Къде да намерим 50 + Други безплатни шаблони за заплащане
Използването на шаблон за заплащане е лесен начин за попълване на бланките, за да сте сигурни, че правилно документирате брутните приходи на служителите си, приспаданията и нетната им заплата. Ако търсите по-голямо разнообразие от опции, които да отговарят на вашите нужди, тези уебсайтове предлагат над 50 различни безплатни шаблона за плащане, които можете да използвате.
- Smartsheet - този онлайн доставчик на софтуер за сътрудничество предлага 10 шаблона за заплащане в PDF и XLS формати
- PDFFiller - Този онлайн сайт за попълване на бланки ви позволява да избирате от три шаблона за заплащане
- MS Office - Ако вашият бизнес вече използва пакета MS Office, ще се радваме да знаете, че предлагат шаблон за заплащане в XLS формат, който изчислява основните данни за плащане
- Free Templates Downloads - Този сайт предоставя 29 различни шаблона в различни формати
- Шаблонна лаборатория - Този сайт осигурява 10 шаблона за заплащане в DOC, PDF и XLS формати
Обикновен празен шаблон за заглушаване, който можете да изтеглите безплатно от шаблонна лаборатория
Онлайн платени генератори
В допълнение към шаблоните за заплащане, има и уеб базирани генератори за заплащане, които ви позволяват да въвеждате ръчно данните си за заплащане. Някои, като FormSwift, предлагат безплатен пробен период, а други, като ThePayStubs, ви позволяват да избирате свои професионални шаблони, които струват няколко долара за използване.
Ето три онлайн генератора за заплащане, които може да намерите за полезни:
- Pay Stub Generator - Този безплатен инструмент за Shopify ви позволява да въвеждате данните си за заплати ръчно и генерира за вас заплащане. След това той иска вашия имейл адрес и изпраща завършената сума за заплащане до вас, за да изтегли или отпечата.
- ThePayStubs - Този сайт предоставя 10 шаблона за заплащане и осигурява инструмент, който ви позволява да попълните празните места в онлайн. Вие трябва да платите около $ 9 за всяко едно плащане, което създавате. В допълнение към заплащането, можете да създавате и отпечатвате документи W-2s и 1099-MISC.
- FormSwift - Този безплатен инструмент ви позволява да въвеждате данни за работната заплата и генерира заплата за вас в DOC или PDF формат. Можете да се абонирате за абонамент, който започва от $ 7.95 на месец и те предлагат безплатен седемдневен пробен период.
Попълнете шаблона на формуляра за заплащане от FormSwift
Заплащане за задържане
DOL няма задължителни изисквания за задържане за всеки конкретен документ като заплащане, но изисква заплата информация три години. IRS изисква данъчната документация да бъде запазена за четири години. И някои държави, като Калифорния, изискват документацията за заплати да се запази в продължение на шест години.
Прочетете нашата статия, която обхваща изискванията за запазване на федералните и щатските документи за заплати, за да научите повече за това колко време трябва да пазите платежните и данъчните документи във вашата държава.
Долния ред
Когато бизнесът ви започне, може да плащате на работниците от чековата си книжка или да им давате пари в брой. Ако не използвате услугата за заплати, важно е да запазите някакъв запис на това плащане и всички данъци и удръжки, като заплащане на заплащане. Освен това плащанията за заплащане ви помагат да изпълните изискването за DOL за запазване на документацията за заплатите, дори и сами по себе си да не се изисква заплащане на служителите във всички щати на САЩ.
Ако държавата ви изисква да се предоставят заплати на служителите, обмислете използването на услугата за заплати. ADP е софтуер за заплати на малкия бизнес, който изчислява и записва данъците върху заплатите, плаща на служителите чрез директен депозит или отпечатани чекове, и позволява на служителите да отпечатват своите собствени отчети за заплатите и заплати.
Посетете ADP
