SAP Crystal Reports е универсален инструмент за отчитане, който може да чете данни от много различни формати на бази данни и да ги представя по организиран и професионален начин. За повечето от широко използваните формати на базата данни Crystal Reports включва драйверите, необходими за тяхното четене; и ако не, повечето доставчици на бази данни могат да я предоставят. , ще ви покажем как да използвате Crystal Reports за създаване на фактури за бизнеса си.
Crystal Reports е мощен инструмент, който ви позволява да извличате данни от вашите бази данни и да генерирате отчети. Например, можете да извлечете всички данни за продажби, за да създадете тримесечни обобщени данни или данни за отделни клиенти и продажби от транзакция, за да създадете фактура.
Това ръководство обхваща някои важни основни понятия в Crystal Reports, като създаване на нови полета за формула, групиране на записи, сортиране и обобщаване. За целите на това ръководство ще използваме Crystal Reports 2013, Service Pack 7.
Свързване на Crystal Reports с базата данни
Тези инструкции започват със свързване на Crystal Reports с базата данни, която съхранява изходните данни за фактурата. Данните в релационната база данни се съхраняват в секции, наречени таблици, които са организирани по подобен начин на Excel таблици. Данните във всяка от таблиците са групирани в зависимост от вида на информацията, която съдържа. Например, някои може да съдържат информация за клиентите, други може да съдържат информация за доставчика, а други може да съдържат информация за инвентара.
Приложения като QuickBooks, SAP, Sage, JobBoss и всички MRP / ERP системи имат две страни - една за въвеждане на информацията и друга за съхраняване. След това приложението ще използва данните от базата данни в зависимост от начина на информационния поток, който е установен в приложението.
Чрез използването на Crystal Reports имате гъвкавостта да показвате данните и да генерирате отчет, който има различен поток от данни, отколкото тези, дадени в приложението източник. Това става възможно чрез минимизиране на необходимостта от писане на код чрез визуално установяване на връзки между данните в различни таблици и поставяне на полетата в отчетите като парчета в пъзел.
Когато отворите Crystal Reports за първи път, ще видите следния екран:
За да започнете да отчитате, отидете на Файл - Нов - стандартен отчет:
След това Crystal Reports ще ви попита къде се съхраняват данните, с които искате да се свържат. Кликнете върху папката Създаване на нова връзка и ще видите няколко подпапки, които ви позволяват различни начини за свързване с изходните ви данни.
Типът на връзката варира в зависимост от мястото, където се съхраняват данните ви. Например източникът на вашите данни може да бъде Microsoft Access, Microsoft Excel, SQL база данни или всяка друга програма. Като минимум, трябва да знаете къде се съхраняват изходните данни и какъв тип връзка трябва да бъде прочетена. Най-широко използваните са ODBC, който е по-стар тип връзка, и OLE DB, който е по-нов тип връзка.
Повечето съвременни бизнес приложения използват SQL бази данни, към които можете да се свържете или чрез ODBC или OLE протоколи. В този пример ще ви покажем как да се свържете към SQL база данни, използвайки протокола OLE.
Кликнете върху папката OLE DB, след това на следващия екран превъртете надолу и кликнете върху маркираната опция Microsoft OLE DB Provider за SQL Server.
Кликнете върху бутона Напред и ще видите екрана по-долу:
Тук ще въведете името и базата данни на сървъра. Вижте по-долу необходимите параметри на свързване за нашия пример.
Ако не сте сигурни или не знаете какви са параметрите на връзката към сървъра във вашата компания, тогава ще трябва да се консултирате с вашия ИТ отдел, за да потвърдите.
След като въведете параметрите на връзката, кликнете върху бутона Напред и ще видите екрана по-долу. Кликнете върху бутона Готово на този екран.
След като установите връзката, ще видите екрана по-долу. Показва името на SQL сървъра (cp-sql01 m1) и името на базата данни (M1_OS). Ако щракнете върху M1_OS (или съответното име във вашия случай) и отидете на dbo, тогава можете да видите всички таблици в базата данни, където се съхраняват данните.
След това трябва да намерим таблиците, където се съхраняват данните, които ще се използват в отчетите. Това изисква известни познания за приложението и базата данни, както и обща представа за това къде трябва да отиват данните. Трябва да се очаква данните за фактурите да се съхраняват в таблицата Модул / База данни за вземанията.
Както бе споменато по-горе, първата стъпка е да намерите таблицата (ите), където се съхранява информацията. За фактуриране ще са ни необходими таблиците, съдържащи общата информация за фактурата (кои ще таксуваме - клиентите) и подробностите (какво ще таксуваме за стоки или услуги). В нашия пример информацията за фактурите се съхранява в следните таблици:
- AR Фактура
- AR фактуриране линии
- организации
Ще намерим всяка от таблиците, кликнете върху таблицата, за да я маркирате, след което кликнете върху стрелката в средата на екрана, за да отбележите тази таблица като избрана. След това в горния ляв ъгъл на екрана кликнете върху раздела Връзки.
След това ще се появи следният екран:
На този екран можете да кликнете върху всяка таблица, да го преместите и да го разгънете, така че да можете да видите отделните полета в него, както е показано по-долу:
Тези полета в показаните таблици са еквивалентни на информацията за заглавието в колоните в базата данни. Действителните записи се съхраняват под всяко от тези полеви етикети.
Добавяне на данни от базата данни
За да направите смислен доклад, ще се нуждаете от информацията, която е в няколко таблици. За да могат Crystal Reports да изтеглят данните от тези таблици, те трябва да бъдат свързани, така че да могат да “говорят” помежду си. Отчет може да бъде направен само с информацията от една таблица; информацията от няколко таблици обаче ще създаде по-пълен отчет.
Начинът, по който свързваме, ще повлияе на представянето на данните в доклада. На основно ниво, съответствате на ключовите полета от една главна таблица към ключовите полета от друга таблица. Информацията винаги тече от една главна таблица към останалата част от таблицата и винаги е в една посока.
За да свържете таблици, изберете поле, което съдържа важна и уникална информация (като номер на фактура), за да я свържете към вторичната таблица за линиите за фактури. Кликнете върху полето, плъзнете го и го освободете върху съответното поле във вторичната таблица. По същия начин, ние свързваме информацията от таблицата с AR фактури с таблицата на организациите.
Сега кликнете с десния бутон върху самата връзка и изберете Опции на връзката, след което изберете Left Outer Join и кликнете върху бутона OK. Повторете тези стъпки за другите връзки. Моля, обърнете внимание, че типът на връзката вече е променен и е със стрелки, сочещи към целевите таблици. Кликнете върху бутона OK в долния десен ъгъл на екрана и ще бъдете отведени на екрана, показан по-долу.
Ако кликнете върху полетата в полето в полето Explorer (в горната част на десния панел на екрана), можете да видите трите таблици, които току-що сме свързвали. Чрез щракване върху всяка от таблиците можете да разширите по-нататък и да видите отделните полета във всяка от тях.
Следващата стъпка е да преместите полетата, които искаме да бъдат показани в отчета, от таблиците, които са от дясната страна. Просто кликнете върху полето, преместете го в раздела с подробности в отчета и го пуснете, за да го поставите. Важно е да освободите полетата на правилното място в раздела с подробности в отчета. Етикетите (описанията) на полетата се поставят автоматично над полетата в секцията Заглавие на страницата на отчета. Всяко поле, вмъкнато в отчета, може да бъде преоразмерено, като кликнете върху точките на границата на полето и го плъзнете.
Ако оставите място на страницата и планирате да добавите още полета към него, можете да щракнете върху File - Page Setup и да промените оформлението на екрана, за да пейзаж или изберете различен размер на хартията. Размерът на хартията по подразбиране е Letter 8.5 ”x 11”.
Ако обновите екрана си, можете да прегледате отчета си. Както можете да видите в примера по-долу, отчетът показва всички фактури, генерирани за всички наши клиенти.
Форматиране на фактурата
Данните в полето все още не са форматирани, за да могат да се представят. Също така бихме искали да можем да отпечатаме отделна фактура или да отпечатаме партиди няколко от тях, използвайки логото на нашата компания.
За да форматирате данните за датите, щракнете с десния бутон върху реалното поле (всяко поле с данни в тази колона) и изберете Форматирано поле. На следващия екран можете да изберете предпочитания от вас формат за оформление на данни. Можете да форматирате останалите полета, като използвате същите стъпки.
Сега бихме искали да създадем отделна фактура. Фактурата може да има една или няколко договорени покупки, в които са изброени продуктите или услугите, за които таксуваме клиента. В този пример ще изберем фактура с две договорени покупки в нея. Моля, имайте предвид, че в нашия пример номерът на фактурата 4276P9 се показва два пъти. Това е така, защото тази фактура е свързана с таблицата с подробности за фактурата в базата данни и в нея има два реда за двата елемента, за които се таксува клиентът.
За да изберете отделна фактура за отпечатване, кликнете върху полето с номера на фактурата в него и кликнете върху Избор на експерт (икона на фунията) от горното меню. От падащото меню изберете „равен на“ и въведете номера на фактурата, който ще изберете, и кликнете върху бутона „ОК“. Докладът вече показва само номера на фактурата 4276P9.
За да приведем примера ни по-скоро като фактура, ще преместим елементите, показани на страницата, за да приличаме по-добре на типична фактура. Преместете елементите, които трябва да бъдат отпечатани само веднъж - като името на клиента, номера на фактурата, датата на фактурата и т.н. - от секцията Детайли на отчета в секцията Заглавие на страницата.
В процеса можем да изтрием етикетите на полето. Това няма да изтрие полетата с данни, както би било преди. Също така, имайте предвид, че тъй като преместихме номера на фактурата, датата на фактурата и клиентското поле от секцията с подробности в раздела за заглавието на отчета, то вече не се дублира. Ще запазим договорените покупки в секцията с подробности, защото има две от тях и бихме искали и двете да бъдат показани на клиента, за да се предостави разбивка на разходите.
Ако кликнете върху раздела Дизайн в лявата част на екрана, можете да видите екрана, както е показано по-долу.
Плъзнете хоризонталните линии, за да създадете повече място в секцията Заглавие на отчета. В лявата част на екрана в горното меню е иконата за вмъкване на текстови обекти.Кликнете върху него и, като използвате кръста, плъзнете правоъгълника, в който ще въведем текста INVOICE в секцията Заглавие на отчета.
В десния ъгъл на същия раздел заглавието на отчета можем да вмъкнем логото на нашата компания. Кликнете върху иконата за вмъкване на картина, отидете до мястото, където се намира файлът на компютъра ви и го поставете в отчета. Можете да го преоразмерите, за да се побере в наличното пространство и във формата, която ви харесва.
Следващата стъпка е да организирате останалите данни във формуляра за фактура. Ще преместим полето за номера на фактурата и датата на фактурата на нова позиция. Също така ще вмъкнем ред, който разделя логото и останалите данни под него. Иконите за рисуване на линии и фигури се намират в горното меню.
Сега можем да въведем статичните данни за нашата компания, като името, адреса и т.н. Ние правим това по същия начин, по който добавихме „INVOICE“. В нашия пример ще добавим това под логото на компанията.
Сега нека организираме динамичните данни, като например адреса на клиента, в същия раздел отляво. Информацията тук ще се променя в зависимост от номера на фактурата, който ще отпечатаме. Поради това ще поставим полетата от базата данни. Всички полета, използвани от базата данни, се маркират със зелена отметка в полето Explorer в десния панел.
Моля, имайте предвид, че в този пример полетата с данни са блокирани, защото в базата данни сме използвали данни от реални клиенти от реални клиенти.
След това ще подредим секцията с подробности. Ще преместим полетата, в които се описва това, за което таксуваме клиента, и частите или услугите, които се описват поотделно за всеки ред. Можем да вмъкнем редове, които разделят всяка земя, добавяйки всяка допълнителна информация.
Добавяне на изчисления към фактурата
След това ще покажем как да вмъкнем изчислено поле във фактурата. Да кажем, че общата сума на ред "Extended Price" не е в нито едно от полетата в базата данни. Можем да го изчислим, като създадем поле за формула за него. За да направите това, ще отидем в полето Explorer, щракнете с десния бутон на мишката върху полето за формула и изберете New. На следващия екран въведете името на новото поле и щракнете върху OK.
Сега ще бъдете помолени да създадете формула за новодобавеното поле за изчисление. В този случай ще въведем проста формула, която изчислява междинната цена, използвайки фактурираното количество и единичната цена. Както фактурираното, така и единичното ценово поле се изтеглят и изпускат от горния прозорец, където се показват полетата в таблиците, с които сме свързани преди това.
Ако разширите разделите в различните прозорци по-горе, те имат различни функции и оператори. Функциите могат да се използват за манипулиране с различни типове данни. За нашите цели можем да запазим и затворим това ново изчислено поле, което току-що създадохме, като кликнем върху Запазване и затваряне в горния ляв ъгъл.
Сега трябва да покажем общата сума на фактурата, която фактурираме на клиента. За да направите това, щракнете с десния бутон на мишката върху полето, което трябва да се обобщи - в този случай, "Разширена цена" и изберете "Резюме". На следващия екран изберете опциите по подразбиране и натиснете бутона OK, за да вмъкнете резюмето.
Ако искаме да отпечатаме различна фактура, трябва само да изберем нов номер на фактурата с иконата на фунията, както е показано в началото на този раздел.
Отпечатване на множество фактури
Ако искаме да отпечатаме няколко фактури едновременно, трябва да направим няколко изменения в доклада. Първо ще вмъкнем група за номера на фактурата; За да направите това, кликнете върху полето за номера на действителната фактура, отидете на Вмъкване - Група и кликнете върху OK.
След това щракнете върху раздела Дизайн, щракнете с десния бутон на мишката върху секцията Заглавие на група # 1 и изберете Експерт от секцията. На следващия екран поставете отметка в полетата „Потискане“ и „Скрий“ и щракнете върху OK. Разделът ще промени вида (виж по-долу) и няма да се показва във фактурата. Също така ще преместим полето „Общо за фактурата“ от секцията Долен колонтитул на отчета до раздел „Долен колонтитул“.
Кликнете с десния бутон на мишката в секцията Footer # 1 и изберете Expert Expert. Кликнете върху раздела „Пейджинг“ и кликнете върху квадратчетата „Нулиране на номера на страницата след“ и „Нова страница след“. Кликнете върху бутона „X + 2“, който е до „New Page After“. В следващия екран въведете „not onlastrecord“ и кликнете върху Save and Close. Сега можете да видите, че бутонът е променен, за да покаже, че зад него има команден низ. Кликнете върху OK на този екран, за да се върнете към отчета.
Тези стъпки позволиха наведнъж да бъдат отпечатани няколко фактури. С командите, които въведохме, ние инструктирахме Crystal Reports да вмъкне и отпечата всеки номер на фактура на нова страница - но за да спре, след като последната фактура е отпечатана, не поставяйте нова страница.
Използвайки иконата на фунията и избирайки опцията „един от”, можете да изберете няколко фактури, които да бъдат отпечатани наведнъж и всяка от тях ще бъде отпечатана на отделна страница.
По-долу можете да видите, че имаме две отделни фактури не. 4276P3 и 4276P9, отпечатани на отделни страници. Ако отидете на Файл - Печат, можете да ги отпечатате едновременно. С иконата на фунията можете да изберете да отпечатате колкото искате, или да изберете да отпечатате диапазон от номера на фактури.
Долния ред
Можете да добавите толкова подробности към фактурата си, колкото са необходими на бизнеса ви. След като сте доволни от това, не забравяйте да запазите файла - по този начин следващия път, когато искате да отпечатате фактура, трябва само да отворите файла Crystal Reports и да изберете номера на фактурата, който да бъде отпечатан.
Предимството на този метод и на Crystal Reports като цяло е, че минимизирате необходимостта от писане на код и можете да персонализирате фактурата или всеки друг отчет, така че да отговаря на нуждите на вашия бизнес.
