Доставчиците на VoIP телефонни услуги са революционизирали индустрията, като правят функции, които преди това са били достъпни само със скъпите хардуерни централи, достъпни и достъпни. Вашият малък бизнес може да се възползва от тези функции, за да изглежда по-голям и по-добре установен за вашите клиенти, отколкото бихте могли да бъдете, за да предоставят по-добри услуги на по-ценните си клиенти и да разширят способността на служителите си да отговарят на телефонни обаждания извън офис.
Какво е VoIP телефонна услуга
Вместо медни проводници на местната телефонна компания, VoIP телефонните услуги използват съществуващата интернет връзка на вашия бизнес, за да конвертират и предават глас като данни. Ако сте използвали Skype, за да направите телефонно обаждане, преди сте използвали VoIP технологията. Но докато Skype обикновено се използва от физически лица, има и други услуги, като Nextiva и Vonage, които използват една и съща технология в по-голям мащаб за бизнеса.
VoIP системите осигуряват многофункционално и технически напреднало телефонно решение. Те лесно се настройват, конфигурират и управляват и обикновено са по-икономичен вариант от традиционните стационарни системи. Технологията, която стои зад VoIP услугите, също означава, че те могат да предложат функции, които традиционните стационарни телефони не могат да ползват, като услугите за отговор на живо.
подвижност
VoIP услугите ви позволяват да използвате мобилния си телефон като продължение на вашия офисен телефон, което разширява телефонната ви система до буквално навсякъде, където се намирате. Можете да имате пренасочени повиквания към тях, за да ги получавате навсякъде, където сте, както и да осъществявате повиквания и да изглеждате, че идват от вашия телефонен номер в офиса. Това е огромна полза за хората, които посещават клиенти, като мениджъри за продажби или сметки, както и за отдалечени служители.
преносимост
Приложенията за VoIP ви позволяват да използвате всеки телефон или дори компютър като лично разширение, което означава, че не сте ограничени до извършване или получаване на обаждания на бюрото си.
гъвкавост
Cloud-базираните VoIP услуги ви позволяват да влезете в профила си от вашия компютър или приложение за смартфон и да управлявате телефонната си система в движение, включително как се провеждат и обработват повикванията. Например, можете да използвате разширените функции за маршрутизиране, за да настроите повтарящ се график, в който повикванията се препращат към мобилния ви телефон вечер и през почивните дни.
Достъпност
Повечето доставчици на VoIP услуги предлагат разширени функции за достъпност, като например гласови съобщения, конвертирани в текст и изпратени до вас чрез текстово съобщение или електронна поща, което може да бъде особено полезно за хората с увреден слух.
интеграции
Същата функция глас-към-текст също така означава, че вашата VoIP система може да бъде интегрирана с приложения на трети страни, като CRM софтуер или софтуер за автоматично набиране. Така например, когато получавате входящо повикване, вашият CRM може автоматично да сканира номера и да покаже съответните данни, които сте асоциирали с него.
Въпроси, които трябва да зададете, преди да настроите VoIP телефонната система
Ето някои въпроси, които трябва да имате предвид, преди да настроите вашата VoIP телефонна система, за да сте сигурни, че избирате най-добрия доставчик и възможности за вашите нужди.
Кой доставчик на VoIP телефонни услуги е точно за вас?
Кой доставчик на VoIP телефонни услуги, който сте избрали да си партнирате, ще зависи от редица фактори, като например наличните функции, които ще използвате, лекотата на използване на услугата, поддръжката на клиентите, която те предлагат, и най-важното, цената на услугата - както месечни, така и за международни разговори, ако вашият бизнес ги прави.
След обширен преглед, препоръчваме Nextiva като най-добрия доставчик на VoIP телефонни услуги за малкия бизнес поради тяхната цена и водеща в индустрията поддръжка на клиенти - но въпреки това бяхме впечатлени от редица други възможности. Например, RingCentral предлага високо ценен сервиз с широка гама от функции и 8 × 8 може да бъде най-икономичният вариант за много фирми, които правят много международни разговори.
Посетете Nextiva
Колко VoIP телефони могат да поддържат вашата интернет връзка?
Тъй като VoIP технологията превръща гласа ви в данни, качеството на вашите телефонни разговори зависи от силата и стабилността на вашата интернет връзка. Преди да инсталирате VoIP телефонна услуга за вашия малък бизнес, важно е да измервате способността на интернет връзката си да управлявате трафика.
Използвайте безплатен тест за скорост на VoIP и отбележете резултатите си, след което ги проверете в таблицата по-долу:
Кои VoIP телефони са най-добри за вашия бизнес?
След като сте избрали най-добрия доставчик на VoIP телефонни услуги за своя малък бизнес, следващата ви стъпка е да оборудвате персонала си с телефоните, които ще използват за достъп до него. Те могат да бъдат настолни телефони, телефони с конферентни зали или и двете. За аксесоарите може да се наложи да получите VoIP слушалки и VoIP адаптери.
VoIP телефоните обикновено наподобяват традиционните стационарни телефони, но често включват по-широк набор от функции и, което е по-важно, те се свързват по-скоро с интернет връзката на вашия бизнес, отколкото с традиционна телефонна линия.
Ние препоръчваме Grandstream GXP2170 като най-добрия VoIP телефон и Grandstream GAC2500 като най-добрия VoIP конферентен телефон за малкия бизнес.
Искате ли да представите фирмата си като по-малък бизнес или по-голяма компания?
В зависимост от Вашата индустрия и видовете клиенти, които обикновено обслужвате, може да се възползвате повече от това да се представите като по-малък бизнес или по-голяма компания. По-малкият бизнес може да създаде впечатление за по-персонализирано обслужване, докато по-голямата компания проектира авторитет и стабилност.
Ето някои от факторите, които могат да повлияят върху възприемането на бизнеса на клиента ви:
Гласът на компанията
Трябва ли главата на вашия бизнес или друг известен служител да бъде гласът на вашата телефонна система, или трябва да наемете гласов актьор, за да запишете професионален поздрав? Това ще зависи от изображението, което искате да проектирате. Ако клиентите ви влязат в бизнеса ви редовно, професионален запис няма да ги накара да мислят, че сте корпорация със стотици служители. От друга страна, ако обслужвате други фирми, които може би никога не виждат вашия офис, професионален звук може да повлияе положително на мнението им.
Менюто за отваряне
Когато човек се обажда на вашия бизнес, какъв тип опции искате да им предоставите? Почти всички основни доставчици на бизнес VoIP услуги ви дават възможност да настроите дърво на телефона с опция за директория за набиране по име. В допълнение, искате ли обаждащите се да имат възможност да се свържат с различни отдели, като продажби, поддръжка или фактуриране, или да бъдат разделени в категории като нов или съществуващ клиент? Колкото повече опции давате, толкова по-голяма ще е вашата компания. Въпреки това, повече опции могат да увеличат шансовете за прекратяване на обажданията, преди да бъдат завършени.
Записване на повиквания
Нищо не казва големи корпорации като телефонно съобщение: „Вашето обаждане може да бъде записано за целите на обучението и контрола на качеството.“ Въпреки това, освен ако нямате наистина основателна причина да записвате обаждания, например да приемате поръчки по телефона, това съобщение може да причини повече вреда, отколкото добре, ако клиентите ви го свързват с безлична услуга. Освен това законите за записване на обажданията се различават в зависимост от държавата, затова се уверете, че сте в съответствие, ако решите да ги запишете.
Искате ли да управлявате всичките си повиквания по същия начин?
Всеки бизнес трябва да реши как да разпредели своите ограничени ресурси. Например искате ли да насърчите клиентите си да се обаждат на бизнеса ви? Има ли определени категории клиенти или искания, които искате да се приоритизират над другите?
Отговарянето на 80% от входящите ви обаждания с жив човек в рамките на 30 секунди се счита за добро, като целта е да се запази броят на изоставените разговори (повиквания) под 7% от общия обем на разговора. Разбира се, всеки бизнес е различен. Може да искате да насърчите търсещите информация да търсят информация на уебсайта на фирмата си или клиентите ви да са склонни да чакат по-дълго, за да бъдат обслужени.
Това са някои от въпросите, които трябва да се имат предвид при настройката на телефонната система:
- Какви са често срещаните причини, поради които хората наричат бизнеса ви?
- Трябва ли техният тип искане да се обработва от конкретно лице, група хора или има по-добра алтернатива?
- Кои типове обаждания абсолютно искат да бъдат обработени от човек на живо?
- Има ли определени часове или ситуации, в които вашият бизнес е наводнен с обаждания? Как искате да управлявате това увеличение на търсенето?
- Искате ли служителите да получават и правят бизнес разговори, когато са извън офиса?
Отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да разработите или съставите схема на правилата за това как искате да се обработват обажданията.
Например, когато клиентът избере опция, тяхното обаждане може да бъде насочено към конкретно лице или екип. Обаждането може да звъни на няколко разширения едновременно, за да може първият наличен човек да получи или да бъде разпределен в зависимост от натовареността. И ако повикването не е отговорено в определен брой позвънявания, то може автоматично да бъде препратено към различен човек или група, резервен номер като мобилен телефон или да бъде изпратен на гласова поща. Можете дори да променяте тези правила в зависимост от времето на деня.
Долен ред за настройка на VoIP телефонни услуги
Създаването на VoIP телефонна услуга вероятно е едно от първите неща, които ще направите, когато създавате своя нов офис. Най-добре е обаче да отнеме малко време, за да прегледате нуждите на бизнеса си и как те се съгласуват с характеристиките и цените на всеки доставчик, преди да се обвържете с него.
Посетете Nextiva
