Формулярите за отчети за разходите на служителите улесняват служителите да получават възстановяване на разходите, свързани с бизнеса, и политиката за разходите на служителите ви дава контрол върху разходите, които са разрешени. Докладът се използва от служителя за детайлизиране на разходите и политиката уточнява какво отговаря на условията за възстановяване, как се възстановява и кога.
Един лесен начин за управление на разходите на служителите и проследяване на разходите е с предплатена бизнес кредитна карта като тези, предлагани от Bento за бизнес. Можете да добавяте средства към всяка карта и да контролирате къде, кога и как всеки служител използва картата си. И Bento се интегрира директно с голям счетоводен софтуер (като QuickBooks Online), което прави проследяването на разходите за всяка карта лесно. Вземете Bento за безплатен 60-дневен тестов старт с две безплатни карти, а таксите за настройка се отменят.
Посетете Bento
Безплатни шаблони за отчетни форми за разходи за служители
Препоръчваме ви да използвате този формуляр в Excel или Google Sheets за по-лесни изчисления.
Ето четири стъпки за създаване на отчет за разходите и политика.
1. Определете какви видове разходи могат да бъдат възстановени
Докато нашият шаблон за разходна политика е доста основен, ако имате млада работна сила или ако вашите служители пътуват или забавляват клиенти често, може да искате да бъдете по-конкретни за това какви са одобрените разходи. Можете също така да установите дневни или дневен лимит за разходите на служителите, обикновено от 50 до 150 долара на ден за храна и настаняване за служител, който пътува.
Одобрени разходи
Всички компании трябва да отчитат пробег и други разходи, одобрени от IRS. Някои компании предлагат диапазони от това, което е приемливо за разходи, като храна по време на пътуване. Повечето фирми ограничават видовете одобрени разходи до това, което IRS ще позволи, като например възстановяване на храна по време на продажби или наемане на кола по време на командировка. Ето информация от данъчните служби за разходите за пътуване, които подлежат на приспадане.
Пример за диапазони за разходи за бизнес пътувания
| ниско | Високо | |
|---|---|---|
| закуска | $5 | $12 |
| обяд | $7.50 | $15 |
| Вечеря | $12 | $25 |
| хотел | $60 | $120 |
| Кола под наем | $35 | $60 |
Други обаче включват разходи за пътуване, които може да се използват от мениджър за служител, като например възстановяване на разходите на надзорен орган за хостинг на пицария или заплащане на администратора за закупуване на понички за офиси, за да се посрещнат нови служители.
Неодобрени разходи
Някои компании също решават да предадат примери за това, което не са одобрени разходи. Това най-често включва алкохол, но може да включва и неща като класа на услугата. Например, може да искате да възстановите пътническия персонал за пътнически такси или бизнес клас, но не и първокласни самолетни билети.
Много компании смятат, че ако служител иска чаша вино с вечеря, това трябва да е на тях, докато други просто определят дневен лимит или лимит за храна, без да поставят ограничения за вида на разходите.
Разходи, които изискват предварително одобрение
Някои фирми изискват всички разходи да бъдат предварително одобрени. Обаче, най-често срещаното е да се предоставят на служителите указания за това, какви разходи трябва да бъдат предварително одобрени. Например, вашият екип по продажбите може да не се нуждае от Вашия ОК, за да купува газ за продажби в компанията. Но може да искате те да получат вашето одобрение, преди да резервират полет извън града за среща с клиенти.
Помислете за и след това документирайте видовете разходи и / или сумата в долари, която ще изисква от служителите ви да получат одобрение, преди да харчат пари и да подадат разходите. Можете дори да създавате бележки в отчета за разходите си, за да напомняте на служителите за лимитите или препрограмираните суми за възстановяване на разходи като пробег.
2. Решете какво ще бъдат вашите насоки за отчитане на разходите
Ако пишете своя собствена политика за отчитане на разходите или, ако искате да персонализирате нашия шаблон, не забравяйте да отговорите на следните въпроси:
Как служителите получават одобрените им разходи?
Необходимо ли е вашите служители да поискат преди да закупят нещо или вярвате ли, че сами ще вземат решение? Трябва ли да има ограничение, като например разход от 50 долара или повече, който се нуждае от одобрение? Това може да е добра политика, ако имате членове на екипа, които купуват оборудване като боядисване и оборудване за ремонт на дома, което може да натрупа доста голяма сметка.
На кого подават отчети за разходите?
Отчитат ли те разходите за вас, за техния ръководител, за човешките ресурси (HR) или за доставчика на заплати? Кой ще събира отчети за разходите? Колко често? Препоръчваме да имате една точка за контакт за проследяване на разходите за възстановяване на служителите, за да намалите хаоса. Това лице може също така да гарантира, че разходите се разпределят правилно към правилния разходен център във вашата счетоводна система.
Какво им е необходимо, за да осигурят възстановяване на разходите?
Освен да попълнят формуляр за доклад за разходите, какво още трябва да имат? Оригинални квитанции? Снимки на разписки? Дати, времена и име на клиента / причина за разходите? Обикновено това е част от политиката за отчитане на разходите, която трябва да бъде възможно най-ясна, за да се избегнат проблеми. Въз основа на който и да е шаблон за отчитане на разходите, който използвате, може да искате да добавите колони, за да проследявате името на клиента и причината. Всъщност, някои компании отиват толкова далеч, че изискват всеки служител да разпределя всеки разход към разходен център, за да улесни вписването на данните от счетоводния екип.
Каква е времевата рамка за възстановяване?
Колко често искате да възстановявате на служителите? Какъв ден от месеца или датата трябва да подават отчети за разходите и дали разходите изтичат? Всеки месец или всяко тримесечие са най-често срещаните практики за възстановяване на разходите, като сроковете за представяне на разходите са най-малко пет до десет дни преди следващия цикъл на заплащане. Ако разходите се докладват със закъснение, те могат да бъдат възстановени за следващия период на заплащане.
Можете също така да искате разходите да се включат до датата на ключовото тримесечие и края на годината, за да поддържате точността на счетоводната си система.
Безплатен шаблон за политика за разходите на служителите
Можете също така да получите достъп до този шаблон тук като документ на Word и тук като PDF.
3. Решете как най-добре да документирате разходите за служители
Най-често срещаната практика за документиране на разходите за служители е да се използва формуляр за отчет за разходите, като нашия шаблон по-горе. Също така предоставяме допълнителни формуляри в нашите шаблони за безплатни отчети за разходите.
Като алтернатива можете да използвате HR софтуер, в който са вградени опции за отчитане на разходите, като например Zoho People, или приложения, предназначени за управление на отчетите за разходи като Divvy. Този софтуер може да ви помогне да организирате отчетите си за разходи по по-логичен начин, тъй като всички записи се съхраняват по електронен път и организирани по име на служител, както и с автоматични характеристики за одобрение.
Опитайте Zoho People
Който и метод да използвате, трябва да проследявате размера на разходите на служителите и да се уверите, че те са подходящи. Понякога може да откриете, че служителите, които плащат по-скъпо, могат да бъдат по-добри за вас, за да закупувате насилствено като консумативи и оборудване.
Препоръчваме да запазите шаблон за формуляр за разходи в споделеното устройство на фирмата си; или да оставите копия в определена папка, до която всеки има достъп, за лесно използване.
4. Документирайте и изпълнете Вашата политика за разходите на служителите
Препоръчваме да имате счетоводител или професионалист в областта на човешките ресурси, за да прегледате политиката си за отчитане на разходите, преди да я разпространите на служителите. След това, след като сте финализирали политиката си и придружаващия го формуляр, уверете се, че всички служители получават копие от политиката и я разбират, например, провеждайте среща в цялата компания или видеоконферентна връзка.
Ако искате да бъдете по-задълбочени, всеки служител трябва да подпише и датира копие на политиката за разходите и да документира това в своите персонални файлове - електронни или хартиени. Ако имате наръчник за служителите, политиката на разходите трябва да се добави и там.
Често задавани въпроси (често задавани въпроси)
Въпросите на парите често са объркващи; това е особено вярно, ако вие сте този, който държи кесиите и вашите служители харчат парите. Тук са описани общи въпроси за разходите на работодателите и как да ги решат.
Как мога да попреча на служителите да фалшифицират отчетите за разходите?
Никога не бихте искали да мислите, че някой от екипа ви ще открадне или увреди вашия бизнес, но ако червата ви казва, че някой в продажбите може да струва твърде много, може да си струва да се разгледа.
Първо, трябва да прегледате всички отчети за разходите. Погледнете доказателствата като цяло. Помислете за тенденциите в отчета за разходите на служителя през цялото им време в компанията. Ако е възможно, имайте външен поглед към модела, както и вашия счетоводител, адвокат или HR професионалист. Какво виждат те? Ако откриете преувеличени или неподходящи разходи, може да се наложи да се обърнете към него със служителя.
Как да се противопоставя на служител, който се превръща в отчет за фалшиви разходи?
Ако имате доказателство, че служителят краде или фалшифицира доклади, трябва внимателно да стъпвате. Вие ще искате херметична документация за това, което се случва. След това трябва да решите какво искате да направите. Това престъпление ли е огън? Колко лошо е това? Трябва ли служителят просто да ви плати обратно? Какво искаш да излезеш от това?
След като разберете какво искате да се случи, ще искате да се изправите срещу служителя с друга страна, присъстваща като свидетел. Обяснете на служителя какво сте намерили и представете копия на записите, които смятате за неверни, затова запазете оригиналите във вашите файлове. Ако искате, можете да чуете страната на служителя и да осигурите обучение и / или дисциплина. Друга възможност е да прекратите служителя в същия разговор. Можете да научите повече за това, което ще ви е необходимо за прекратяване тук.
Как мога да накарам служителите си да превърнат отчетите си за разходи в срок?
Това е може би най-често срещаният проблем, когато имате политика за отчитане на разходите. Търговският екип винаги е закъснял, но иска да бъде възстановен. Маркетинговият екип забравя да включи разписки, а счетоводството, HR или след това да полудееш, опитвайки се да разбереш всичко.
Препоръчваме ви да документирате и да се придържате към политиката си. Това е важно, за да се гарантира, че служителят се възстановява правилно и не сте се втурнали. Уверете се, че ясно очертавате политиката си за разходи и потвърждавате, че ако хората не представят разходите си в правилния формат и срок, те няма да бъдат възстановени или ще трябва да изчакат до следващия период на заплащане. Може би ще им посъветвате да зададат календарно напомняне два дни преди крайния срок, за да попълнят своите отчети за разходите и да оставят един час, за да ги изпълнят.
Друго решение е да използвате предплатените кредитни карти на Bento. Отчетите за разходите на служителите за предплатената им карта се проследяват автоматично и тази информация може да се интегрира във вашия счетоводен софтуер или директно, като например с QuickBooks Online, или чрез CSV файл. Опитайте Bento безплатно за 60 дни, и да получите вашите такси за настройка отказа и първите две карти безплатно.
Посетете Bento
Как да накарам съществуващите мениджъри да се адаптират към нашата политика за отчитане на нови разходи?
Ако вашата политика за разходите е нова добавка, може да се наложи да се справите с хора, които смятат, че са над политиката или могат да правят нещата така, както винаги. Това е често срещан проблем, когато имате служители, които са били във вашата компания от дълго време, или когато прилагате по-формализирана политика за отчитане на разходите, отколкото сте имали в миналото.
Подобно на формулярите, които не са включени навреме, ще искате да се придържате към новата си политика, включително форми и времеви рамки. Лидерите трябва да водят пример, а това са прости разходи и възстановявания. Ако един мениджър или лидер има голям проблем с новата политика, малко червено знаме трябва да започне да се вълнува в главата ви, че този човек може да не е подходящ за вашия бизнес.
Мога ли да използвам дребни пари, вместо да управлявам процеса на отчитане на разходите?
Някои фирми правят нещата лесни за служителите, като използват дребен фонд за дребни разходи като тези, които са $ 50 или по-малко. Например, ако вашият рецепционист трябва да закупи публикуване, за да изпрати клиентски пакет, той или тя може да превърне разписката в дребни пари и да се възстанови, без да преминава през официален процес на отчитане на разходите. Най-добре е обаче дребният фонд, подобно на отчет за разходите, да изисква някаква форма на документация, като подпис, сума и цел на разходите.
Мога ли да опростя разходите на служителите, като ги използвам?
Някои работодатели просто дават на служителите си бизнес кредитна карта, която да използват за покупки. Това спестява на служителите трудността да изразходват собствените си пари и да изискват възстановяване на разходите. Използването на бизнес кредитна карта може да е опция, ако покупките са рядкост или имате малка работна сила.
Но с нарастването на базата на служителите ви е необходим по-добър контрол върху разходите на служителите ви и няма да искате да проследявате таксите за кредитни карти, за да разберете кой ги е направил и за какво са направени.
Долния ред
Лесно е да се създадат и внедрят политика за разходите на служителите и формуляр за отчет за разходите на служителите. Можете да използвате нашите шаблони по-горе. Това ще ви даде представа за разходите на служителите ви и ще ви предостави ценни записи, така че да можете да научите, например, ако един клиент може да струва повече, отколкото си струва. Тя може да ви даде повече информация за вашия бизнес, отколкото си мислите.
Ако искате лесен начин да контролирате разходите на служителите и да следите лесно разходите, проверете Bento for Business. Предплатените кредитни карти ви позволяват да контролирате къде, кога и колко харчи всеки служител. Освен това можете да генерирате отчети за картата на всеки служител за секунди и да изпращате тези отчети директно във вашия счетоводен софтуер, опростявайки целия процес на счетоводство. Опитайте Bento безплатно за 60 дни, и да получите вашите такси за настройка отказа и първите две карти безплатно.
Посетете Bento
