Политиката на вашия собствен телефон (BYOP) се отнася до бизнес, който позволява или изисква от служителите си да използват личните си мобилни телефони за фирмен бизнес. Това използване може да бъде доброволно или задължително и компенсирано или не, но общият фактор е, че личните телефони имат достъп до потенциално чувствителна фирмена информация и политиката на БАИП балансира ползите с рисковете.
Ако вашият бизнес позволява или изисква от служителите си да носят свои собствени телефони, препоръчваме ви да използвате виртуална телефонна услуга като RingCentral. Предоставянето на достъп на служителите до отделна бизнес телефонна линия чрез личния си мобилен телефон е лесен и рентабилен начин за управление на риска.
Посетете RingCentral
BYOP Съображения
Широкото разпространение на смартфони, както и все по-нарастващите ограничения на данните и по-малко ограничения на употребата, направиха по-често служителите да използват личните си телефони за фирмен бизнес.
Неотдавнашно проучване на CBS MoneyWatch съобщи, че повече от 67% от работниците са използвали едно или повече собствени устройства на работното си място. Други проучвания са открили, че производителността на служителите, моралът и отчетността се подобряват с въвеждането на собствени политики (BYOD), докато хардуерът и разходите за услуги на бизнеса намаляват.
Но като собственик на бизнес, какви съображения трябва да вземете, преди да решите дали да разрешите или наложите на собствените си служители да използват собствени телефони за работа?
Кой плаща?
Първият въпрос, който най-вероятно идва на ум, е цената - по-конкретно, дали да възстановим на служителите си използването на техните телефони и, ако да, колко.
За да отговори на това, неотдавнашно проучване на Tech Pro Research установи, че само 7% от предприятията напълно възстановяват на служителите си разходите за хардуера и разходите си за данни и само 18% получават частично възстановяване. Това се дължи най-вече на високите ограничения на данните и неограничените планове за разговори, които стават все по-чести; няма допълнителна финансова тежест за служителя да използва личния си телефон за работа.
Ако изисквате от служителите си да използват личните си телефони за бизнес, тогава може да искате да предложите частично възстановяване на месечния им план като жест на добра воля. Ако обаче служителят избере да използва собствения си телефон, това може да не е необходимо.
Друг вариант е да плащате за бизнес телефонна линия, използвайки виртуална телефонна услуга като RingCentral. Тя ви позволява да използвате същия номер и за мобилния си телефон, и за работния ви телефон, така че вие и вашите служители да балансирате производителността и гъвкавостта, без да се налага да давате личен телефонен номер за бизнес употреба. По-долу ще разгледаме по-подробно тази опция. Можете също да кликнете тук, за да получите безплатен пробен период с RingCentral, за да видите как може да бъде от полза за вашия бизнес.
Обезпечаване на данните
Друго важно съображение е сигурността на всички чувствителни данни. Ако телефонът е изгубен или откраднат, външен човек може да има достъп до чувствителни данни на компанията и информация за клиента. По същия начин, ако служител се откаже или е прекратен, не бихте искали да имат достъп и до тях.
И в двата случая това може да бъде смекчено чрез използване на приложения, базирани на облак, като например пакета на Google. Тъй като достъпът до пакета на Google е свързан с вашия имейл адрес и се контролира от централен администратор (най-вероятно вие, собственикът на бизнеса), просто трябва да деактивирате имейл адреса, за да премахнете целия достъп до приложенията и данните.
Бизнес телефонни номера
И накрая, възможността да разделяте личните обаждания на служителите ви от техните бизнес е важно поради две причини:
- Той помага да се установят граници между професионалния и личния живот, така че служителят да не се чувства така, сякаш винаги работи; и,
- Това улеснява прекъсването на удължаването на срока на заетостта на служителя, ако приключи работата им.
Препоръчваме ви да използвате виртуална телефонна услуга, като RingCentral, за да създадете специален телефонен номер за бизнеса си. С помощта на RingCentral можете да създавате разширения и да имате обаждащи се, които набират тези разширения, препратени към мобилния телефон на съответния служител. Обажданията, направени от мобилните им устройства, също могат да изглеждат, че произхождат от вашия бизнес телефонен номер. Можете също така да получите полезни функции за управление на обажданията, като гласова поща към имейл, прехвърляне на повиквания и услуга за факс за минимални разходи - функции, които обикновено се предлагат само чрез пълни VoIP телефонни услуги.
Най-важното обаче е, че използването на виртуална телефонна услуга ви позволява да прекъснете разширението на служителя, ако приключи работата им. Това ще им попречи да получават каквито и да било бизнес повиквания или да осъществяват и да се обаждат от вашата бизнес линия. Това има две предимства:
- Добавена е сигурност за вашия бизнес; и,
- Служителят няма да бъде притесняван от призиви за бизнес, в който вече не работят.
Посетете RingCentral
Внедряване на политика за БИОП
Интелигентната и всеобхватна политика на BYOP също може да помогне за защитата на бизнеса ви. Може да не сте в състояние да гарантирате съответствие, но това е съществена първа стъпка.
Например забрана на използването на мобилни устройства за изпращане на обидни или изрични текстови съобщения или достъп до обидни или изрични уебсайтове, въвеждане на планове за обучение за изясняване на потенциалните задължения и изискващи мерки за сигурност, като например активиране на функциите за дистанционно изтриване. Всички последици от неизпълнението следва също да бъдат изяснени.
Препоръчваме да използвате правилото за собствено устройство (BYOD) като шаблон, след което да го редактирате, за да го направите специфичен за телефони и фирмата ви. Това ще бъде вашата политика за BYOP, която след това може да изисква от служителите ви да подпишат и да се съгласят.
Този шаблон помага да защитите и Вашия бизнес, и служителя Ви, включително указания за:
- Очакване на неприкосновеност на личния живот, което гласи, че вашият бизнес ще уважава поверителността на личния телефон и всички лични данни, които се съхраняват в него
- Осъществяване на достъп до фирмените ресурси, включително всички чувствителни данни, и не копирането им в персоналното устройство, освен когато това е необходимо за работата
- Основни мерки за сигурност, включително защита с парола, поддържане на актуалната операционна система, а не „затваряне на затвора“ на телефона и не споделяне на телефона с приятели или семейство
- Посочване кои приложения трябва да се използват за извършване на дейност
Най-доброто място за съхраняване на политиката е в наръчника на служителите или в досието на служителите. Веднъж създаден, помислете дали да не прегледате правилата си като част от процеса на включване.
Долния ред
Разрешаването или изискването на служителите ви да използват собствените си телефони във вашия бизнес могат да спестят вашите бизнес пари, като същевременно направят работата по-удобна за вашия служител. Има обаче някои съображения, които трябва да бъдат взети, включително споделяне на разходите, сигурност и граници на работа / живот. Те могат лесно да бъдат смекчени чрез използване на виртуална телефонна услуга, като RingCentral, и прилагане на цялостна политика на BYOP, която подобрява работните процеси както за вас, така и за вашите служители.
Посетете RingCentral
