Как да настроите доставчици в QuickBooks Online

Добре дошли в онлайн обучителния курс "Подходящ малък бизнес QuickBooks"! В този урок ще разгледаме как да настроим доставчици в QuickBooks Online. Ще обясним как ръчно да добавяте клиенти и как да качвате данни за доставчици от файл на Excel или CSV.

Можете да следвате заедно с вашия собствен QuickBooks Online акаунт. Ако вече нямате такъв, кликнете тук, за да се регистрирате за 30-дневен безплатен пробен период и да следвате по-долу.

За да завършите този урок, можете да гледате видеото по-долу, да прочетете инструкциите стъпка по стъпка или да направите и двете. Нека да започнем!

Ако искате да научите повече за управлението на доходите, разходите и отчитането в QuickBooks, изтеглете нашия безплатен урок от 39 курса QuickBooks тук.

Изтеглете нашия безплатен курс за QuickBooks

Защо създаването на доставчици в QuickBooks е важно

Ако плащате сметки в QuickBooks, искате да настроите своите доставчици. Създаването на доставчици в QuickBooks преди време ще спести време по-късно, когато трябва да въведете сметка, защото ще можете да избирате доставчици от падащото меню и повечето от полетата автоматично ще попълнят формулярите за вас.

Създаването на доставчици в QuickBooks ще ви позволи да направите следното:

Ускоряване на обработката на сметки: Бързо въвеждане на сметките на доставчици с информация като препратка към адреса и датата, която се попълва автоматично от профила на доставчика.
Проследяване на разходите на продавача: Това ще ви позволи да стартирате отчети, които ще ви предоставят информация за това с кои доставчици харчите най-много пари и какви елементи купувате от тях.

Първо ще обясним как да настроите ръчно продавачите в QuickBooks. Въпреки това, ако имате повече от 10 доставчици, които да настроите в QuickBooks, препоръчвам да преминете към следващия раздел на този урок, Как да настроим доставчици, като използвате Excel или CSV файл.

Как да настроите доставчици в QuickBooks ръчно

Ако имате по-малко от 10 доставчика, можете лесно да настроите доставчици в QuickBooks ръчно. Отидете до центъра на доставчика и изберете Нов доставчик. Въведете информацията за контакт за продавача и го запазете. Ако имате 10 или повече доставчици, обърнете се към начина, по който да настроите доставчици с помощта на секцията Excel на тази статия.

Петте стъпки за създаване на доставчици в QuickBooks Online са:

1. Отидете до центъра на доставчика

За да настроите доставчиците си във фирмения си файл, отидете до центъра на доставчика, като кликнете върху Доставчици в лявото меню отдясно под Клиентите, както е посочено по-долу:

Отидете до Центъра за доставчици в QuickBooks Online

2. Създайте нов доставчик

Кликнете върху синьото Нов доставчик в горния десен ъгъл, както е посочено по-долу:

3. Въведете информация за доставчика

За да настроите нов доставчик, трябва да въведете основна информация за контакт, например лице за контакт, име на фирмата и да изпратите адреса. Имейл адресът на вашия контакт, заедно с условията за плащане и идентификационния номер на федералния данък, също са уместни подробности за включване.

По-долу е представен пробен доставчик, който създаваме за нашата фиктивна компания, Водопровод „Павел“:

Информация за профила на доставчика в онлайн QuickBooks

Полетата, които трябва да попълните, както и обяснение как тази информация ще се използва от QuickBooks, са:

Първо и последно име - Попълнете това за отделните доставчици; тази информация ще се появи във всички сметки и поръчки за покупка, които създавате.
Показвано име като - Това поле ще се попълни автоматично въз основа на информацията, въведена в полето Име на доставчика. Това е начинът, по който вашият доставчик ще се покаже във вашия списък с доставчици в QuickBooks.
Печат върху чек като - Когато пишете чекове и плащате сметки на продавача, информацията за получателя ще дойде оттук. Ако получателят се различава от името на доставчика, можете да направите необходимите промени тук.
адрес - Това трябва да е адресът, на който трябва да изпратите плащането си до доставчика (т.е. да се препрати към адреса).
бележки - Въведете тук допълнителна информация, за която искате да следите доставчиците си (напр. Допълнителни имена за контакти или телефонни номера). Тази информация е за вътрешни цели и няма да бъде видима за продавачите ви.
електронна поща - Въведеният тук имейл адрес ще се използва за изпращане на поръчки за покупка на доставчици по имейл.
Телефон / Мобилен / факс - Въведете телефонните номера за контакт, предоставени от доставчиците ви.
уебсайт - Въведете адреса на уебсайта на вашия доставчик за бърза справка.
Условия за плащане - В урока „Как да настроите разходите“ ние създаваме условия за плащане по подразбиране (напр. Нето 30) за всички доставчици. Ако искате да промените условията за плащане по подразбиране за всеки доставчик, можете да го направите тук в профила на доставчика.
Бизнес идентификационен номер - Трябва да поискате данъчен номер или номер за социално осигуряване от всички доставчици, тъй като това е основна информация, която ще ви е необходима за данъчната форма 1099. Когато подготвяте 1099 формуляра, QuickBooks ще приемат данъчната информация от тук. СЛУЧАЙ НА ВНИМАНИЕ: Ако нямате данъчен идентификационен номер за продавач, няма да можете да отпечатате формуляр 1099.
Проследяване на плащанията за 1099 - Чрез маркиране на тази кутия, QuickBooks ще проследи тези доставчици и ще ги включи в доклад от 1099. Ако доставчикът не е включен, от вас се изисква да им изпратите данъчен формуляр 1099, ако им плащате $ 600 или повече за една календарна година.

БАКШИШ: Преди да издадете първото плащане на 1099 доставчик, помолете ги да ви предоставят попълнен формуляр W9. Този формуляр ще съдържа цялата ключова информация, от която се нуждаете, за да създадете формуляр 1099.

4. Въведете друга информация за доставчика

В допълнение към данните за контакт, можете да прикачвате файлове, да определяте тарифи за фактуриране, да установявате баланс на отварящите ги доставчици и да задавате номера на сметки на доставчиците на доставчици в QuickBooks.

Четирите допълнителни полета за информация за доставчици са прикачени файлове, платежна ставка, начално салдо и номер на сметката, както е показано по-долу:

Информация за други доставчици в QuickBooks Online

Полетата, които трябва да бъдат попълнени, както и обяснение как тази информация ще се използва от QuickBooks, са:

Прикачени файлове - Прикачете всички документи, които искате да запазите за този доставчик (напр. Подписани договори или копие на кореспонденция по имейл).
Тарифа за таксуване (на час) - Влез в на час или на плосък тарифа за фактуриране за този доставчик за по-лесна справка.
Начално салдо - Това поле може да се използва за въвеждане на неплатено салдо, което имате с доставчик. Например, ако конвертирате от друга счетоводна система в QuickBooks и имате някои неизплатени сметки, тогава можете да въведете общия остатък тук, когато ги зададете в QuickBooks.
Номер на сметка - Ако имате номер на сметка с вашия доставчик, можете да го въведете тук за по-лесна справка.

5. Преглед на доставчика

Сега, след като сте завършили настройката на доставчика, доставчикът ще се появи в центъра на доставчика, както е посочено по-долу. Можете да прегледате информацията, за да се уверите, че тя е правилна. Ако трябва да направите някакви промени, просто кликнете върху името на доставчика и направете необходимите редакции.

Прегледайте настройките на продавача в QuickBooks Online

Кога да добавяте доставчици с помощта на Excel или CSV файл

Създаването на профили на доставчици в QuickBooks Online ви позволява бързо да въвеждате сметки на доставчици, тъй като цялата ви информация, като препратка към адреса и датата на падежа, автоматично ще се попълни от профила на доставчика. Ако имате повече от 10 доставчици за настройка, бих ви препоръчал да поставите информацията в документ на Excel и да импортирате данните в QuickBooks Online.

Как да импортирате информация за доставчици в QuickBooks онлайн, като използвате Excel или CSV файл

Ако имате повече от 10 доставчици, трябва да импортирате информация за доставчици, като използвате Excel или CSV файл. След като данните ви бъдат въведени в електронна таблица, преминете към Център на доставчика и кликнете върху стрелката вдясно от New Vendor. Изберете Вносители на внос и следвайте инструкциите на екрана, за да импортирате доставчиците си в QuickBooks.

QuickBooks ви позволява да уловите много данни за вашите доставчици, но ключови полета които трябва да включите във вашия Excel или CSV файл са:

Име и фамилия за отделни доставчици или име на фирма за фирма
електронна поща
телефон
Препращане към адреса

Не се притеснявайте за формата на електронната таблица - просто се уверете, че имате горните ключови полета в електронната таблица.

Петте стъпки за създаване на доставчици в QuickBooks са:

1. Придвижете се до екрана за импортиране

За да импортирате в QuickBooks, отидете в Центъра на доставчика. Кликнете върху падащата стрелка вдясно от синьото Нов доставчик и изберете Доставчици на внос, както е показано по-долу.

2. Изберете Excel документа за качване

Кликнете върху паса , за да намерите файла Excel и изберете файла, който искате да качите. Кликнете върху бутона Напред, намиращ се в долната част на екрана, за да преминете към следващата стъпка.

Изберете Excel файл за импортиране в QuickBooks Online

БАКШИШ: Ако искате да видите примерния файл на Excel, трябва само да кликнете върху връзката Изтегляне, както е посочено по-горе. Имайте предвид, че не е необходимо да преформатирате електронната си таблица. В следващата стъпка ще картографираме данните, за да могат QuickBooks да изтеглят правилните данни от електронната ви таблица.

3. Картирайте данните си

На този екран ще кажем на QuickBooks кои полета в нашата електронна таблица ще изтеглят информацията за доставчика. По този начин ще гарантираме, че информацията се импортира в правилните полета в QuickBooks. Под Вашето поле в колоната, изберете колоната в електронната таблица, която съответства на Поле за QuickBooks.

Картографирайте данните на доставчика си, за да импортирате в QuickBooks Online

Полетата, които трябва да бъдат попълнени, и кратко описание на всяко от тях са:

Поле за QuickBooks - Това е полето в QuickBooks, където данните ще се импортират.
Вашето поле - От падащото меню изберете полето в електронната таблица, което съответства на полето QuickBooks (т.е. полето, в което информацията трябва да се импортира).

След като приключите картографирането на данните си, преминете към следващия екран.

TIP # 1: Както можете да видите на снимката по-горе, полетата във вашата електронна таблица не трябва да съвпадат с имената на полетата в QuickBooks. Например, в QuickBooks полето Customer е Customer Name в електронната таблица.

TIP # 2: Не се притеснявайте да имате повече полета в електронната си таблица от това, което виждате в QuickBooks. Единствените данни, които ще се внасят в QuickBooks, са полетата, които съвпадат с полетата на QuickBooks. Можете да посочите Няма съвпадение за полетата, които не желаете да импортирате в QuickBooks, както е посочено по-горе за последните три полета (начално салдо, начална дата на баланса и данъчен номер).

4. Окончателен преглед на данните преди внос

Това е твоят финал възможност да прегледате данните и как ще импортира в QuickBooks. Уверете се, че сте проверили следното:

Че броят на записите се съгласува с електронната ви таблица
Информацията е в правилните полета (напр. Имейл адресът е в полето за имейли и т.н.)

Ако нещо не е наред, кликнете върху обратно за да се върнете назад и да направите необходимите промени. Изберете внос след като сте готови да продължите.

Прегледайте данните за доставчиците, преди да импортирате в QuickBooks Online

5. Импортирането е завършено

След като импортирането приключи, QuickBooks ще ви предостави съобщение, подобно на следното: 10 от 10 доставчика бяха успешно внесени!

Как да променяте доставчик в QuickBooks Online

Можете да промените или актуализирате информацията за доставчика по всяко време. От Център на доставчикаЩракнете върху името на доставчика, както е посочено по-долу, и направете необходимите промени в профила на доставчика.

Как да променяте доставчик в QuickBooks Online

Как да изтриете доставчик в QuickBooks Online

Подобно на клиентите, не можете да изтриете доставчик, след като сте ги използвали в транзакция. Например, след като сте създали чек за плащане на доставчик, той се счита за транзакция. Въпреки това, ако решите, че вече няма да правите бизнес с доставчик, можете да ги деактивирате, което ще скрие продавача от списъка, но ще запази всички предишни записани транзакции.

Четирите стъпки за деактивиране на продавач в QuickBooks Online са:

1. Отидете до центъра на доставчика и изберете доставчика, както е посочено по-долу.

Как да деактивирате доставчик в QuickBooks Online

2. Изберете бутона Редактиране в горната част на следващия екран, както е посочено по-долу.

Изберете бутона Редактиране в центъра на доставчика на QuickBooks Online

3. В най-долната част на следващия екран изберете Направете неактивно бутон и Запази промените, както е посочено по-долу:

Направете неактивни и запазени бутони в QuickBooks Online

СЛУЧАЙ НА ВНИМАНИЕ: Ако имате неплатено салдо за доставчик, QuickBooks ще покаже съобщение, подобно на това по-долу. Най-добрият начин за действие в тази ситуация е първо да се плати неплатеното салдо и след това да се деактивира продавачът. Ако не планирате да платите остатъка, тогава трябва да анулирате сметките в QuickBooks и да продължите да деактивирате доставчика.

4. На екрана по-долу ще потвърдите дали искате да деактивирате доставчика:

Потвърдете деактивирането на доставчика в онлайн QuickBooks

Завийте

Това завършва урока за това как да настроите доставчици в QuickBooks Online. Следващият модул в нашия онлайн курс за обучение на QuickBooks ще бъде Управление на продажбите и приходите в QuickBooks Online. В този модул ще обхванем изпращането и получаването на плащания, разчети и фактури, както и запис на депозити в QuickBooks Online.

Изтеглете нашия безплатен курс за QuickBooks