Наличието на политика за социалните медии е важно за собствениците на малки предприятия, особено тези с млади служители или тези, които разчитат на социалните медии за популяризиране на бизнеса си. Макар че може да се чудите дали е необходима политика на социалните медии, като имате граници за използване на социалните медии във фирменото време и изясняване на това какво е и какво не е уместно да се публикува (независимо дали като представител на компанията или като физическо лице) са политики, които ще ви помогне само в дългосрочен план, особено когато възникнат инциденти.
Първо, нека представим нашите два примера за политиката в социалните медии. Първият е по-формален и отразява бизнес, който не изисква или очаква от служителите да публикуват своята марка. Моля, обърнете внимание, че тази статия съдържа обща информация и ние Ви препоръчваме да се консултирате със собствения си правен специалист, за да прегледате политиката на вашата компания за социалните медии.
Свободен шаблон за социални медии - официален
По-долу е представен официален шаблон за политика за социалните медии, който е подходящ за компании, които не искат служителите да публикуват по неподходящи начини като свързани с компанията, както и за тези, които искат основания да включат неподходящи публикации, които НЕ са настъпили в компанията, в тяхната прогресивна дисциплина (т.е. публикуване на снимка на наркотици). Включваме и клауза за използване на социалните медии във фирменото време, което е важно да се разгледа.
- Кликнете тук, за да го видите като документ на Google
- Кликнете тук, за да изтеглите като .docx
Нека сега разгледаме по-неформална политика за социалните медии, където е ясно, че бизнесът може да очаква или да подкрепи служителите, които публикуват в социалните медии, като начин да привлекат повече бизнес.
Безплатен шаблон за социални медии - Случайни
Ако фирмата ви е бар, ресторант или магазин, където може би искате служителите да разкажат на социалните си мрежи за фирмени събития или продажби, все още ще искате политика на социалните медии, за да се предпазите от собственик на малък бизнес. По-долу е по-непринудена политика за социалните медии, където бизнесът признава, че служителите ще публикуват от името на компанията и ще начертаят граници около това.
- Кликнете тук, за да го видите като документ на Google
- Кликнете тук, за да изтеглите като .docx
Вие сте сред приятели - понякога. Колкото и вашият блог, Twitter поток, Facebook страница и т.н.… може да ви се струва, че вашият уютен дом в интернет, където приятелите спират да настигнат, наистина е публично пространство. Хората могат да кацнат на страницата ви от търсене в Google и да прочетат напълно един пост извън всеки друг контекст. И това съдържание? Живее вечно в Google, дълго след като сте забравили за него. Така че, мислете за вашето уеб пространство по-малко като за семейна стая и повече като за вашия двор.
Разпространете новините, не го разбивайте. Това е страхотно (и полезно!), Когато можем да използваме личното си уеб пространства за споделяне на великите неща, по които работим ABC Company, Уверете се обаче, че това, за което говорите, е готово за обществено потребление. Ако говорим за това на публичен форум или сме започнали да го рекламирате, тогава е добре. Когато се съмнявате - попитайте!
Бъди умен. От правна гледна точка вие сте отговорни за това, което е в личното ви уеб пространство, затова се уверете, че спазвате правилата за авторското право и всички други съответни закони. Когато става въпрос за ABC CompanyСъдържанието, доброто правило е „точка, не публикувайте“, което означава, че е по-добре да се свържете със съдържанието в установените от нас комуникационни канали, вместо да я публикувате в личния си блог или сайт.
Опровержения или не, вие представлявате. Ако публикувате нещо, което може да е в противоречие с мисията на нашия бизнес, включително препоръката за отказ от отговорност, е препоръчително - напр. "Тези възгледи са само мои, те не отразяват възгледите на моя работодател." Но дори и с това, това, което казвате във вашите туитове, в блога си и във вашата Facebook страница (или някъде другаде) е точно толкова отражение на ABC Company като това, което правите в личния си живот (до известна степен). Не забравяйте да не говорите или да публикувате от името на ABC Companyи оставете това на нашия маркетингов екип и на фирмените ни канали, и не забравяйте, че трябва да спазвате нашите други фирмени правила при публикуване.
Защо ви е необходима политика на социалните медии? Нека разгледаме това по-подробно.
4 причини, поради които се нуждаете от политика за социални медии
Нека си го кажем, социалните медии не излизат скоро. Всъщност тя се разраства с всеки миг и се използва от бизнеса, за да привлече нови клиенти, да получи тяхната марка на пазара и да взаимодейства с дългогодишни клиенти. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter и Pinterest нарастват с проникването на онлайн пазара за възрастни през 2016 г., според данни на Statista и Pew Research. Facebook все още е доминиращата платформа и се превърна в популярно място за бизнеса да провежда събития и други.
Може да знаете всичко това. Това, което не знаете, е как социалните медии могат да ви повлияят като работодател и защо се нуждаете от политика за социалните медии за вашите служители.
Ето четирите причини, поради които малкият ви бизнес се нуждае от политика за социалните медии:
1. Може да се наложи да уволниш някого за това, което публикува.
Представете си, че сте научили дясната си ръка, вашия генерален мениджър, публикувана във Facebook, че смятат, че хората от определена раса са глупави. Докато това е само жалко, вие също знаете, че същият този клас хора е основна клиентска база за вашия бизнес. Искаш да го уволниш, въпреки че е публикуван като частен гражданин, без да маркира компанията.
Освен ако нямате политика за социалните медии, може да не успеете, Ако вашият генерален мениджър е публикуван като частен гражданин, а не във фирмено време и от компютъра си, и сте го виждали, защото сте „приятели“ през сайта с тях, вие сте в тъмните води на свободата на словото и потенциално неправомерно прекратяване.
Това обаче води до следващата ни точка:
2. Трябва да защитите имиджа на вашата марка и бизнес репутацията.
Много малки фирми разчитат на своята онлайн и лична репутация за бизнеса. Лично, като малък собственик на консултантска фирма, препратките са единственият начин, по който някога съм се занимавал, което означава, че знам, че трябва да съм абсолютно сигурен в това, което хората публикуват за себе си и моя екип онлайн и в социалните медии.
Ако вашият малък бизнес е по същия начин, имате нужда от политика на социалните медии. Можем също да препоръчаме софтуер за управление на репутацията, за да го наблюдаваме за вас, особено ако имате много служители или много от повтарящите се бизнес дейности като фитнес студио, ресторант или фризьорски салон.
3. Искате вашият маркетингов екип да свърши работата си, а не персонала ви.
Бивш мой клиент имаше онлайн бизнес, който предлагаше абонаментни сделки, където - всеки месец те доставяха някои продукти и някои нови проби, които да пробват. Тъй като техният бизнес нараства, също се отразява и тяхното социално присъствие, особено след като вирусните видеоклипове са огромна причина за техния успех.
По някакъв начин във всички тези вълнения, всеки човек в компанията искаше да публикува в социалните медии за компанията и за какво се занимават, за разлика от това да остави това на екипите по видеография и маркетинг, които бяха платени за това и трафик (както и използване на платени кампании). Нещо повече, някои от служителите са публикували неща, които не са в синхрон с марката, като например за приятелство с известни личности и за пиене в клубове и барове (докато все още маркират бизнеса).
Това е перфектен пример за добри намерения, които се провалят, а също и перфектен пример за бизнес, който се нуждае от политика на социалните медии, за да начертае граници с служителите и да позволи на техния маркетингов екип да направи това, което им се плаща, както и да защити репутацията на марката.
4. Вие просто искате да предотвратите проблеми, период.
Като собственик на малък бизнес, трябва да изберете вашите битки и да смекчите потенциалните проблеми колкото е възможно повече. Наличието на политика за социалните медии помага да се предотвратят всички „сиви“ области и ви дава правото да взимате решения, каквито смятате за подходящи, в съответствие с политиката на социалните ви медии. Не забравяйте, че един от ключовете за управлението на хората е да се създадат граници и да се очакват от тях, било то от платена политика на отсъствие от време до преглед на изпълнението. Политиката на социалните медии е модерна граница, която фирмите трябва да имат.
И така, как бихте реализирали политика за социалните медии? Да поговорим по-нататък.
Как да приложим политиката за социалните медии
Първо, препоръчваме ви да използвате един от нашите безплатни шаблони по-горе и да го промените съответно, за да се съобразят с нуждите на бизнеса ви и каналите на социалните медии, които използвате. Също така ви предлагаме да прегледате политиката си с управленския екип, за да сте сигурни, че тя има смисъл за бизнеса ви, и можете да се консултирате с адвоката си, за да го проверите.
След това, след като имате последната политика за социалните медии, ще искате да се уверите, че всички служители ще получат копие и ще им я обяснят. Това трябва да бъде среща в цялата компания или видеоконферентна връзка, тъй като тази политика оказва влияние върху заетостта на хората, както и може да промени поведението, което те са правили.
След това трябва да подпишете и дадете на всеки служител копие от политиката и да го документират в своите персонални досиета (електронни или хартиени). Ако имате наръчник за служителите, политиката на социалните медии също трябва да бъде добавена в това.
Не забравяйте да дадете достатъчно време на срещата си, за да отговорите на въпроси и да обясните защо прилагате тази политика. Също така трябва да обясните някои примери за това, което е и не е подходящо, особено ако все още очаквате вашите служители да взаимодействат с вашата марка в социалните медии. И ако ще инсталирате софтуер за мониторинг, както ще разгледаме в следващия раздел, трябва да кажете на служителите си за това.
И накрая, ако правилото ви включва използването на социални медии във фирменото време, като почивките, ще искате да изложите какво е и какво не е приемливо (т.е. да сте на техните мобилни телефони, докато сте на бюрото си в сравнение с работния плот). Можете също така да напомняте на служителите, че всичко на компютъра на фирмата е собственост на компанията и подлежи на мониторинг; ако вече не разполагате с тази политика в наръчника, ще искате да добавите нещо в това, което включваме в нашия наръчник.
3 Съвети как да се следи социалните медии в офиса
В този раздел говорим за това как да следим служителите си чрез социалните медии в офиса (в сравнение с това, което се публикува за вас, което можете да наблюдавате с софтуер за управление на репутацията).
В крайна сметка, когато всичко се прави на собственост на компанията, като собственост на компанията и мобилен телефон, лаптоп или настолен компютър, имате пълното право да видите какво е направено. Това включва, когато служителите ви влизат в лични имейли или профили в социалните медии, дори и да не са по време на работния ден.
Докато ние не оправдаваме шпионирането на вашите служители, четене на техните имейли без причина или като набързо като цяло, все още трябва да се предпазите от непродуктивни служители, които се включват и играят в социалните медии, когато трябва да работят.
Ето 3 съвета, за да сте сигурни, че не сте били от екипа ви:
Съвет 1: Бъдете настоящи (и вашите мениджъри също присъстват)
Ако се скриете в офиса си, вашите служители най-вероятно ще забележат това и ще започнат да се възползват от свободното царуване, което им давате. Особено, ако имате млада база от служители, вие ще искате да сте сигурни, че държите някои очи и уши за пода, както и вашите мениджъри, за да сте сигурни, че те са фокусирани върху работата си, а не върху публикуването на селфи или съобщения на приложение за запознанства.
Съвет 2: Обмислете блокирането на определени уебсайтове
Ако смятате, че някои сайтове отвличат вниманието на служителите ви, можете да обмислите блокирането на някои от тях като Facebook или способността за Gchat. Внимавайте обаче - не позволявайте на едно лошо яйце да го унищожи за мнозина. Вместо това ви препоръчваме да използвате прогресивна дисциплина за нарушения на вашите социални медии или правила за използване на компютри.
Съвет 3: Обмислете софтуер за мониторинг
Ако искате допълнително ниво на предпазливост, помислете за софтуер за интернет и компютърен мониторинг, но ще трябва да го използвате разумно. Шпионирането на служителите ви не е най-добрата практика в земята за човешки ресурси. Това може да навреди на морала на компанията и дори да повлияе на вашата репутация като работодател. Ако решите да приложите софтуер за наблюдение, трябва да кажете на служителите си, въпреки че не ви се налага по закон.
Не забравяйте, че вашите служители никога няма да бъдат перфектни - и вие също не сте - но софтуерът за мониторинг може да ви бъде от полза при повторни нарушители или ако се окажете в неприятна ситуация, където се нуждаете от доказателство за нещо (т.е. някой публикува нещо и след това го сваля) ,
Долния ред
Наличието на политика за социалните медии е част от новите собственици на бизнес в света на цифровите технологии, с които трябва да се справят. По-добре е да има нещо на място, отколкото да се сблъскате с проблем и да го приложите с очите си назад. Помислете за политиката на социалните медии, за да премахнете всички проблеми в зародиш, и да поставите ясни граници, тъй като вашият бизнес и социалните медии като цяло растат.
