Планът за подобрение на постиженията е HR-термин за план за развитие, който обикновено се дава на по-слабо представящите се служители като форма на пробация. Подобно на писмено предупреждение, план за подобрение на производителността или PIP се използва от повече компании, които осъзнават, че показването на път към успеха и поставянето на цели за неефективни служители е по-полезно, отколкото просто „да се напише някой”. По-важното е, че той може да спаси трудовото правоотношение и, на теория, да превърне служителя в най-добро представяне.
Забележка: Някои компании също използват термина план за развитие на изпълнението или PDP, вместо PIP. Те обикновено са много сходни.
Уверете се, че поддържате електронен запис на плана си за подобряване на изпълнението. Това ще даде възможност на мениджърите да проследяват напредъка и да имат по-задълбочен поглед върху това как работят техните служители. Zoho People предлага безплатен начин за записване на планове за подобряване на производителността и съхраняване на записите на служителите за до 5 служители. Изпробвайте го днес:
Посетете Zoho People
Безплатни шаблони за подобряване на изпълнението
Кликнете по-долу, за да изтеглите нашия безплатен шаблон за подобряване на ефективността:
- Изтегляне на DOCX шаблон (2 страници)
Препоръчваме ви да персонализирате шаблона в предпочитания текстов редактор, преди да го отпечатате.
SHRM посочва, че: Форматът на плана за подобряване на ефективността ще варира в зависимост от работодателя и трябва да включва следните компоненти:
- Информация за служителите.
- Съответни дати.
- Описание на несъответствието или пропуските в производителността.
- Описание на очакваното изпълнение.
- Описание на действителното изпълнение.
- Описание на последствията.
- План за действие.
- Подписи на управителя и служителя.
- Оценка на плана за действие и цялостния план за подобряване на изпълнението.
Препоръчваме също така всички допълнителни документи, като описание на длъжността или обучителни материали, които могат да помогнат на служителя да разбере техните отговорности, до PIP на служителя.
Какво е план за подобряване на ефективността
Планът за подобрение на производителността, известен още като PIP, е инструмент, който обикновено се използва вместо или в допълнение към прегледите за представяне, за да се даде възможност на служителите да разберат забелязаните промени в тяхната ефективност. ОИП обикновено се изпълняват, когато работата на служителя се е понижила, като продавач, който вече не отговаря на квоти, или представител за обслужване на клиенти, който вече не отговаря на целите за премахване на билети. Обикновено те се изпълняват и в средата на периода за преглед на изпълнението, или в компании, които нямат преглед на изпълнението, за да дадат на служителя официално предупреждение, че тяхната работа е намалена.
Докато някои компании все още правят неща като писмени предупреждения в ситуации на изпълнение, PIP има малко предимство в това, че идеалната цел и пътят, поставен от нея, е да накара служителя да успее, което може да ви помогне като собственик на бизнес и тях ,
Разликата между PIP и плана за развитие на изпълнението (PDP)
Някои компании предпочитат термина план за развитие на изпълнението вместо думата „подобрение“ в средата, за да звучи по-малко грубо. Алтернативно, PDP могат да се прилагат и към всеки служители, дори и най-добрите, тъй като компаниите също използват тази фраза като по-всеобхватен план за развитие, който всеки служител получава ежегодно, или на всеки 6 месеца.
Обаче, PIP обикновено се ограничава само до най-ниските изпълнители или тези, които попадат под някакъв знак за постижение, като квота. В допълнение, PIP рядко се използва за служители на пробация, тъй като те все още учат. Обикновено PDP няма специфичен параметър за ефективност и е по-вероятно средство, което се използва за повишаване на доброто представяне.
И така, каква е мотивацията зад плана за подобряване на изпълнението? Това е мястото, където някои хора не са съгласни, което обсъждаме по-нататък.
3-те приложения на план за подобряване на изпълнението
ППИ се използват по няколко различни начина в компаниите. Трите основни приложения на ППИ са:
1. Да предадеш сериозен събуждащ разговор на служител
Както Liz Ryan от Forbes казва: „Мениджърът ви поставя на план за подобряване на изпълнението, когато искат да се отърват от вас. Вместо план за подобрение на производителността, той трябва да се нарича Това е първата стъпка към планирането, защото това се случва. "
Макар да мисля, че това е малко сурово по отношение на смисъла на ППИ, то обикновено се използва като начин да се даде на служителите добро разклащане между прегледите за представянето, че тяхното представяне е в тоалетната и е време да се подобри. Ако имате политика на прогресивна дисциплина, можете да разгледате ППИ като еквивалент на писмено предупреждение и то трябва да има същите качества като писмено предупреждение - посочен е конкретен въпрос, очакваната резолюция и графикът за следващите стъпки.
2. Да започне диалог за подобряване
SHRM прави някои отлични моменти в плановете за подобряване на изпълнението, включително и че те трябва да задават въпроси за:
- Служителят не е получил подходящо обучение?
- Дали служителят не разбира очакванията на работата?
- Има ли непредвидени пречки по пътя?
SHRM продължава да подчертава, че една добра PIP ще позволи открит диалог и обратна връзка от служителя, за да определи дали на служителя са предоставени всички инструменти и ресурси, необходими за успеха му.
Така че, докато Forbes разглежда PIPs като отрицателен инструмент, SHRM прави валидна точка, че те могат да бъдат използвани като прозрение за компанията, за да разберат къде са се провалили служителите си и да създадат процес на обратна връзка от двете страни.
3. За изпълнение на документи
PIP е отличен инструмент за документиране на пропуските в производителността и маркерите, които служителят пропуска. Макар и да не е най-славната част от плана за подобряване на изпълнението, това е необходим аспект за вас като собственик на бизнес, така че да можете да защитите неправомерно прекратяване на делото или да се подготвите за някой огън. PIP може да бъде добро решение, ако понастоящем не разполагате със система за преглед на ефективността (и може да ви стимулира да създадете такъв, който да допълни ППИ).
Нека сега разберем как можете да ги изпълните в бизнеса си.
Как да изпълнявате ПИП на работното си място
Ако се чудите как можете да поставите ПИП на място в бизнеса си, следвайте следващите 7 стъпки:
Стъпка 1: Преди да дадете PIP, проблемите с производителността и инцидентите трябва
Преди да поставите планове за подобрение на производителността, трябва да документирате изпълнението в някаква форма, независимо дали е зададена метрика, цели, изпитателни цели, длъжностни характеристики, или срещу прегледи на ефективността.
Стъпка 2: Решете каква е границата, когато служителят трябва да бъде на PIP
Какъв ще бъде моментът, в който служител ще участва в PIP? Ще бъде ли просто свързано с изпълнението или ще добавите ли елементи на поведение или културна годност?
Например, една компания, с която работя, постави хората на ПИП, когато те са били под тяхната седмична квота за повече от 2 седмици подред. Те са избрали това, защото признават, че всеки има лоша седмица от време на време, но 2 седмици поред е, когато се превръща в модел. Същата компания също постави хората на PIP, че не успяха да проведат 2 качествени проверки подред (това е кол център). Така че те са имали 2 вида PIPs отиват, и някой може да бъде поставен и на двете по едно и също време.
Стъпка 3: Създайте индивидуален план за подобряване на изпълнението за всеки служител, който се нуждае от такъв
Обикновено ПИП не работи. Трябва да включите елемент на това защо се случва пропастта в изпълнението. Прилагайки моя пример в предходната стъпка, беше установено, че представителите пропуснаха квотите си по няколко различни причини, включително:
- Прекомерно време за почивка
- Прекомерно лично време между разговорите
- Не следва правилно диаграмата на отговорите
- Други различни причини
Обърнете внимание, че някой, който не разполага с квота за прекомерно прекъсване, и някой, който не следва графиката на работния процес, са две много различни ситуации. По този начин те изискват много различни ПИП.
Стъпка 4: Проведете среща с всеки отделен служител
След това трябва да говорите със служителя за това какво се случва, защо и последиците, ако изпълнението не се подобри до определена дата. Тази среща трябва да включва поставяне на цели, както и възможност за тях да предоставят обратна връзка за това защо се е случило това. Има ли липса на обучение или нещо друго? Запишете защо и поставете някои цели и показатели за отчетност на служителя, за да успее.
Някои идеи за полезни опции за ППИ:
- Задайте на служителя наставник или приятел, който е най-добър изпълнител, за да прекарват времето си
- На разположение на служителите са учебни материали, като ръководства или видеоклипове
- Направете усилие за мениджърите да се свържат със служителя и да проверят напредъка им
Стъпка 5: Изпълнете следващите стъпки на PIP
Работете върху това, което казахте, че PIP ще включи и ще накара служителя да отиде. Насърчавайте служителя по пътя и насърчавайте добро поведение в тях с устна и неформална обратна връзка.
Стъпка 6: Определете един от 3-те изхода
След това трябва да разберете каква е следващата стъпка за служителя, след като прегледате тяхното представяне през определения период от време. Има 3 опции:
- Служителят остава на ПИП
- Служителят трябва да бъде прекратен
- Служителят се оттегля от PIP с поздравления
Вие също така ще искате да зададете параметри за това колко ПИП може да има един служител, както и колко време могат да издържат, без последствия от по-високо ниво. Например бизнесът, който използвах като пример, казва, че не можете да имате повече от 2 30-дневни ПИП подред и не повече от 3 в една година преди прекратяването.
Стъпка 7: Провеждане на последващата среща по PIP със служителя
Последната стъпка от провеждането на последващата среща по PIP е почти толкова важна, колкото първата. Защо? Защото трябва да следвате целия процес. Когато работех по примера на бизнеса, ръководството се бореше да премине през следващите стъпки на PIP, което след това ни накара да загубим доверието сред служителите. "О, PIP няма значение - забравят за това" е нещо, което чух на пода.
Искате вашата система да бъде спазвана, за да може тя да работи, и да направите това, което трябва да изпълните с процеса, който сте задали.
Ползи от използването на планове за подобряване на изпълнението
Използването на ПИП, за да помогне на служителите да се върнат към пътя на изпълнението, може да бъде много полезно за малкия бизнес. Тук са изброени петте най-добри ползи за въвеждането на ПИП:
1. Когато работят, те спестяват пари
Плановете за подобряване на ефективността могат да ви спестят пари в:
- Разходи за набиране на персонал: Защото не е нужно да замествате или наемате повече хора.
- Разходи за прекратяване: Защото не е нужно да уволнявате някого и да осигурявате обезщетение или да плащате други разходи.
- Разходи за извънреден труд: Ако приключите с кратък персонал, не е необходимо да карате други хора да записват часове, за да вземат провисването.
2. Когато работят, те ви спестяват време
Когато успеете, използването на PIP може да ви спести време като собственик на бизнес. По-конкретно, те могат да ви помогнат да спестите време при наемането на работа, тъй като създавате настоящи служители за успех. Плановете за подобрение на производителността също могат да помогнат да се спести време, като се направи кристално ясно кога някой трябва да бъде пуснат (и как да го документира). Не забравяйте всички тези срещи на компании и съобщения, когато има промени в персонала
3. Те предоставят ясна документация на външна страна
Ако сте адвокат и виждате поредица от неуспешни ПИП, прекратяването на изпълнението е безпроблемно. Дори и да не правите прегледи за постигнатите резултати, ППИ могат да бъдат добра документация за външни лица за наемане / освобождаване на решения.
4. Те са “нормата” за пренасяне на квоти или за работа на базата на цели
Макар и да не са от полза, вашите служители може да ви търсят да имате граница за ППИ и граница за тяхното изпълнение като цяло. Това е форма на обратна връзка, която хилядолетията отчаяно търсят по много начини, а също така е и норма за ролите в квотен стил и поддържа мотивацията на служителите!
5. Те показват на служителите, че ви е грижа (когато сте го направили правилно)
Наличието на система за план за подобрение, и особено след като намерите система за обучение или усъвършенстване, която работи, показва на вашите служители, че ви е грижа за тях. Вие не просто ще бъдете собственик на бизнес, който ги записва, оставя ги да изсъхнат и след това ги изстрелва. Това показва, че и вие сте инвестирани в тях.
Нека да обсъдим и недостатъците на плановете за подобряване на изпълнението.
Недостатъци на използването на ПИП
Както всички неща HR, има някои недостатъци и при използването на планове за подобряване на производителността. Първите три включват:
1. Трябва да ги използвате по същия начин
Наистина ли наистина не харесвате служител? Е, познайте какво. И какво от това? Необходимо е да се отнасяте еднакво с всички и да преминавате през PIP процеса. Ако други хора получат ПИП, а някой друг не може, не можете просто да го наточите на заетост - ще изглежда рибка.
2. Отлага ли неизбежното?
Някои може да твърдят, че ако някой е на ПИП, наистина ли отлагате тяхното уволнение? Моят отговор е много циничен поглед към ППИ. Когато бъде направено правилно, PIP трябва да работи, което означава, че работата на служителя се подобрява.
3. Време за управление
Планът за подобряване на производителността изисква усилия от страна на мениджър, независимо дали той или някой друг, за да помогне на служителя да успее. Подобно на други компоненти за управление на ефективността, това ще отнеме времето на ръководството… но може да си струва!
Имаме редица други ресурси, свързани с ефективността, за собствениците на малки предприятия, особено ако плановете за подобрение на ефективността не звучат така, както ви трябват.
Други ресурси за управление на изпълнението
ПИП не са единствените неща, които можете да направите, за да управлявате таланта си в бизнеса си. Разполагаме с редица статии и ресурси за управление на ефективността и успешно наемане, включително много от безплатните шаблони, които можете да персонализирате:
- Ръководство за системата за управление на ефективността
- Шаблон и ръководство за преглед на ефективността
- Ръководство за купувача на софтуер за управление на изпълнението
- Служител на борда
- Пробационен период за заетостта
Долния ред
Плановете за подобрение на производителността са чудесен начин да върнете служителите на път към успеха с малкия си бизнес. Препоръчваме да ги поставите на мястото си като усилие да нагласите екипа си за успех, както и да ви спести разходите за текучеството на служителите. Когато PIP работят, те са чудесна добавка към програмата за управление на производителността и таланта.
