Разходите за нестопански организации варират в зависимост от структурата на организацията ви. Подобно на печалбите, всички нестопански организации трябва да плащат и да не плащат данъци на FICA, но 501 (c) (3) s са освободени от плащане на федерални данъци за безработица (FUTA). Можете да платите от $ 0 до $ 100s на месец за заплати, за да се справите с данъците си, а някои предлагат отстъпки за нестопанските организации.
Ако се нуждаете от помощ при заплащане на държавни и федерални данъци върху заплатите, помислете за ADP Run. Той предлага автоматично обработване на ведомостта и електронно подаване на данъци за нестопанските организации на намалени цени. Заявете безплатна онлайн демонстрация днес.
Посетете ADP Run
Как работи заплатата за нестопански организации
Нестопанските ведомости за заплати работят подобно на работната заплата за бизнеса, когато става въпрос за удържане на данъци върху заплатите и заплащане на служителите. Подобно на печалба, нестопанските организации трябва да удържат социалните осигуровки и данъците от Medicare от заплатите на служителите. Ако вашата нестопанска организация има статут на освободен от данъци (не всички правят), трябва също така да се откажете от федералния данък и данъка върху доходите на държавата. Организациите със статут 501 (c) (3) не трябва да плащат FUTA, а държавните данъци за безработица (SUTA) могат да бъдат платени предварително или след подаване на искове.
Нестопанските организации трябва да бъдат внимателни, когато плащат на работниците. Има разлика между служителите, изпълнителите, доброволците и членовете на съвета. IRS ще ви позволи само да правите номинални плащания на доброволци; нещо повече от това ще бъде облагано за вас и вашите доброволци. И всички членове на борда, които са компенсирани, трябва да получат разумна сума за специален тест на IRS.
Как да плащате на нестопанските работници
Едно от първите решения, които вземате, когато правите работна заплата за нестопанска цел, е да решите колко да плащате на работниците си. Федералният закон налага на всички служители минимална заплата от 7,25 долара на час, но това не важи за доброволците. Комисионите и бонусите трябва да се избягват, защото IRS вероятно ще ги разглеждат като червени знамена. Обикновено са свързани с изпълнението и могат да отворят вратата към измамническа дейност.
Минимална заплата за нестопанските организации
Минималната заплата е най-ниската заплата, която работодателите имат право да плащат на служителите си. По федерален закон трябва да платите поне $ 7.25 на час и в зависимост от състоянието, в което се намира вашата организация, тя може да е по-висока. Има 17 държави и територии със ставки, които съответстват на федералната минимална работна заплата, но повечето от останалите са по-високи. Добра идея е да проверите минималната работна заплата на държавата, преди да направите предложения за работа.
Някои нестопански организации наемат служители с увреждания, което им позволява да плащат по-ниска ставка, отколкото позволява законът за минималната работна заплата. Преди да приложите, ще трябва да поискате сертификат от отдела за заплати и часове на DOL. Можете също така да плащате на служителите на възраст под 20 години минимална ставка от 4,25 долара на час за първите 90 дни на работа.
Обезщетение за доброволци
Като нестопанска организация е обичайно да се работи с доброволци в допълнение към служителите, но плащането на доброволци не се обработва по същия начин. Според дефиницията на DOL, доброволецът е „индивид, който доброволно или дарява своите услуги, обикновено на непълно работно време, за обществени, религиозни или хуманитарни цели, а не като служители и без размисъл за заплащане.“
Ако решите да платите доброволец, сумата трябва да бъде номинална, което означава незначително и нередовно. DOL не разглежда никакви номинални плащания, които са над 20% от това, което бихте платили на служител на пълен работен ден за извършване на същите услуги. Плащането на доброволец на редовна и значителна сума може да повдигне червен флаг и да доведе до решение, че вашият доброволец е служител, на чиито заплати трябва да плащате данъци.
„Доброволците трябва да живеят извън вашата система за заплати. Ако са там, тогава те са повече служители на непълен работен ден и трябва да сте сигурни, че следвате законността на това колко дни работят, като се уверите, че те случайно не се озовават на пълно работно време или в крайна сметка се пресмята в системата ви за заплати. Не обичам да използвам системи за заплати за управление на доброволци. Ако компенсирате доброволци по паричен начин, вие се премествате в система на непълно работно време и не трябва да ги наричате доброволци с риск от злоупотреба с трудовото право. "
- Джордж Вайнер, основател и главен китолов от цели кит
Като цяло, ако плащате на доброволец над номинална сума, трябва да удържате доходите и данъците FICA в допълнение към плащането на съответстващите FICA данъци на работодателя. Това включва всички платени стипендии или надбавки. Непаричните обезщетения, или бакшиш, които не са освободени от данъци, трябва да получат стойност, за да можете да събирате и плащате съответните данъци за заетост. Евтините артикули като тениски или чаши за кафе могат да бъдат изключени.
Когато възстановявате на служителите за покупки, които могат да приспаднат от данъците си, като например необходимите униформи, сумата не подлежи на облагане, така че няма да се налага да я третирате като заплата. Ако платите на доброволец с парично плащане, от вашата организация ще се изисква да спазват същите насоки за докладване и удържане, както за всеки друг служител.
Независими изпълнители, работещи за нестопански организации
Независимите изпълнители са работници, които предоставят стоки или услуги на организация съгласно договор или друго споразумение. Подобно на други работодатели, нестопанските организации не трябва да отказват или да плащат данъци върху заплатите за плащания, направени на независими контрагенти. Просто ги попълнете във формуляр W-9, който ще събере техния данъчен идентификационен номер и друга информация, за да ви улесни да докладвате годишните си доходи за 1099 в края на годината.
Бъдете внимателни, когато класифицирате работниците си като служители срещу независими изпълнители. Ако не успеете да задържате и плащате данъци върху суми, платени на независим изпълнител и IRS открива, че вашият изпълнител всъщност е служител, може да се наложи да бъдат наложени наказания и допълнителни данъци върху заплатите. Изпълнителите обикновено имат по-голям контрол върху времето, заплащането и метода на работа, отколкото служителите.
Членове на борда на организации с нестопанска цел
Не всички нестопански организации имат съвет на директорите за управление на техните финанси и други дейности, но тези, които правят, трябва да се погрижат при предоставянето на обезщетение. IRS не уточнява колко можете да платите на членовете на борда, но посочва, че плащанията трябва да бъдат разумни. Компенсацията за служители, директори, ключови служители и други лица, които имат правомощия да упражняват значително влияние върху нестопанската организация, трябва да бъде решена от страна, която не е предубедена.
По-долу са описани стъпките, които можете да предприемете, за да осигурите на членовете на борда си разумна сума:
- Получете одобрение: Искане компенсационното споразумение да бъде прегледано и одобрено от група упълномощени лица, които нямат конфликт на интереси по отношение на компенсационния план.
- Сравнете заплатите: Проверете размера на заплатите и заплатите за подобни позиции в близост до вашия район и ги сравнете с предложението си като проверка за разумност.
- Определяне на документа: Документирайте основата на определената от вас заплата, за да създадете хартиена следа и премахнете объркването.
Данъци и разходи за заплати за нестопански организации
Данъците върху заплатите се обработват по различен начин в някои нестопански организации, като FUTA и SUTA, но нека разгледаме заедно всички данъци върху заплатите. Дори и да сте освободени от данъци FUTA, изчисляването, плащането и точното и своевременно подаване на други данъци върху заплатите могат да бъдат голямо предизвикателство.
Тук са данъците върху трудовите възнаграждения, които обикновено са обект на плащане или удържане от заплатите на служителите:
- FICA: Данъци за социална сигурност и медицинска помощ, съответно 6,2% и 1,45%; плащате приблизително 7,65% от банковата си сметка и удържате същото от заплатата на служителите си.
- Данък FUTA: Вие плащате FUTA данъци върху първите 7 000 долара от заплатата на всеки служител в размер на 7%. Това се отнася за обезщетения за безработица за служителите в случай на тяхното прекратяване. Служителите не носят отговорност за плащането на този данък; 501 (c) (3) s са освободени.
- SUTA данък: Данъчните ставки на SUTA могат да варират от 2.7% до 3.4% и понякога могат да бъдат дори по-високи за нови работодатели, които нямат история на вземанията. Нестопанските организации могат редовно да плащат в данъчния фонд или да възстановяват на държавата, когато бившите служители предявяват претенции.
- Федерален данък върху доходите: Трябва да съберете формуляр W-4, когато наемете новия си служител; тя ще покаже всички заявени квоти, така че да можете да задържите съответната сума за федерални данъци всеки период.
- Държавен данък върху доходите: Може да се наложи да удържате държавния данък върху дохода, ако държавата ви го изисква, а служителят не е освободен. Ако вашата нестопанска цел се намира в определени държави като Флорида или Тексас, не е необходимо да удържате държавните данъци.
- Местен данък върху дохода: Някои населени места, като Ню Йорк, начисляват собствен данък извън държавния данък върху доходите. Ще трябва да проверите законите си за държавата и местните закони, за да проверите колко трябва да задържите.
- Компенсация на работниците: От нестопанските организации се изисква да спазват законите на държавните работници. Това гарантира, че вашата организация е покрита, ако работникът пострада или получи смърт в резултат на работата, извършена на работното място. Цените зависят от позицията, историята на вземанията и т.н.
Нестопански доставчици на заплати
Когато търсите най-добрите нестопански доставчици на заплати, не е необходимо да ограничавате търсенето до услуги, които са насочени само към нестопански организации. Общият софтуер за заплати трябва да работи също толкова добре. Разликите между работните заплати за нестопанските компании и печалбите не са толкова големи, че е необходимо да се използва напълно различен софтуерен пакет.
Тук са доставчици, които предоставят услуги за заплати за нестопански организации:
1. Gusto
Gusto осигурява онлайн система за заплати за собствениците на малки предприятия, които се нуждаят от достъпен, лесен за използване софтуер с отлично обслужване на клиентите и разширени функции. Той струва 45 долара на месец за един служител и е добър вариант за нестопански организации, които трябва да предлагат обезщетения и да управляват неограничен брой ведомости, без да се налагат допълнителни такси.
2. Патриотичен ведомост
Patriot Payroll е друг евтин софтуер за заплати, който започва от $ 14 на месец ($ 10 базова такса плюс $ 4 на служител). Много нестопански организации го използват, защото им помага да работят самостоятелно, като им дават възможност да преминат към пълно заплащане на услугата при начална ставка от $ 34 на месец. Тя ви позволява да работите в три етапа и имате възможност да печатате заплати или да плащате чрез директен депозит.
3. ADP Run
ADP Run е опция от висок клас за нестопански организации с по-малко от 25 служители. Получихме оферта от $ 45,90 за двуседмично плащане, което включва 49% отстъпка за нестопанските организации. Това е добър вариант за нестопанските организации, които искат надеждна услуга за изплащане на заплати, която съществува от известно време. Можете да го използвате, за да управлявате и наблюдавате вашите ведомости от всяка точка на света.
4. Payroll4Free
Payroll4Free ще ви позволи да работите със заплати и да изчислявате данъци върху ведомостта, освен да преглеждате обобщените отчети за заплатите. Можете също да отпечатвате заплатите с безплатната версия, но директният депозит е фиксирана такса от $ 12,50 на месец. Това е чудесна възможност за нестопанските организации, които все още нямат бюджет за софтуера за заплати и са готови да плащат и да плащат данъци върху заплатите си.
5. JustWorks
JustWorks е професионална работодателска организация (PEO), която ще обработва вашите заплати, данъци и въпроси, свързани със съответствието. Всички данъци върху заплатите и натрупаните служители се обработват по данъчен идентификационен номер и име на JustWorks. Това е добър вариант за нестопански организации с повече от 50 служители, тъй като цените намаляват с нарастването на броя на служителите и ползите, които предлагат, са по-ценни.
JustWorks предлага отстъпка за организации с нестопанска цел. Вместо 59 долара на служител на месец за организация с 12 служители, нестопанска цел ще се таксува само 49 долара на служител на месец.
Обезщетения за здравно осигуряване и други удръжки
При обработване на работната заплата за вашата нестопанска цел данъците не са единственото съображение; обезщетения за здравно осигуряване и други удръжки също трябва да бъдат удържани и платени. Не е задължително да предлагате здравно осигуряване, освен ако имате поне 50 служители на пълно работно време (FTE), но това може да повиши морала на служителите. Можете също така да помислите за 401 (к), ежедневната застраховка, стоматологичната застраховка и други ползи.
Изисквания за здравно осигуряване съгласно Закона за достъпни грижи
Законът за достъпни грижи изисква всички организации да предлагат здравно осигуряване на служителите, след като имат повече от 50 служители на FTE. Служител на пълно работно време представлява 30 часа на седмица. Това означава, че двама 15-часови служители (15 + 15 = 30) са същите като един служител на пълен работен ден. Когато изчислявате нетната заплата за служителите, не забравяйте да приспаднете всички премии за здравна застраховка, които трябва да платите.
Ако обмисляте да предложите обезщетения на служителите си, помислете за Gusto. Започвайки от $ 45 на месец, Gusto дава на вас и на служителите ви възможност да създадете и управлявате ползи от всяко място. Регистрирайте се днес за безплатен пробен период.
Посетете Gusto
Други ползи и приспадания
Други ползи, които може да включите, са 401 (к), стоматологична застраховка, застраховка за виждане, гъвкави разходни сметки и здравни спестовни сметки. Това са всички доходи на служителите, които можете да допринесете частично или напълно. Не забравяйте, че всички вноски, които правите, са разходи за вашата организация, но всички премии, които събирате, се приспадат от заплатите на служителите.
Едно нежелано приспадане е залог на заплатата. Това е заповед, издадена от съда, която изисква от вас да задържите определена сума от чека на служителя, за да платите един или повече от техните дългове. Имате определен брой дни, за да отговорите и трябва да започнете незабавно да удържате посочената сума или да носите отговорност.
Някои от най-добрите софтуер за заплати и услуги ще се справят гарнитури за вас. Paychex ще ви помогне да настроите заплатите, така че те автоматично да се приспадат от заплатите на служителите. Това ви спестява време и елиминира риска от задържане на неправилната сума. Покана за безплатна оферта днес.
Посетете Paychex
Трудови закони за нестопанските организации
Съществуват многобройни трудови закони, които работодателите трябва да следват, включително правила за извънреден труд, закони за времето за хранене и платени изисквания за политика на отсъствие. Нефинансовите организации обикновено са освободени от тях, когато се отнасят за доброволци, но е важно да бъдат наясно с тях при определянето на политики за човешки ресурси за служителите. Трябва също така да разгледате специфичните за държавата закони, защото те могат да се различават от федералните.
Ето някои от трудовото законодателство, за които трябва да се грижите:
- Платен отпуск: Това включва почивка, отпуск по болест, ваканция и т.н. Федералният закон не изисква да предоставяте платен отпуск, нито да диктувате, когато служителите могат да го използват. Някои щати, като Калифорния, изискват от вас да прехвърлите неизползваното време за почивка от една година на следващата.
- Продължение: Извънредният труд обикновено се заплаща по 1,5 пъти от редовната ставка на служителя за всички часове, изработени над 40 за седем последователни дни. Калифорния изисква да плащате извънреден труд за всички часове, изработени за повече от осем часа на ден и двойно време, когато са над 12 часа.
- Храна и почивки: DOL не изисква да осигурите почивка за обяд, но всички почивки, направени в 20-минутни стъпки (или по-малко), трябва да бъдат компенсирани.
- Отпуск по FMLA: Ако имате 50 или повече служители, трябва да предоставите до 12 седмици неплатени отпуски на ФМЛА за закрила на работното място за годината. Служителите понякога ще го използват за отпуск по майчинство или за грижи за болен член на семейството.
- Водене на отчетност: Трябва да поддържате организирани записи за всеки служител, които включват тяхното име, професия, отработени часове всеки ден, седмична заплата за извънреден труд и т.н.
- Плакати по трудово право: DOL изисква да поставите определени плакати във вашето работно място, така че служителите да могат лесно да ги виждат. Ще ви е необходим федерален плакат за минимална работна заплата и вероятно плакат за равни възможности за заетост, ако получавате федерални средства.
Видове организации с нестопанска цел
Много хора мислят за термина „нестопанска цел“ за универсални, но това не е вярно. Има много различни видове, но най-често срещаната е организацията 501 (с) (3). Организацията 501 (с) (3) е нестопанска организация, която е призната от данъчните служби като благотворителна програма, освободена от данъци. Обикновено това е благотворителна организация, включваща църкви, религиозни институции и агенции за хуманно отношение към животните. Тя може да бъде и основа, въпреки че фондацията изисква повече пари, за да започне.
Преди да се потопим в въздействието на това, че даден 501 (c) (3) има върху работната заплата за нестопанските организации, нека да разгледаме някои от другите видове организации с нестопанска цел:
- 501 (в) (1): Нестопански организации, организирани от Конгреса; Вашият Федерален кредитен съюз е чудесен пример.
- 501 (в) (2): Холдинг корпорации за освободени организации, което означава, че те могат да притежават имоти за освободена нестопанска цел. Пример за това е църква, създаваща организация с единствената цел да притежава правото на собственост.
- 501 (в) (4): Организациите за социално подпомагане и гражданските лиги, които се фокусират върху предоставянето на образование, благотворителност и благосъстояние на общността.
- 501 (с) (5): Трудови, селскостопански и градинарски организации, които са образовани, създадени за подобряване на условията на труд и ефективност; включва профсъюзи.
Има много повече видове нестопански организации, всички от които имат различни правила относно допустимостта, лобирането и освобождаването от данъци. Като цяло, всяка организация трябва да задържи социалното осигуряване, Medicare и федералния данък върху доходите от заплатите на своите служители. В допълнение, всички нестопански организации, с изключение на 501 (c) (3) s, са длъжни да плащат FUTA данъци.
501 (в) (3)
Нестопанските организации със статут 501 (с) (3) са най-известни и са много ограничителни по отношение на лобирането и политиката. Организацията не може да бъде използвана за лична изгода или облагодетелстване на своите служители, поддръжници, членове на съвета, роднини или сътрудници. Въпреки че повечето 501 (c) (3) организации удържат и депозират федерални данъци и доходи, някои църкви и контролирани от църквата организации не са длъжни да правят това, когато противоречат на техните религиозни убеждения.
За да се счита за 501 (c) (3), вашата нестопанска организация трябва да се вписва в една от следните категории за IRS:
- благотворителен
- религиозен
- образователен
- научен
- литературен
- Изпитване за обществена безопасност
- Насърчаване на национални или международни аматьорски спортни състезания
- Предотвратяване на жестокостта на децата или животните
Данъци за безработица за нестопански организации
Работодателите обикновено плащат FUTA данъци в размер на 6% от първите 7000 долара от заплатата на всеки служител. Ако вашата организация е 501 (с) (3), тя автоматично се освобождава от данъци FUTA. Въпреки това, все още подлежите на изискванията на вашата държавна данъчна програма за безработица.
Федералният закон ви дава възможност да се откажете от плащането в държавната данъчна програма за безработица и да възстановите на държавата само искове за безработица, изплатени на бивши служители. Това би могло да спести на организацията значителна сума пари, ако в миналото сте имали малко или никакви претенции за безработица. Много нестопански организации плащат повече данъци, отколкото плаща държавата.
Основен недостатък при избора на опция за възстановяване на разходите е, че не знаете със сигурност колко ще бъдат исковете за безработица. Възможно е да се подценят общите претенции, които ще бъдат направени, и може да се сблъскате с голяма, неочаквана данъчна сметка за периода.
За да намалите този риск, започнете да проследявате годишните си разходи за безработица. След това всяка година се заделя подходяща сума за покриване на очакваните бъдещи задължения. И не забравяйте, че дори служителите, които доброволно са прекратили работата си, могат да получат обезщетения за безработица.
Разходи за нестопанска сметка за заплати
Разходите за обработка на работната заплата за вашата нестопанска цел могат да бъдат по-евтини от обработката на работната заплата за редовния бизнес. Някои услуги за заплати предлагат специални отстъпки за организации с нестопанска цел, а тези, които обикновено не са скъпи. В зависимост от вашите нужди и колко изследвания и работа сте готови да направите, можете да обработвате работната заплата за нестопанска цел с 12 служители от цена от $ 0 до $ 100 или повече на месец.
Това са три различни нива на разходи, които обикновено ще намерите при проучването на софтуера за заплати:
- Евтините: Един евтин софтуер за заплати за нестопански организации може да варира от $ 10 до $ 90 на месец. Обикновено имате достъп до някои добавки, като време и посещаемост, но не и до висок клас софтуер. Интерфейсът обикновено е удобен за потребителя.
- Висок клас: Висококачествената работна заплата за нестопанска услуга може да струва 90 долара на месец за 12 служители, в зависимост от това дали добавяте а-ла карт. Обикновено имате повече подкрепа за човешките ресурси, така че можете да попитате за конкретни въпроси, свързани със съответствието, когато възникнат.
- Безплатно: Свободният софтуер за неплатежоспособност обикновено е ограничен в броя на служителите, които може да поддържа и понякога може да бъде по-актуален и интуитивен. Трябва да сте в състояние да изпълнявате проверки за заплати и печат, но системата може да е тромава.
Разходите за софтуер за заплати могат да варират, но софтуерът с нестопанска цел обикновено е по-евтин поради отстъпки, дори ако доставчикът е един и същ. Ако имате няколко служители, вероятно можете да се измъкнете с помощта на безплатен, по-малко лесен за ползване софтуер. Въпреки това, след като достигнете до 50 или повече служители и трябва да осигурите застраховка и отпуск за FMLA, ще трябва да похарчите стотици долари на месец, за да се възползвате от предимствата на услугата от висок клас.
Често задавани въпроси (Често задавани въпроси)
, ние обсъдихме най-важните аспекти на управлението на работната заплата за нестопанските организации. Обаче осъзнаваме, че някои въпроси се задават по-често от други, а ние ги адресирахме тук. Ако имате въпрос, който не е в нашия списък, не се колебайте да го споделите с нас в нашия форум и ние ще ви дадем отговор.
Служителите с нестопанска цел плащат ли по-малко данъци върху заплатите?
Не, нестопанските служители не плащат по-малко данъци, отколкото служителите, работещи за бизнес. Социално осигуряване, Medicare и данъци върху доходите все още не се спазват. Някои хора се опитват да приложат статут на необлагаеми данъчни облекчения за всички служители, които са свързани с нестопанската организация, но това е неправилно.
Могат ли нестопанските организации да плащат на служителите си конкурентна заплата?
Да, нестопанските организации могат да плащат на служителите си на конкурентни цени. Важно е всеки да получи заплата или заплата, която да съответства на вида работа, която те извършват, и областта, в която те работят. Всяка изплатена заплата ще изпрати червен флаг и може да подложи организацията на одит.
Как получаването на федерални средства влияе върху системата на моите нестопански организации?
Федералните фондове обикновено идват с по-строги насоки и могат да ви подложат на одит А-133. Ако това е така, едно от най-важните неща, които трябва да направите, е да установите ясни контроли в процеса на изплащане на заплати. Човекът, който отпечатва чековете ви, не трябва да бъде същият служител, който изпълнява работна заплата; в противен случай бихте могли да получите неблагоприятно одиторско мнение и да загубите достъп до бъдещи фондове.
Трябва ли моята нестопанска организация да плати в държавния фонд за безработица или да се възстанови след плащане на искове?
Ако вашата организация има 100 или повече служители, използването на метода за възстановяване може да осигури най-голяма полза. Ако исковете ви са по-ниски от данъците, които сте платили през последните няколко години, спестяванията ви биха могли да се увеличат с времето.
Използването на метода за възстановяване на разходите за по-малка организация може да бъде от полза, но представлява по-голям риск. Ако вземанията са повече от очакваните, една малка нестопанска организация може да не разполага с паричния поток за покриване на разходите.
Долен ред
Най-голямото предизвикателство за правене на заплати за нестопанска цел е балансирането на бюджета и другите ресурси със спазването на правилата. Знаейки, че не сте обект на FUTA данъци или че не е необходимо да плащате на доброволци значителна сума за техните услуги, е важно да намалите наказанията и да спестите пари.
Ако имате нужда от достъп до собствения си експерт по човешки ресурси, докато работите със заплатите, помислете за Zenefits. Той комбинира функциите за автоматизация на работната заплата, предлагани от редовния доставчик на заплати с услугата PEO на достъпна цена. Искайте безплатна демонстрация днес.
Посетете Zenefits
