Искането за предложение (RFP) е официален документ, описващ нуждата на компанията от външна помощ за даден проект. В него са описани специфики като обхват на проекта, цели, бюджет, времеви график и критерии за подбор. RFP позволява на предприятията да оценят силните и слабите страни на продавача, като им помага да изберат най-добрата за тази работа.
След като наемете доставчик, ще ви е необходим начин да управлявате връзката, както и централно място за споделяне на документи, срокове за проекти и договори. Zoho CRM и неговият сестра продукт, Zoho Projects ви позволява да направите това като мощно комбинирано софтуерно решение. Научете повече за възможностите на Zoho, като посетите уебсайта им и започнете безплатен пробен период.
Посетете Zoho
Безплатна заявка за предложение (RFP)
Връзки към Google Doc, Word и PDF RFP шаблон
RFP се предлагат в много разновидности в зависимост от индустрията, проекта и опита на създателя. Не два са идентични. Целта обаче трябва да бъде същата: Получете подходящи отговори от квалифицирани доставчици, които ще ви помогнат да оцените техните силни и слаби страни, за да определите кой от тях ще бъде най-подходящ за решаване на проблема ви. За да направите това, изтеглете нашия безплатен шаблон за заявка (RFP).
Преди да започнете
Преди да започнете да подавате заявка за предложение (RFP), трябва да определите на кого ще изпратите искането за предложение (RFP). За да намерите компании, можете да използвате следното: доставчици, с които сте работили преди, браншови асоциации, вътрешни препоръки, социални мрежи (напр. LinkedIn), отчети на индустриални анализатори (например Gartner) и търсене в Google.
Как да създадете ефективен RFP
След като определите аудиторията си, можете да започнете да създавате самият документ за искане за предложение (RFP). Това не трябва да бъде дълъг документ, но трябва ясно да обясни какво се надявате да постигнете, защо заявката ви има бизнес смисъл, как трябва да се представят отговорите за разглеждане, както и общият ви бюджет и срокове.
Затова трябва да следвате тези стъпки, за да направите Вашата оферта възможно най-пълна:
1. Разработване на преглед на проекта
Преди да се запознаете с подробностите на Вашия RFP, дайте на аудиторията си преглед на кои сте, както и целта на RFP, включително проблема, който се опитвате да разрешите. Този раздел трябва да предостави достатъчно информация, така че потенциалните доставчици да могат бързо да видят дали те са заинтересовани и квалифицирани в отговор на тях. Тази стъпка спестява времето на двете страни, тъй като в крайна сметка искате оферти от компании, които могат да помогнат за решаването на проблема ви.
За да изпълните тази стъпка, трябва да направите следното:
Осигурете кратък преглед на компанията
Дайте кратко обобщение на фирмата или институцията, уебсайта си и това, което правите. Бъдете кратки тук. Дайте на потенциалния продавач достатъчно контекст, за да знаят дали сте в индустрия, в която могат и искат да работят. В идеалния случай искате продавач, който има опит в решаването на подобни болки в подобни отрасли. „Ние продаваме луксозни ваканционни пакети на потребители с висока нетна стойност, които търсят необичайни преживявания. Моля, посетете нашия сайт за повече информация. "
Посочете целта на ОГП
Това е краткото „какво“ и „защо“ на Вашия RFP. Обяснете какво се опитвате да направите или, което е по-важно, какъв проблем се опитвате да решите. „Опитваме се да увеличим клиентската си база през следващата година, като подобрим маркетинговите си усилия.” Това позволява на потенциалния продавач да знае, че компанията има цел (повече клиенти) и проблем (маркетинг), който според тях се нуждае от решаване. Запазете тази секция от две до три изречения, тъй като целта е да предизвикате интерес или бърз проход.
2. Осигурете фирмената информация
Предоставете по-подробна информация за вашата фирма. Освен информация за фирмата и информацията за контакт, това е вашият шанс да опишете кои са вашите клиенти, как им помагате и как се вписвате в индустрията (стартиране, средата на пакета с висока траектория на растеж, лидер в индустрията), така че аудиторията ви разбира причините, поради които трябва да правят бизнес с вас. И накрая, обяснете какво прави вашата компания различна от конкуренцията.
Този раздел трябва да съдържа най-малко следната информация:
Предоставете информация за фирмата и контактите
Най-вероятно продавачите, до които достигате, не са чували за вас. Посочете уебсайта на фирмата, физическия адрес и избройте всяка друга уместна информация, като допълнителни уебсайтове, връзки с родителски компании или други подходящи местоположения. Включете контакт за RFP с име, имейл, заглавие и телефонен номер.
Опишете какво правите
Независимо дали работите за нестопанска организация, държавна агенция или корпорация, вашето съществуване се основава на предоставянето на нещо на някого. Какви продукти или услуги предлагате? Как помагате на клиентите си да разрешат проблемите си? Имате ли казус за споделяне, който ще обобщи как помагате на клиентите си? Има ли по-големи разпознаваеми конкуренти, които могат да се позовават на нещо подобно?
Обяснете вашите диференциатори
Помогнете на потенциалния партньор да опознае по-добре вашата компания, като обясните как се вписвате във вашата индустрия. Какъв е вашият таен сос? Какво правите, че вашите конкуренти не са? Защо клиентите обичат да правят бизнес с вас? Имате ли патенти? Спечелили ли сте награди в индустрията? Това ще даде на доставчиците по-голям контекст за това как те могат да помогнат за разрешаването на предизвикателствата ви, особено ако са помогнали на подобни фирми.
Снимка от шаблона за RFP
3. Определете обхвата на работата
След като обобщите кои сте вие и вашата компания, привлечете вътрешни или външни експерти (МСП), за да ви помогнат да определите проекта. Това е списъкът на всички услуги (и продукти), които смятате, че продавачът ще трябва да завърши проекта въз основа на техните препоръки, както и на заявените цели на проекта, и това, което искате да видите от усилията на продавача.
Важното тук е да държите отворен ум и да позволявате на своите доставчици на творчество и гъвкавост, за да могат да предоставят план, който според тях ще разреши проблема ви, дори ако това, което предлагате, се различава от това, което сте определили вие или вашите МСП. Ако техните резултати не съвпадат точно с вашите, но получавате резултата, който искате, обърнете внимание. Просто се уверете, че сте ги помолили да обяснят (в получената от тях оферта) причината / причините за предлагането на нещо различно.
Вашият обхват на работа трябва да направи и следното:
Опишете предизвикателствата си
Обсъдете конкретните предизвикателства, които срещате, тъй като те са свързани с проекта и с цялостния ви бизнес. Дайте конкретни примери за двете области. Например, ако вашият RFP е за преработен уебсайт, обяснете защо вашата компания е решила да направи това. Защо сега? Защо не може да изчака? Какви са последствията? Колкото повече контекст може да предоставите, толкова по-уместни ще бъдат отговорите на решението.
Ето пример за това, как можете да опишете предизвикателство, докато предоставяте контекст:
- Електронната търговия е 70% от приходите ни от бизнеса.
- През четвъртото тримесечие (четвърто тримесечие) пускаме нова продуктова линия, която ще увеличи цените с 45%; смятаме, че това ще преобърне сайта.
- Нашият сайт е на 10 години и изглежда много датиран в сравнение с конкуренцията.
- Искаме той да бъде възстановен на по-адаптивна платформа.
- Настоящата платформа не се интегрира добре с другия ни софтуер.
- Проучванията на клиентите показват, че е трудно да се ориентирате.
Списък на резултатите от проекта
Резултатите от проекта са подробностите, които според вас ще са необходими за успешното завършване на проекта. Това са технологиите, ролята на персонала, задачите и необходимите резултати въз основа на вашите цели и вашето разбиране за начина, по който да постигнете тези цели. Използвайте информацията за МСП и всички други изследвания, които сте направили, за да изброите резултатите. Добре е, ако не знаете всичко, което е специално включено.
Избройте резултатите си
Съобщаване на целите на проекта
Посочете резултатите от проекта и всички конкретни измервания, които бихте искали да видите. Въздействието върху тези цели ще варира в зависимост от това доколко работата на доставчика може да повлияе на резултата. Например, ако наемате агенция за разработване и прилагане на маркетингова стратегия за съдържание, можете да посочите следните цели:
- Разработване и прилагане на кампания за електронни книги през първото тримесечие (Q1)
- Придобиване на 50 лидера от ново лице през второто тримесечие (Q2)
- Увеличаване на водещите маркетингови резултати с 75% през третото тримесечие (Q3)
- Придобийте 15 нови клиенти
В този случай работата на маркетинговата агенция е пряко отговорна за увеличаване на потенциалните клиенти, но само косвено отговорна за придобиването на 15 нови клиенти. Агенцията може да ви помогне да въведете резултатите, но екипът по продажбите на вашата компания трябва да ги затвори. Също така е хубаво да имаме конкретни, измерими цели (вижте нашата статия от най-добрите примери за интелигентни цели), но внимавайте за продавача, който отговаря с обещание, че може да удари или да надмине всичките ви цели. Това е червен флаг в моя опит.
Веднъж получих RFP от треньорска компания с възмутителни маркетингови цели - и те искаха магическа „гаранция“, че нашата агенция ще ги постигне. Бяха толкова прецизни (и специфични). Обадих се на заявителя и го попитах дали са правилни. Той незабавно се отдръпна и каза: „Защо агенцията не може да удари тези цели? Ще го направим сами, но нямаме време. Обаждането не се подобри от там, така че ние го предадохме.
За проектите, които поемате, ще искате пълнофункционален и интуитивен софтуер за управление на проекти. Zoho Projects ви помага да планирате проекти, да следите времето и да си сътрудничите лесно с доставчиците. Той също така се интегрира с други приложения като Slack, Zoho фактура и Zoho Docs, което прави целия жизнен цикъл на проекта управляем от едно място. Посетете Zoho Проектите за безплатно 30-дневно изпитание.
Посетете Zoho Проектите
4. Посочете бюджета и хронологията
Трябва да посочите бюджета си, дори и да е само диапазон. Бюджетът помага на потенциалните продавачи да знаят дали са подходящи. Възможно е обаче да има някои заявки за проекти, където бюджетът - дори и диапазон - не може да бъде формулиран по различни причини, като например проектът зависи от искане за държавно финансиране или е, че нямате референтна рамка за това, което проектът трябва да струва.
Ако попаднете в тази категория, уверете се, че има много убедителна (посочена) причина, поради която бюджетът не е включен, освен ако знаете, че в конкретната индустрия е обичайно да не се включва тази информация. Това е и добро място за включване на сроковете на проекта, които, подобно на бюджета, помагат на продавачите да знаят с какво могат да работят. Той също така ще покаже, че сте свършили домашната си работа и сте определили реалистични очаквания.
За да сте сигурни, че получавате най-добрите оферти за качество от потенциални доставчици, винаги правете следното:
Ценообразуване на изследванията
Ако нямате представа какви са разходите, не предполагайте. Това ви поставя в неблагоприятно положение, защото ако изстрелвате твърде ниско, продавачите няма да ви приемат сериозно (или по-лошо, няма да отговорят); стреляйте прекалено високо и си създадохте заплащане за повече от необходимото. Извършването на някои проучвания ще ви постави в равновесие с доставчиците и ще ви информира дали бюджетът на фирмата ви за проекта трябва да бъде коригиран или напълно изоставен.
Избройте бюджета си, дори и само в диапазон
Включете график или времева скала
Вашият проект може да бъде обвързан с тежък краен срок, като да имате нов уебсайт навреме за Вашето голямо годишно търговско изложение. Той може също да бъде по-гъвкав. И в двата случая включете времева линия и защо сте избрали тези дати. Добра идея е да извършите някои изследвания, ако не сте сигурни колко време трябва да предприеме подобен проект.
Ако предоставите времева линия от три седмици за новия уебсайт, например, искате невъзможното, губите времето и времето на потенциалните доставчици. Ако наистина се нуждаете от бърза реализация на проекта, добре е да знаете, че това се счита за бърза (но нереалистична) от индустриалните стандарти и че можете да очаквате да бъдете таксувани с премия.
Обяснете времевата линия и важността на датите
Прегледах офертите за оферти, когато подателят не е имал представа за времето, което е отнело за заявените услуги. В един случай те искаха услуги за програма, която обикновено отнемаше шест месеца, за да бъде успешно завършена за два месеца. Това ми показа, че не си свършиха домашната работа, бяха движени от нереалистични мандати отгоре-надолу или наистина не се интересуваха от успеха на проекта. Макар че не се очаква да нанесете точни срокове, можете да влезете в полето.
5. Определете изискванията за подаване
Запознайте се с различните доставчици и как те биха се доближили до вашия проект. Това е вашият шанс да покажете това, което е важно за вас, вашата компания и проекта, като обясните изискванията за отговор, посочите необходимостта да го направите, да зададете уместни въпроси и да съобщите график. Там, където различията, приликите, силните и слабите страни се издигат на повърхността като материал за започване на процеса на подбор.
За да завършите тази стъпка, трябва да направите следното:
Задайте очаквания за необходимата информация
Информирайте продавачите, които очаквате техните отговори да съдържат определена необходима информация. Това, което уточнявате според вашите изисквания, зависи от вас, но колкото по-ясни са очакванията, толкова по-добри ще бъдат вашите отговори, тъй като те са свързани с проекта. Включете тези елементи в списък с маркирани или проверени.
Обикновено повечето фирми изискват следното във всички RFP:
- История на компанията
- Съответен опит, квалификации, успехи (напр. Казуси, примерна работа)
- Препоръки за обхвата на проекта
- Отговор на конкретни въпроси
- Управление на проекта (кой, къде, какво, кога)
- Ценообразуване
Дефинирайте нуждата от необходимост
Това са нещата, които офертата трябва да включва, за да бъдат разгледани и не са обсъждани. Те са атрибути, умения и стандарти, които вашата компания счита за задължителна. Те могат да бъдат технически (сертифицирани от AWS Solutions Architect), географски (напр. Всеки член на екипа трябва да е базиран в САЩ), свързани с индустрията (например документирани успехи, работещи със софтуерни компании като SaaS), или всички други критерии, от които се нуждаете от кандидатите.
Посочете изискванията си за необходимост
Избройте Вашите харесвания
Също така е добра идея да изброите вашите подобни. За разлика от нуждаещите се, вашите харесвания са по договаряне, но те също ще помогнат да се засили това, което смятате за важно. Отново, те могат да бъдат технически изисквания, географски, свързани с индустрията или нещо друго, което бихте искали да видите от доставчик. Този списък дава на продавача груба идея за решения, които вече сте обмислили, но също така им дава възможност да предложат алтернативи, които ще работят също толкова добре.
Задавайте въпроси, които трябва да бъдат отговорени в офертата
Това е вашият шанс да задавате въпроси, особено такива с отворен край, за да получите представа за това как доставчиците ще подхождат, разработват стратегии, обхват, персонал, управляват и измерват проекта. Попитайте ги какво смятат за най-големите предизвикателства, попитайте за проектите, върху които са работили с подобни предизвикателства, и попитайте как се чувстват по отношение на изброените цели.
Ето общи теми, които трябва да се вземат предвид при изброяване на въпросите:
- История на компанията: приходи, брой на служителите, структурата на компанията и т.н.
- Структура на екипа: местонахождение (а) на служителите, роли на служителите и опит (BIOS), ако се използват свободни професии
- технологии: софтуер, свързан с проекта, други технологии, използвани за комуникация, управление на проекти и т.н.
- Методология: процеси, подход към работата по различните аспекти на проекта, цялостна стратегия на проекта, подробен отговор на заявените резултати
- Разни: очакваните предизвикателства с този проект; проекти, завършени успешно със сходни предизвикателства (казуси?), как управляват връзките с клиентите
Не забравяйте да включите отворени въпроси
Обяснете как трябва да се представят цените
Зададохте бюджета си (или бюджетния диапазон); продавачът трябва да отговори на цялостното им ценообразуване. Това следва също да включва подробен цитат, основан на заявените от вас резултати от проекта и всички останали резултати, които доставчикът счита за критични за успеха на проекта. Помолете ги да посочат своите часови ставки, ако е приложимо, и прогнозния общ брой часове.
Общувайте формат и времеви рамки
Обяснете как искате да се изпращат отговорите (напр. PDF, Word, Google Документи, на хартиен носител). Какъв е крайният срок за получаване на заявленията? Какъв е вашият график за преразглеждане и вземане на решение относно крайния кандидат (и)? Каква е предвидената начална дата на проекта? Какви, ако има такива, ще бъдат отправяни искания за крайния (те) кандидат (и), като например желанието да се срещне лично?
Също така е добра идея да попитате за стандартните условия и условия на продавача. Това ще ви даде представа за това как ще изглеждат договорните отношения, включително неща като правила за плащане, поверителност, сигурност, прекратяване на договора и други подобни. Също така, избройте вашите условия за това, колко време изисквате предложението да остане валидно.
Предоставете конкретни насоки за подаване
Подсказка: Преди да изпратите вашите RFP, обадете се или изпратете имейл до доставчиците в списъка си, за да разберете информацията за контакт с лицето, което трябва да я получи. Изпращането му в общата пощенска кутия на компанията или в псевдонима за имейли за продажби може да бъде черна дупка, където вашият имейл се предава като горещ картоф (ако някой попадне в нея).
Често задавани въпроси (често задавани въпроси)
Как се различават RFP, RFI и RFQ?
Искането за предложение (RFP) е документ, който изисква от продавачите да представят решения на проблемите на дадена компания. Искането за информация (RFI) е документ, който помага на бизнеса да ограничи възможностите на доставчиците или ако бизнесът се нуждае от повече информация, защото не е сигурен в изискванията. Искането за оферта (RFQ) има ясно определени изисквания - обикновено за закупуване на продукти, а не за решения - и просто търси цена.
Дали най-ниската RFP оферта спечели проекта?
Не винаги. Зависи от това колко тежест прави една компания. Други фактори, като подхода на продавача, техния успех в подобни отрасли и просто начинът, по който отговориха на RFP, могат да добавят също толкова голяма тежест. Вашият бизнес ще трябва да реши кои фактори са най-важни, да им възложи ценности и да го използва като отправна точка за оценка.
Долен ред
Цялостното, добре написано искане за предложение (RFP) ще гарантира, че вашата компания или организация ще получи подходящи отговори от доставчиците, към които сте се насочили. Извършвайте изследвания на вашия проект, бъдете много специфични по отношение на вашите изисквания и задавайте въпроси, които ще покажат както силните, така и слабите страни на потенциалните доставчици.
Zoho CRM и Zoho Projects са лесни за настройване, интуитивни и пълни с опции за персонализиране, което ви позволява да управлявате връзката на вашия доставчик от едно централизирано местоположение. Целият набор от услуги на Zoho включва CRM, програмист, счетоводство, управление на човешките ресурси и бюро за помощ, предоставяйки на развиващите се предприятия набор от възможности за приложение. Посетете Zoho днес, за да планирате демонстрация или да започнете безплатен пробен период.
Посетете Zoho
